Perché la griglia di Excel scompare durante la conversione in PDF
Excel visualizza la griglia sullo schermo per impostazione predefinita, creando la familiare griglia del foglio di calcolo composta da linee grigio chiaro che separano le celle. Queste griglie visualizzate sullo schermo ti aiutano a organizzare visivamente i dati mentre lavori in Excel. Quando esporti o stampi un documento Excel in PDF, queste griglie predefinite non vengono visualizzate nell'output. Nel PDF sono incluse solo le griglie esplicitamente abilitate per la stampa.
L'abilitazione delle griglie per la stampa è un'impostazione con un solo clic che rende i PDF dei fogli di calcolo molto più facili da leggere.
Una stampa di prova di una singola pagina conferma tutte le impostazioni di layout prima di esportare l'intera cartella di lavoro in PDF.
La distinzione tra griglie dello schermo e griglie di stampa è una scelta progettuale deliberata in Excel. Le griglie dello schermo fungono da ausilio operativo durante l'immissione e la modifica dei dati. Le griglie di stampa fungono da strumento di organizzazione visiva nell'output finale stampato o PDF. Molti creatori di fogli di calcolo desiderano la griglia sullo schermo per comodità di modifica, ma preferiscono un output pulito senza griglie che ingombrano la presentazione dei dati. Il comportamento predefinito di Excel rispetta questa preferenza non stampando le griglie a meno che non le abiliti specificatamente.
L'output Stampa PDF di Excel riflette le impostazioni di stampa, non le impostazioni di visualizzazione dello schermo. Altri elementi visivi che appaiono sullo schermo ma che potrebbero non essere stampati includono intestazioni di righe e colonne, la barra della formula, le schede dei fogli e i valori zero nascosti dalle impostazioni di visualizzazione. Comprendere quali elementi vengono stampati e quali no evita la frustrazione di scoprire griglie, intestazioni o dati mancanti dopo che il PDF è stato creato e condiviso.
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Come abilitare la griglia durante l'esportazione da Excel in PDF
Per includere le linee della griglia nell'output PDF, abilita l'opzione Stampa per le linee della griglia in Excel prima dell'esportazione. Vai alla scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. Nel gruppo Opzioni foglio, trova la sezione Linee griglia.
Seleziona la casella di controllo Stampa sotto Griglia. Questa impostazione indica a Excel di includere le griglie delle celle nell'output stampato e PDF. La modifica ha effetto immediato in Anteprima di stampa, dove puoi verificare che le griglie siano visibili.
Il colore e lo stile della griglia possono essere personalizzati tramite le opzioni di Excel. Vai su File, Opzioni, Avanzate e scorri fino alla sezione Opzioni di visualizzazione per questo foglio di lavoro. Il menu a discesa del colore della griglia imposta il colore della griglia sia dello schermo che di stampa. L'impostazione predefinita è un grigio chiaro che è visibile ma non distrae. Per i PDF che verranno stampati in bianco e nero, valuta la possibilità di utilizzare un grigio leggermente più scuro per una migliore visibilità sulla carta.
Dopo aver abilitato la griglia per la stampa, visualizza l'anteprima dell'output PDF prima dell'esportazione. Vai su File, Stampa ed esamina l'anteprima di stampa. Verifica che le linee della griglia appaiano attorno a tutte le celle che dovrebbero averle. Verificare che le linee della griglia non rendano i dati più difficili da leggere. Le griglie troppo scure o troppo spesse possono sovraccaricare i dati che dovrebbero organizzare. La linea della griglia ideale è appena visibile per separare le celle senza competere con il contenuto della cella per attirare l'attenzione del lettore.
Le impostazioni Esportazione PDF controllano anche se le intestazioni di righe e colonne, le righe numerate e le colonne con lettere compaiono nell'output. Nello stesso gruppo Opzioni foglio nella scheda Layout pagina, la casella di controllo Stampa sotto Intestazioni controlla se vengono visualizzati i numeri di riga e le lettere di colonna. Queste intestazioni sono utili per i documenti di riferimento in cui i lettori devono identificare celle specifiche tramite le relative coordinate. Non sono necessari e creano distrazione per i documenti di presentazione in cui i dati dovrebbero stare da soli.
Impostazione del layout della pagina Excel per l'output PDF professionale
Prima dell'esportazione, imposta l'area di stampa in modo da includere solo le celle che desideri nel PDF. Seleziona l'intervallo di dati, vai su Layout di pagina, fai clic su Area di stampa e seleziona Imposta area di stampa. Le celle esterne all'area di stampa vengono escluse dall'output PDF. Ciò è utile per i fogli di calcolo che contengono calcoli di supporto, dati di riferimento o bozze di note che non dovrebbero apparire nel PDF condiviso.
Regola il ridimensionamento della pagina per adattare i dati in modo appropriato alla pagina. Nella scheda Layout di pagina impostare Larghezza su 1 pagina per forzare tutte le colonne su un'unica larghezza di pagina. Ciò impedisce che le colonne vengano tagliate sul bordo destro e continuino su una pagina separata. Per i fogli di calcolo con molte righe, lascia l'altezza impostata su Automatico in modo che le righe scorrano su tutte le pagine necessarie. Per fogli di calcolo di piccole dimensioni, imposta Larghezza e Altezza su 1 pagina per adattare tutto su un'unica pagina.
Configura le righe di intestazione ripetute in modo che le etichette delle colonne vengano visualizzate nella parte superiore di ogni pagina. Nella scheda Layout di pagina fare clic su Stampa titoli. Nella finestra di dialogo Imposta pagina, imposta Righe da ripetere in alto sulla riga o sulle righe contenenti le intestazioni di colonna. Questa impostazione garantisce che i lettori possano identificare ciò che rappresenta ciascuna colonna su ogni pagina di un PDF multipagina senza tornare alla prima pagina.
