Convertire un documento lungo (il manoscritto di un libro, un manuale aziendale, un manuale tecnico, una relazione multicapitolo) in PDF senza perdere la formattazione è uno di quei compiti che sembra semplice finché non lo è. I documenti brevi vengono convertiti in modo pulito con un clic. I documenti lunghi con formattazione complessa, immagini incorporate, riferimenti incrociati, intestazioni e piè di pagina sono più impegnativi. Ottenere il risultato giusto richiede alcuni passaggi deliberati in ogni fase del processo.
Ottieni la struttura del documento sorgente subito prima della conversione
La qualità dell'output PDF riflette direttamente la qualità del documento di origine. I problemi di formattazione in Word diventano problemi di formattazione in PDF: a volte più visibili, a volte in modi leggermente diversi. Prima di convertire qualsiasi cosa, il documento sorgente dovrebbe essere strutturato correttamente.
- Utilizza stili di titolo corretti: Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3: non modifiche manuali al grassetto e alla dimensione del carattere. Ciò crea una struttura navigabile nel PDF e abilita un sommario di lavoro.
- Imposta stili di paragrafo coerenti: corpo del testo, didascalie e virgolette devono utilizzare ciascuno uno stile con nome anziché una formattazione ad hoc. Gli stili coerenti vengono convertiti in modo coerente.
- Utilizza interruzioni di pagina, non paragrafi vuoti: iniziare un nuovo capitolo premendo Invio venti volte crea una spaziatura fragile che si interrompe in modo imprevedibile. Utilizza Inserisci > Interruzione di pagina o interruzioni di sezione, invece.
- Incorpora correttamente le immagini: le immagini devono essere inserite nel documento, non collegate a file esterni. Le immagini collegate non viaggiano con il documento e potrebbero apparire come caselle vuote nel PDF.
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Impostazione pagina: ottienilo prima di esportare
Le dimensioni della pagina, i margini e l'orientamento nel documento Word determinano le dimensioni della pagina nel PDF. Questi sono più difficili da modificare dopo l'esportazione rispetto a prima dell'esportazione, quindi controllali attentamente prima.
Dimensioni pagina
Decidi se il documento è in formato A4 (standard internazionale) o Letter (standard statunitense) prima di iniziare o se ha un formato personalizzato per uno scopo specifico, come un libro tascabile commerciale. La modifica delle dimensioni della pagina dopo la scrittura di un lungo documento provoca il ridisposizione del testo nell'intero documento, che in genere richiede un lavoro di riformattazione.
Margini
Per i documenti che verranno stampati e rilegati, i margini specchiati (più larghi sul bordo interno per la rilegatura) impediscono al testo di scomparire nel rilegatura. Per i documenti solo digitali, i margini standard di 2-2,5 cm su tutti i lati sono adatti alla maggior parte degli scopi. Intestazioni e piè di pagina necessitano di spazio sufficiente per essere visibili: controlla che i numeri di pagina e i titoli dei capitoli non siano tagliati nell'anteprima di stampa.
Sommario e PDF Navigazione
Un documento lungo senza navigazione è frustrante da utilizzare. In Word, inserisci un sommario automatico (Riferimenti > Sommario) in base agli stili di intestazione. Una volta esportato in PDF, questo sommario diventa cliccabile: i lettori possono passare direttamente a qualsiasi capitolo o sezione.
I segnalibri PDF, il pannello di navigazione visualizzato nella barra laterale di Adobe Reader, vengono generati automaticamente dagli stili di intestazione di Word quando esporti utilizzando l'esportazione PDF incorporata di Word. Assicurati di utilizzare File > Salva con nome > PDF (non Stampa su PDF) per preservare questa struttura. Il metodo Stampa su PDF appiattisce tutto e perde la navigazione tra i segnalibri, che è importante per PDF Navigazione in un documento lungo.
Gestione delle immagini in documenti lunghi
I documenti lunghi con molte immagini sono la fonte più comune di PDF di grandi dimensioni e di file a caricamento lento. Le immagini nel documento sono il fattore principale della dimensione del file e le immagini ad alta risoluzione aggiungono rapidamente peso.
Prima dell'esportazione: in Word, seleziona tutte le immagini e utilizza Comprimi immagini (fai clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi immagine > Comprimi immagini > Applica a tutte le immagini in questo documento). Impostare la risoluzione su Schermo (150 DPI) per la distribuzione digitale o Stampa (300 DPI) se il documento verrà stampato. Questo singolo passaggio spesso riduce le dimensioni del PDF esportato del 60-80% rispetto all'esportazione con immagini non compresse.
Se il PDF è ancora troppo grande dopo l'esportazione, eseguilo tramite lo strumento PDF Compression di WukongPDF su www.wukongpdf.com per un'ulteriore riduzione. Per un libro o un manuale distribuito digitalmente, mantenere il file sotto i 10 MB rende pratico la condivisione via e-mail e veloce il download.
Le impostazioni di esportazione che contano
Nella finestra di dialogo di esportazione PDF di Word (File > Salva con nome > PDF), diverse opzioni influiscono sulla qualità dell'output:
- Ottimizza per: scegli "Standard" per output di qualità di stampa o "Dimensione minima" per la distribuzione web/e-mail in cui la dimensione del file conta più della qualità dell'immagine
- Tag della struttura del documento per l'accessibilità: abilitalo per preservare la struttura dell'intestazione e rendere il PDF leggibile dagli screen reader
- Crea segnalibri utilizzando le intestazioni: abilita questa opzione per generare il pannello di navigazione nel visualizzatore PDF dalle intestazioni dei documenti
- Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A): abilita questa opzione solo se il documento deve soddisfare gli standard di archiviazione: aggiunge requisiti di incorporamento dei caratteri e limita alcune funzionalità
Il controllo finale prima della distribuzione
Dopo l'esportazione, apri il PDF e controlla: i segnalibri vengono visualizzati nel pannello di navigazione? Il sommario si collega alle pagine corrette? Tutte le immagini vengono visualizzate correttamente? La dimensione del file è ragionevole per il metodo di distribuzione? Controlla alcune pagine al centro del documento: i problemi di formattazione nei documenti lunghi spesso compaiono al centro anziché all'inizio, dove naturalmente guarderesti per primo. Un passaggio di revisione di dieci minuti prima della distribuzione è molto meno doloroso che raccogliere reclami e ripubblicare il file a fatto avvenuto.
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