È necessario distribuire un rapporto trimestrale definitivo a cinquanta stakeholder dell'organizzazione e ai partner esterni. Ogni singolo destinatario dovrebbe essere in grado di aprire e leggere il documento completo senza alcuna barriera. Ogni destinatario dovrebbe essere in grado di stampare una copia fisica per i propri file personali o per annotazioni a mano se questo è il metodo di lavoro preferito. Assolutamente nessun destinatario, in nessuna circostanza, dovrebbe essere in grado di modificare un singolo carattere del contenuto, cambiare una cifra di entrate in una tabella di riepilogo finanziario, eliminare un paragrafo scomodo o aggiungere un'annotazione di commento che gli altri destinatari vedrebbero come se fosse parte del documento originale.
Le impostazioni delle autorizzazioni di sicurezza PDF forniscono un controllo indipendente e granulare su ogni categoria di azione che un destinatario può eseguire sul documento. I permessi di modifica e quelli di stampa sono opzioni completamente separate che possono essere abilitate o disabilitate individualmente per creare esattamente il profilo di accesso che corrisponde ai requisiti di distribuzione specifici del documento.
Bloccare un documento Sicurezza PDF per impedire qualsiasi forma di modifica consentendo esplicitamente la stampa significa configurare una password del proprietario con un profilo di autorizzazione specifico: modifica e modifica completamente disabilitate, stampa ad alta risoluzione abilitata esplicitamente e funzionalità di copia e annotazione del contenuto controllate in modo indipendente. Gli strumenti PDF Password di WukongPDF supportano impostazioni di autorizzazione granulari e configurabili in modo indipendente e la configurazione seguente crea un documento completamente leggibile e stampabile ma completamente non modificabile.
Impostazione di autorizzazioni granulari per i documenti utilizzando una password del proprietario
In Adobe Acrobat Pro, apri il menu File, seleziona Proprietà documento e vai alla scheda Sicurezza. Dal menu a discesa Metodo di sicurezza, scegli Sicurezza password per aprire la finestra di dialogo di configurazione delle autorizzazioni. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sicurezza tramite password, seleziona la casella Limita la modifica e la stampa del documento per attivare i controlli delle autorizzazioni. Inserisci una password del proprietario complessa e facile da ricordare, denominata anche Modifica password autorizzazioni, nel campo designato. Questa è la password che tu, in qualità di proprietario e controllore del documento, utilizzerai in futuro se avrai bisogno di modificare le impostazioni dei permessi, cambiare le restrizioni o rimuovere completamente tutta la sicurezza dal documento.
Sotto i campi di immissione della password, il menu a discesa Stampa consentita controlla ogni forma di output di stampa fisico e virtuale. Impostarlo su Alta risoluzione per autorizzare i destinatari a stampare alla risoluzione nativa completa della propria stampante, producendo copie cartacee di qualità professionale adatte per l'archiviazione, la firma o la conservazione in archivio. Impostarlo su Bassa risoluzione per consentire la stampa ma solo con una qualità deliberatamente ridotta, in genere limitata a 150 DPI, che produce testo ancora leggibile ma immagini e dettagli fini visibilmente degradati. Il menu a discesa Modifiche consentite controlla tutte le forme di modifica del documento. Impostalo su Nessuno per impedire completamente la modifica, l'annotazione, la compilazione di moduli, la firma, l'estrazione di pagine e ogni altra forma di alterazione del documento.
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Configurazione indipendente delle impostazioni di copia dei contenuti e di accessibilità
La casella di controllo denominata Abilita copia di testo, immagini e altri contenuti controlla se i destinatari possono selezionare il testo sulla pagina utilizzando lo strumento di selezione del testo e copiarlo negli appunti di sistema per incollarlo in altre applicazioni. Questa autorizzazione funziona in modo completamente indipendente dalla restrizione di modifica. Un documento può essere bloccato contro qualsiasi modifica consentendo comunque la copia del testo per scopi di riferimento legittimi, come un rapporto in cui i destinatari devono citare passaggi nei propri documenti. Deseleziona la casella di controllo per bloccare tutta la copia di testo e immagini.
La casella di controllo denominata Abilita l'accesso al testo per i dispositivi di lettura dello schermo per gli utenti con problemi di vista controlla se le applicazioni di tecnologia assistiva possono accedere al contenuto di testo del documento per la lettura ad alta voce per gli utenti con problemi di vista. Questa impostazione dovrebbe rimanere abilitata praticamente in tutte le circostanze per garantire che il documento sia conforme ai requisiti di accessibilità e non crei una barriera inutile per gli utenti che dipendono dagli screen reader. La disabilitazione dell'accesso al testo per la tecnologia assistiva non fornisce alcuna sicurezza aggiuntiva significativa, poiché un utente malintenzionato utilizzerebbe strumenti di estrazione tecnica anziché uno screen reader.
Testare la configurazione completa dei permessi prima della distribuzione
Dopo aver applicato tutte le impostazioni di sicurezza al documento, salva il file, chiudilo completamente per cancellare qualsiasi stato di autorizzazione memorizzato nella cache e riaprilo come farebbe un destinatario, senza inserire la password del proprietario. Verifica che tutti gli strumenti di modifica nell'interfaccia siano disattivati e completamente non funzionanti. Verificare che la funzione Stampa funzioni correttamente inviando una pagina di prova a una stampante fisica. Verifica che la copia del contenuto si comporti in base all'impostazione configurata, abilitata per la selezione del testo o completamente bloccata.
Apri Proprietà documento e controlla la scheda Sicurezza. Il pannello Riepilogo restrizioni documenti dovrebbe visualizzare esattamente il profilo di autorizzazione configurato: Stampa: consentita ad alta risoluzione, Modifica documenti: Non consentita e lo stato appropriato per la copia del contenuto e l'accesso al testo per i lettori dello schermo. Questo riepilogo è esattamente ciò che vedrà ogni destinatario quando controllerà le proprietà di sicurezza del documento.
| Impostazione autorizzazione | Cosa controlla | Raccomandazione |
|---|---|---|
| Stampa: alta risoluzione | Stampa di qualità totale su qualsiasi stampante | Abilitare per i documenti destinati a essere stampati e conservati |
| Stampa: bassa risoluzione | Output di qualità ridotta, circa 150 DPI | Da utilizzare quando i destinatari devono leggere su carta ma non riprodurre |
| Modifiche: nessuna | Impedisce qualsiasi modifica, annotazione e modifica | Abilita per tutti i documenti finali distribuiti esternamente |
| Abilita la copia del contenuto | Controlla la selezione del testo e la copia negli appunti | Abilita a meno che il contenuto non debba essere completamente bloccato |
Comunicazione della configurazione dei permessi ai destinatari
I destinatari che non hanno familiarità con le autorizzazioni di sicurezza dei PDF potrebbero sentirsi confusi o frustrati quando scoprono di non poter modificare, annotare o commentare il documento. Includere in modo proattivo una breve nota esplicativa sulla copertina del documento o nel corpo dell'e-mail di distribuzione: questo documento viene distribuito come versione finale. La stampa è abilitata per comodità di riferimento. La modifica è stata intenzionalmente limitata per preservare l'integrità del documento e garantire che tutti i destinatari rivedano lo stesso contenuto.
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