スキャンされた PDF は、ほとんどの場合、必要以上に大きくなります。ファイル サイズはもっぱらスキャナーがキャプチャした画像によって決まり、ほとんどのスキャナーは、ドキュメントが実際に必要とするよりもはるかに多くのデータを生成する設定がデフォルトになっています。スキャン時にいくつかの調整を行い、すでに大きすぎるファイルについてはその後の圧縮ステップを行うことで、読みやすさに影響を与えることなくサイズを大幅に縮小できます。
スキャン解像度をドキュメントの目的に合わせる
解像度 (DPI) は、スキャンされたファイルのサイズを制御するための最大の手段です。 DPI が高くなると、より多くの詳細がキャプチャされ、より大きなファイルが作成されます。ほとんどのドキュメントでは、必要以上に詳細な情報がキャプチャされています。
目的別の実用的な DPI ガイドライン:
- スクリーン リーディングまたは電子メール用のテキスト ドキュメント: 150 DPI で十分であり、ファイルをコンパクトに保ちます
- 印刷される可能性のあるテキスト文書: 200 DPI により、ファイルが肥大化することなくきれいに印刷されます。
- 写真または詳細なグラフィックスを含むドキュメント: 共有の場合は 200 ～ 250 DPI、印刷品質が必要な場合は 300 DPI
- 詳細に保存したいオリジナルのアーカイブ スキャン: 300 ～ 600 DPI、より大きなファイル サイズも許容
300 DPI から 150 DPI にジャンプすると、キャプチャするピクセル数が 4 分の 1 になるため、ファイル サイズが約 75% 削減されます。標準的なテキスト ドキュメントの場合、150 DPI での出力は、通常の読み取りサイズでの 300 DPI と区別できません。
テキスト ドキュメントに白黒モードを使用する
カラー スキャンでは、ピクセルごとに 3 つの値 (赤、緑、青) が保存されます。グレースケールには 1 つが格納されます。白黒 (モノクロ) は、黒か白のいずれかの 1 ビットを保存します。白い紙に黒い文字が書かれたドキュメントの場合、モノクロ スキャンでは重要なものすべてがキャプチャされ、同じ解像度でのカラー スキャンよりも 10 ～ 20 倍小さいファイルが生成されます。
スキャナ ソフトウェアの [カラー モード] でこの設定を探します。または「画像タイプ」。通常、オプションはカラー、グレースケール、白黒です。白またはモノクロ。契約書、フォーム、通信書、請求書、およびほとんどのビジネス文書には、白黒が正しい選択です。文書に写真や陰影が重要な場合は、グレースケールに切り替えます。
スキャナ ソフトウェアで PDF 圧縮を有効にする
多くのスキャナ アプリケーションでは、PDF 設定に圧縮オプションがあり、デフォルトで無効になっているか、低レベルに設定されています。これを有効にするか、圧縮レベルを上げると、保存時に画像圧縮が適用され、目に見える品質の違いがなく、生のスキャンからファイル サイズを 50 ～ 70% 削減できます。
圧縮タイプも重要です。白黒スキャンの場合、JBIG2 圧縮は非常に効率的であり、特にモノクロ ドキュメント イメージ用に設計されています。グレースケールおよびカラー スキャンの場合、70 ～ 80% の品質で JPEG 圧縮すると、ほとんどのドキュメントのファイル サイズと鮮明さの間の最適なバランスが得られます。
保存する前に空白ページを削除
自動ドキュメント フィーダを備えたスキャナでは、片面ページの空白の裏面を読み取ることがよくあります。各空白ページは依然として完全な画像として保存されます。通常は、スキャナーのノイズが含まれた大きな白の領域であり、コンテンツを追加することなくファイル サイズが増加します。 10 ページの空白ページを含む 20 ページのドキュメントは、必要なサイズより 50% 大きくなります。
一部のスキャナ ソフトウェアは、白紙ページを自動的に検出して削除します。そうでない場合は、スキャンして空白ページを削除した後、保存する前に 1 分以内に簡単に確認すると、最終的なファイル サイズに大きな違いが生じます。
必要に応じて事後圧縮
すでにスキャンされた PDF のサイズが大きすぎて再スキャンできない場合は、PDF Compression ツールを使用すると、品質を気にすることなく縮小できます。スキャンした PDF をアップロードして処理し、小さいバージョンをダウンロードします。白黒のテキスト スキャンの場合、圧縮ツールを使用するとファイル サイズを通常 70 ～ 85% 削減できます。カラー スキャンの場合、テキストをはっきりと読み取れる設定にすると、通常は 40 ～ 60% の縮小になります。
避けるべき 1 つのことは、すでに圧縮されていて品質に問題が生じ始めているファイルを圧縮することです。 JPEG 画像を圧縮するたびに、さらなる劣化が生じます。スキャンされた PDF がすでに粗く見える場合は、それ以上圧縮せずに、元のスキャンに戻ってください。
毎日のスキャンのためのシンプルなデフォルト設定
ドキュメントを定期的にスキャンし、ほとんどの状況で適切に機能する 1 つの設定が必要な場合: 200 DPI、グレースケール、PDF 圧縮が有効。これにより、簡単に電子メールで送信できるほど小さく、画面上や印刷時に快適に読めるほど明瞭で、後で検索可能なテキストを追加する必要がある場合の OCR に十分なファイルが生成されます。より高い解像度や色が必要な特定の状況に合わせて、そこから調整します。