Molte aziende pagano per Adobe Acrobat principalmente perché gestiscono i contratti e pensano di averne bisogno. In pratica, il flusso di lavoro contrattuale utilizzato dalla maggior parte dei team di piccole e medie dimensioni (invio, revisione, firma, archiviazione) non richiede affatto Acrobat. Gli strumenti necessari per ogni fase di questo processo sono disponibili senza abbonamento mensile.
Redazione di contratti: iniziare all'esterno PDF
I contratti devono essere redatti in Word o Google Docs, non in PDF. PDF è un formato fisso: è progettato per impedire la modifica, che è esattamente ciò che desideri una volta firmato un contratto, ma l'opposto di ciò che desideri durante la stesura e la negoziazione. Mantieni la versione funzionante in un formato modificabile finché tutti non avranno concordato la lingua finale.
Google Documenti funziona bene per la redazione collaborativa perché entrambe le parti possono suggerire modifiche con Traccia modifiche, lasciare commenti e visualizzare una cronologia completa delle revisioni. Quando il contratto è definitivo e pronto per la firma, esportalo in PDF. Da quel momento in poi, PDF è la versione autorevole.
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Invio di contratti per la revisione
Una volta che il contratto è pronto per la revisione finale prima della firma, invialo come PDF. Ciò blocca la formattazione in modo che entrambe le parti guardino esattamente lo stesso documento, impedisce modifiche accidentali e fornisce una chiara registrazione di ciò che è stato concordato al momento della firma.
Se l'altra parte richiede modifiche in questa fase, torna al documento di origine, apporta le modifiche ed esporta un nuovo PDF. Evita di modificare direttamente il PDF per incorporare modifiche dell'ultimo minuto: crea confusione tra le versioni e può introdurre incoerenze di formattazione che sembrano poco professionali.
Far firmare contratti senza Adobe
Le firme elettroniche sui contratti PDF sono legalmente valide nella maggior parte delle giurisdizioni ai sensi di leggi come l'ESIGN Act negli Stati Uniti e l'eIDAS nell'UE. Non è necessario Acrobat per aggiungerli. Esistono alcuni approcci a seconda di quanto formale debba essere la firma.
Per i contratti aziendali di tutti i giorni (contratti di servizi, contratti di freelance, accordi con i fornitori) è sufficiente e legalmente riconosciuta una firma digitata o disegnata aggiunta tramite un editor PDF basato su browser. Lo strumento di firma di WukongPDF ti consente di aggiungere una firma digitando il tuo nome, disegnandolo o caricando un'immagine della tua firma scritta a mano.
Per i contratti che richiedono un livello di fiducia più elevato (accordi finanziari, transazioni immobiliari, settori regolamentati) una piattaforma di firma elettronica dedicata come DocuSign o HelloSign fornisce una traccia di controllo verificabile richiesta in alcune situazioni. Questi non sono prodotti Adobe e funzionano indipendentemente da Acrobat.
Protezione dei contratti firmati
Una volta firmato un contratto da tutte le parti, è necessario assicurarsi che la versione firmata non possa essere modificata. Le funzionalità PDF Sicurezza ti consentono di impedire a un PDF ulteriori modifiche impostando autorizzazioni che impediscono modifiche al contenuto del documento pur consentendone l'apertura e la lettura.
La protezione tramite password aggiunge un ulteriore livello se il contratto contiene informazioni sensibili e desideri controllare chi può aprirlo. Per la maggior parte dei contratti aziendali, il blocco delle modifiche è sufficiente: l’obiettivo è impedire modifiche accidentali o intenzionali alla versione firmata, non necessariamente limitare chi può leggerla.
Archiviazione e organizzazione dei contratti
L'archiviazione è il luogo in cui la maggior parte delle piccole imprese perde traccia dei contratti. Il PDF firmato finisce nella cartella Download di qualcuno o sepolto in un thread di posta elettronica e sei mesi dopo nessuno riesce a trovarlo quando ne ha bisogno. Un semplice sistema lo impedisce.
Un approccio praticabile per i team senza un sistema di gestione dei contratti dedicato:
- Assegnare un nome coerente ai file: [NomeCliente]_[TipoContratto]_[AAAA-MM-GG]_Signed.pdf
- Archivia in una cartella condivisa su Google Drive o Dropbox, organizzata per anno o per cliente
- Mantieni un semplice indice su foglio di calcolo: cliente, tipo di contratto, data di firma, data di rinnovo, posizione del file
- Invia una copia a entrambe le parti immediatamente dopo la firma, prima che qualcuno abbia la possibilità di smarrirla
Quando qualcosa va storto
Se un contratto firmato PDF si danneggia, non si apre o viene perso, avere un backup è l'unica vera rete di sicurezza. Conserva almeno due copie in posizioni diverse: una nell'archivio cloud e una localmente oppure una presso ciascuna parte firmataria. L'archiviazione sul cloud con cronologia delle versioni (Google Drive, Dropbox) ti offre un'ulteriore opzione di ripristino se il file viene sovrascritto accidentalmente.
La gestione dei contratti senza Adobe non è una soluzione alternativa: è il modo in cui la maggior parte delle aziende gestisce oggi i contratti. Gli strumenti ci sono. La cosa principale è avere un processo chiaro per ogni fase in modo che nulla passi inosservato.
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