採用には、履歴書、カバーレター、職務記述書、面接スコアカード、内定通知書、入社手続きなど、多くの書類が多くの人の間でやり取りされる必要があります。そのほとんどは PDF として到着するか、送信する必要があります。明確なアプローチがなければ、一貫した名前が付いていないファイル、電子メールのスレッドで失われた文書、3 か月後に誰も見つけられない署名入りのオファーレターなど、物事は急速に積み重なっていきます。各段階で少し構造を変えることで、プロセス全体の管理が容易になります。
履歴書と応募書類の受け取り
履歴書は、求人サイト、電子メール アプリケーション、紹介から届きますが、多くの場合、形式が混在しています。 PDF を送信する候補者もいれば、Word ドキュメントを送信する候補者もいます。また、Google ドキュメントのリンクを送信する候補者もいます。取り込み段階で PDF に標準化すると、比較が容易になります。すべてが同じ方法で開き、一貫して印刷され、候補パケットにマージまたはコンパイルできます。
候補者が提出した Word 文書の場合、採用担当者に転送する前に PDF にすばやく変換することで、異なるシステムで .docx ファイルを開くことによって生じる書式の不一致を防ぐことができます。候補者が意図したレイアウトはそのまま残り、採用チームの全員が同じものを見ることができます。
候補ファイルの名前付けと整理
候補者が採用チームにとって役立つような名前をファイルに付けることはほとんどありません。 「履歴書.pdf」および「CV_Final.pdf」フォルダー内に 40 個のアプリケーションがある場合、何も言えません。一貫した形式 (LastName_FirstName_Role_YYYY-MM.pdf) を使用して、取り込み時にファイルの名前を変更します。これにより、個々のファイルを開かなくても、すべてを並べ替えたり検索したりできるようになります。
役割と段階ごとにフォルダー構造を維持します。募集中のポジションごとに 1 つのフォルダーがあり、応募者、電話画面、面接、オファー用のサブフォルダーがあります。進行に合わせて候補者の PDF をステージ内に移動させます。これにより、現在のビューが乱雑になることなく、アクティブなパイプラインが表示され、拒否されたアプリケーションにアクセスできるようになります。
面接パネル用の候補パケットのコンパイル
候補者が面接段階に到達すると、審査員は通常、履歴書、カバーレター、職務内容、面接スコアカード、そして場合によっては作品サンプルやポートフォリオなど、いくつかの書類を必要とします。これらを別のファイルとして送信すると摩擦が生じます。面接官は間違ったファイルを開いたり、ファイルを見失う、またはスコアカードを完全にスキップしたりすることがあります。
すべてを 1 つの候補パケット PDF にマージすることで、これを解決できます。 Merge PDF ツールを使用して、論理的な順序でドキュメントを結合します。最初に職務内容、次に履歴書とカバーレター、そして最後に空白のスコアカードです。 1 つのファイルを送信するだけで、すべての面接官が必要なものをすべて 1 か所にまとめられます。最後のスコアカードを使用すると、必要に応じて印刷して手書きで記入することが簡単になります。
オファーレターの送信と署名
オファーレターは PDF として送信される必要があります。編集可能な Word ドキュメントではありません。編集可能なオファーレターを送信すると、候補者または他の誰かが印刷して署名する前に条件を変更する可能性があり、固定された文書よりもプロフェッショナルに見えません。 Word でオファーの下書きを作成し、社内で最終決定してから、送信する前に PDF にエクスポートします。
署名については、ほとんどの企業が 2 つのアプローチのいずれかを使用しています。PDF を送信して候補者にブラウザベースのツールを介して電子署名を依頼するか、PDF__ を送信して印刷、署名、スキャンして返送するよう依頼します。 1 つ目の方法は高速で、よりクリーンな結果を生成します。 Sign PDF ツールを使用すると、候補者は何もインストールせずにブラウザーで直接署名できます。署名を追加し、署名されたバージョンをダウンロードして、電子メールで返信します。
オファーに両当事者が署名したら、すぐに署名済みの PDF をファイルしてください。電子メールの中に放置しないでください。署名済みのオファーレターは、給与に関する議論、紛争、コンプライアンス監査など、数か月または数年後に関連性が高まり、問題を整理して見つけやすくすることがあります。
オンボーディングドキュメント
新入社員の書類 (納税フォーム、口座振替の承認、ポリシー承認書、NDA) は、通常、入力可能な PDF と静的なフォームが混在して届きます。入力可能な PDF を使用すると、新入社員はフォーム フィールドに直接入力して電子署名できます。静的フォームでは、印刷し、手動で入力し、スキャンして戻す必要があります。
オンボーディング フォームが現在、新入社員が印刷する必要がある静的な PDF である場合は、入力可能なフォームに変換することを検討してください。これにより、最初の 1 週間でプリンターに簡単にアクセスできない驚くほど多くの人がつまずく手順が削除されます。完成したフォームはよりきれいに戻り、デジタルでのファイル作成が容易になり、より良い第一印象を与えます。
雇用記録の保持
雇用記録には法的保存要件があり、管轄区域によって異なります。通常、面接記録の場合は 1 ～ 3 年、雇用契約書と税務書類の場合はさらに長くなります。整理されたフォルダー システムまたは HR プラットフォームに保存された PDF は、ファイルが必要なときに実際に見つけられる限り、これらの要件を十分に満たします。
専用の HR ソフトウェアを持たない小規模チームの場合は、一貫した名前が付いたシンプルな共有ドライブ構造が仕事を処理します。重要なのは、未整理のフォルダーに 200 個のアプリケーションが蓄積された後ではなく、必要になる前に構造をセットアップすることです。