Un documento Word di 100 pagine con una gerarchia di titoli a tre livelli attentamente costruita, stili di Titolo 1 applicati a ogni titolo di capitolo, stili di Titolo 2 applicati a ogni titolo di sezione principale, stili di Titolo 3 applicati a ogni sottosezione, tutti che definiscono fedelmente l'organizzazione logica del documento, diventa un PDF piatto senza assolutamente segnalibri, nessun pannello di navigazione sul lato sinistro e nessun sommario cliccabile quando le impostazioni di esportazione vengono lasciate ai valori predefiniti. Il lettore che ha bisogno di trovare il capitolo 7 deve scorrere manualmente 100 pagine senza scorciatoie di navigazione e senza panoramica strutturale dell'organizzazione del documento.
Gli stili di intestazione delle parole vengono mappati direttamente e automaticamente ai segnalibri PDF durante il processo di esportazione, ma solo se le impostazioni di esportazione sono esplicitamente configurate per creare segnalibri da tali intestazioni. Le impostazioni predefinite nella maggior parte dei percorsi di esportazione, inclusi i percorsi Salva come PDF e Stampa su PDF comunemente utilizzati, non abilitano questa mappatura critica per impostazione predefinita.
Creare un documento Word in PDF con segnalibri selezionabili completamente funzionali e adeguatamente gerarchici significa configurare esplicitamente le impostazioni di esportazione per convertire gli stili di intestazione incorporati di Word nella struttura di navigazione dei segnalibri PDF. Segnalibri PDF e gli strumenti di esportazione di WukongPDF supportano la creazione automatica di segnalibri dagli stili di intestazione e i passaggi di configurazione riportati di seguito garantiscono che la struttura organizzativa completa del documento sopravviva intatta alla conversione del formato.
Utilizzo della funzionalità Salva come PDF incorporata di Word con la creazione di segnalibri abilitata
La funzione Salva come PDF integrata di Microsoft Word può generare automaticamente una gerarchia completa di segnalibri dagli stili di intestazione del documento, ma l'opzione di controllo è disabilitata per impostazione predefinita e deve essere abilitata esplicitamente per ogni nuova installazione. Passare a File, Salva con nome, selezionare PDF dal menu a discesa Salva come e, soprattutto, prima di fare clic sul pulsante Salva, fare clic sul pulsante Opzioni per aprire la finestra di dialogo delle impostazioni di esportazione. Nella finestra di dialogo Opzioni, nella sezione Includi informazioni non stampabili, individua e seleziona la casella Crea segnalibri utilizzando e verifica che Intestazioni sia selezionata dal menu a discesa adiacente. Questa singola casella di controllo indica a Word di scansionare le assegnazioni di stile dell'intestazione dell'intero documento durante il processo di esportazione PDF e di creare un segnalibro PDF corrispondente per ogni intestazione, con il livello di stile dell'intestazione mappato in modo deterministico al livello di rientro del segnalibro nell'albero di navigazione del PDF.
L'opzione Crea segnalibri utilizzando le intestazioni persiste all'interno della stessa installazione di Word dopo essere stata abilitata una volta, quindi le successive esportazioni PDF da quello specifico computer e account utente avranno i segnalibri abilitati per impostazione predefinita. Tuttavia, questa persistenza non viene trasferita ad altri computer, ad altri account utente sullo stesso computer o ad altre installazioni di Word. Ogni nuovo utente deve scoprire e abilitare autonomamente questa opzione. Includi esplicitamente questo passaggio di configurazione in qualsiasi procedura operativa standard di creazione di PDF documentata per il tuo team.
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Verificare che ogni segnalibro sia stato creato correttamente
Dopo aver esportato il PDF, aprilo in qualsiasi visualizzatore PDF che visualizzi il pannello di navigazione dei segnalibri, come Adobe Acrobat, Acrobat Reader o un moderno visualizzatore basato su browser, ed espandi il pannello Segnalibri. Verifica sistematicamente che ogni intestazione del documento Word originale appaia come una voce di segnalibro corrispondente. Confermare che la gerarchia dei segnalibri rispecchi esattamente la gerarchia delle intestazioni: ogni segnalibro dell'Intestazione 2 deve essere visivamente rientrato e annidato sotto il segnalibro dell'Intestazione 1 principale e ogni segnalibro dell'Intestazione 3 nidificato sotto l'Intestazione 2 principale.
Fare clic su ciascun segnalibro Titolo 1 di primo livello e confermare che si sposta all'inizio esatto del capitolo corretto con il titolo del capitolo visibile nella parte superiore della pagina. Fare clic su un campione rappresentativo di segnalibri di secondo e terzo livello per verificare che raggiungano le posizioni corrette delle sottosezioni. Un segnalibro che passa costantemente a una pagina prima o dopo la destinazione prevista in genere indica che l'intestazione di origine è stata posizionata in fondo o in cima a una pagina nel documento di Word.
Correzione dei segnalibri mancanti o errati dopo l'esportazione
Se i segnalibri sono completamente assenti dal PDF esportato perché l'opzione Crea segnalibri è stata trascurata, riesporta il documento con l'opzione abilitata anziché tentare di ricostruire manualmente la gerarchia dei segnalibri. Se i segnalibri esistono ma sono incompleti perché alcune intestazioni di Word utilizzavano stili di paragrafo personalizzati che assomigliano visivamente ai titoli ma non sono stili Intestazione 1-3 incorporati, tali intestazioni con stile personalizzato erano invisibili al processo di creazione dei segnalibri.
Per i titoli che utilizzavano stili personalizzati, riformattali in Word utilizzando stili di titolo incorporati autentici e riesportali oppure aggiungi manualmente i segnalibri mancanti in Acrobat. Apri il pannello Segnalibri, vai alla posizione dell'intestazione nel documento, seleziona il testo dell'intestazione e fai clic sul pulsante Nuovo segnalibro. Assegna un nome al segnalibro in modo che corrisponda esattamente al testo dell'intestazione. Per documenti di grandi dimensioni in cui la creazione manuale richiederebbe ore, la funzionalità di generazione automatica di Acrobat può creare segnalibri dalla struttura del documento con tag.
| Emissione segnalibri | Possibile causa | Fisso |
|---|---|---|
| Nessun segnalibro nel PDF esportato | L'opzione Crea segnalibri non era abilitata in Word | Riesportare con l'opzione esplicitamente abilitata |
| In alcune intestazioni mancano i segnalibri | Tali titoli utilizzavano stili personalizzati, non stili di titolo incorporati | Applica gli stili di intestazione incorporati in Word o aggiungili manualmente in Acrobat |
| I segnalibri portano alla pagina sbagliata | Intestazione posizionata all'estremità superiore o inferiore della pagina in Word | Regola la posizione dell'intestazione in Word o modifica la destinazione del segnalibro in Acrobat |
Utilizzo della struttura dei segnalibri per generare un sommario cliccabile
Un PDF dotato di una gerarchia completa di segnalibri può anche includere una pagina di indice completamente cliccabile come interfaccia di navigazione visiva. Nel documento Word originale, prima dell'esportazione in PDF, inserire un sommario automatico utilizzando la scheda Riferimenti, funzione Sommario. Word genera un sommario in cui ogni voce è un collegamento ipertestuale interno all'intestazione corrispondente. Quando vengono esportati in PDF con i segnalibri abilitati, entrambi i sistemi di navigazione coesistono in modo indipendente: il pannello dei segnalibri per la navigazione persistente nella barra laterale e la pagina TOC cliccabile per la navigazione visiva.
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