Gli NDA si muovono rapidamente nel mondo degli affari: un potenziale partner, appaltatore o investitore spesso si aspetta che venga firmato e restituito rapidamente. Avere un flusso di lavoro PDF fluido per gli accordi di riservatezza significa che puoi chiudere il ciclo in pochi minuti anziché in ore e mantenere registri puliti senza che nessuno debba stampare o scansionare nulla.
Prima di inviare: come ottenere la NDA corretta
Bozze di NDA in Word o Google Documenti in cui la modifica e la revisione sono facili. Una volta finalizzata la lingua, esporta in PDF. Non inviare mai una NDA come documento Word: il destinatario potrebbe modificare i termini, intenzionalmente o accidentalmente, prima di firmare. Un PDF blocca il contenuto in modo che entrambe le parti firmino lo stesso documento.
Prima dell'invio, applica le restrizioni di modifica al PDF. Utilizzando PDF Sicurezza per bloccare la modifica del file significa che il destinatario può aprirlo e leggerlo, ma non può alterarne i termini. Possono aggiungere la propria firma, ma non possono modificare ciò che stanno firmando. Questa è la protezione di base che ogni NDA PDF dovrebbe avere.
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Aggiunta campi firma
Una NDA con campi per la firma dedicati è più facile da firmare rispetto a una in cui il destinatario deve capire dove aggiungere la propria firma. I campi della firma possono essere aggiunti a un PDF esistente utilizzando un editor PDF basato su browser o Adobe Acrobat: posiziona un campo sulla riga della firma e, facoltativamente, aggiungi campi per nome stampato, titolo, data e nome dell'azienda.
Una volta impostati i campi compilabili, il destinatario apre il PDF, fa clic sul campo della firma, firma (immagine della firma digitata, disegnata o caricata), inserisce i propri dettagli, salva e invia indietro. Il processo richiede meno di due minuti se i campi sono impostati correttamente.
Invio sicuro della NDA
Le NDA spesso contengono informazioni aziendali sensibili: le parti coinvolte, la natura del rapporto, a volte dettagli su ciò che viene protetto. Per la maggior parte degli NDA aziendali inviati tra parti conosciute, è accettabile l'e-mail standard. Per le situazioni più delicate, l'utilizzo di un collegamento di archiviazione cloud con accesso limitato anziché un allegato e-mail limita chi può visualizzare il documento in transito.
Se la NDA è tra parti che non hanno mai lavorato insieme prima e l'argomento è delicato, la protezione tramite password aggiunge un livello: invia la NDA PDF con una password aperta, quindi condividi la password attraverso un canale diverso (messaggio di testo, telefonata). Ciò significa che anche se l'e-mail viene intercettata, il documento non può essere aperto.
Ottenere controfirme
Gli NDA reciproci richiedono la firma di entrambe le parti. Il flusso di lavoro più pulito: la Parte A firma e invia. La Parte B controfirma e rispedisce alla Parte A. La Parte A conferma la ricezione e invia la copia integralmente compilata a entrambe le parti. Ciò produce un singolo PDF con entrambe le firme anziché due documenti firmati separati.
Per i flussi di lavoro NDA in cui la velocità di consegna è importante (riunioni con gli investitori, trattative di partnership), una piattaforma di firma elettronica dedicata come DocuSign o HelloSign automatizza l'instradamento: invia una volta, entrambe le parti ricevono una notifica in sequenza ed entrambe ricevono automaticamente la copia completamente eseguita una volta completata. Per NDA occasionali, il flusso di lavoro manuale tramite posta elettronica è sufficiente.
Deposito di NDA firmati
Una NDA firmata è un documento legale. Archivialo correttamente e archivialo immediatamente. Un formato di denominazione che funziona: [OtherPartyName]_NDA_[AAAA-MM-GG]_Signed.pdf. Conservali in una cartella NDA dedicata nel tuo archivio di documenti legali, organizzati per anno o per controparte. Le NDA hanno termini definiti - alcuni durano un anno, altri cinque, altri indefinitamente - ed è necessario essere in grado di trovarli quando il termine viene sottoposto a revisione o quando gli obblighi dell'altra parte diventano rilevanti.
Invia una copia all'altra parte immediatamente dopo aver apposto entrambe le firme. Non dare per scontato che abbiano conservato una copia di ogni versione scambiata. La copia firmata ed eseguita deve essere inviata esplicitamente con la nota che si tratta della versione finale eseguita, in modo che entrambe le parti abbiano lo stesso record autorevole.
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