Il convertitore da Excel a PDF di WukongPDF elabora direttamente i file Excel e preserva le impostazioni di stampa, incluse griglie, intestazioni e layout di pagina. Carica il file Excel e il convertitore produrrà un PDF che corrisponde all'anteprima di stampa in Excel, con la griglia che appare se sono abilitate per la stampa.
Risoluzione dei problemi comuni relativi alla griglia da Excel a PDF
Se le linee della griglia continuano a non essere visualizzate dopo aver abilitato la casella di controllo Stampa, controlla se i bordi delle celle sono stati applicati alle celle. I bordi delle celle hanno la precedenza visiva sulle linee della griglia.
Se hai applicato un bordo bianco o senza colore alle celle, il bordo sovrascrive la linea della griglia e non verrà visualizzata alcuna linea tra le celle nel PDF. Rimuovi i bordi delle celle o impostali in modo che corrispondano all'aspetto della griglia per ripristinare i confini delle celle visibili.
Se l'output PDF mostra una griglia ma i dati sono difficili da leggere, il colore della griglia potrebbe essere troppo simile allo sfondo della cella o al colore del testo. Cambia il colore della griglia per fornire un contrasto migliore. Per i temi di Excel in modalità scura, il colore della griglia predefinito può presupporre uno sfondo scuro che non viene stampato, lasciando linee della griglia molto chiare su una pagina bianca. Controlla la visibilità della griglia nell'anteprima di stampa prima dell'esportazione.
Per fogli di calcolo molto grandi che occupano molte pagine una volta stampati, valutare se le linee della griglia migliorano o danneggiano la leggibilità. I dati densi con una griglia su ogni cella possono apparire confusi ed essere difficili da scansionare. Le linee della griglia tra ogni riga e colonna sono particolarmente utili per le tabelle dati di piccole e medie dimensioni. Per le tabelle di grandi dimensioni, valuta la possibilità di utilizzare i bordi per evidenziare solo le linee strutturali principali, ad esempio il bordo inferiore della riga di intestazione e il bordo superiore della riga dei totali, lasciando le righe di dati libere dalla griglia per un aspetto più pulito.
Quando si esporta una cartella di lavoro Excel con più fogli in PDF, ogni foglio diventa una sezione separata nell'output PDF. L'impostazione di stampa della griglia deve essere abilitata per ciascun foglio singolarmente. Controlla le impostazioni del layout di pagina di ciascun foglio prima di esportare l'intera cartella di lavoro. Un foglio con la griglia disabilitata produrrà pagine PDF senza griglia anche se tutti gli altri fogli nella stessa cartella di lavoro hanno la griglia abilitata.
Per i fogli di calcolo che verranno stampati e rilegati, valuta la possibilità di aggiungere numeri di pagina all'output PDF. Excel può includere numeri di pagina nelle intestazioni o nei piè di pagina tramite la finestra di dialogo Imposta pagina. Vai a Layout di pagina, fai clic sul pulsante di avvio della finestra di dialogo nel gruppo Imposta pagina, seleziona la scheda Intestazione/Piè di pagina e scegli un'intestazione o un piè di pagina predefinito che includa i numeri di pagina. I numeri di pagina vengono visualizzati su ogni pagina dell'output PDF, aiutando i lettori a mantenere in ordine le pagine stampate.
Quando si stampa l'output PDF di un foglio di calcolo Excel, le impostazioni della stampante possono sovrascrivere parte della formattazione PDF. Assicurarsi che la stampante sia impostata per stampare con una scala del 100% anziché con Adatta alla pagina, il che può ridurre il contenuto e rendere le linee della griglia più sottili e difficili da vedere. Una stampa di prova di una singola pagina prima di stampare l'intero documento conferma che la griglia, le intestazioni e i dati appaiono tutti come previsto.
Per i fogli di calcolo che verranno condivisi con persone che potrebbero aver bisogno di estrarre i dati in un secondo momento, valuta la possibilità di fornire sia il PDF che il file Excel originale. Il PDF fornisce una versione formattata e pronta per la stampa che viene visualizzata in modo coerente. Il file Excel fornisce i dati grezzi per ulteriori analisi. Questo approccio a doppio formato soddisfa sia le esigenze di presentazione che quelle di accesso ai dati dei destinatari.
Excel consente di definire impostazioni di stampa diverse per ciascun foglio di lavoro in una cartella di lavoro. Un foglio può avere la griglia abilitata per la stampa. Un altro foglio nella stessa cartella di lavoro può avere la griglia disabilitata. Controlla ogni foglio singolarmente prima di esportare l'intera cartella di lavoro in PDF. Le schede dei fogli nella parte inferiore della finestra di Excel mostrano quale foglio è attivo. Passa a ciascun foglio e verifica le relative impostazioni del layout di pagina.
Per i fogli di calcolo con celle con colori di riempimento dello sfondo, le linee della griglia potrebbero essere invisibili sullo sfondo colorato anche quando è abilitata la stampa della griglia. Per impostazione predefinita, il colore della linea della griglia è grigio chiaro che fornisce un basso contrasto rispetto alle celle colorate. Prendi in considerazione l'utilizzo dei bordi delle celle anziché delle griglie per i fogli di calcolo colorati. I bordi possono essere impostati su un colore più scuro che fornisca un contrasto sufficiente rispetto allo sfondo della cella.
Il formato PDF conserva l'esatto aspetto visivo del foglio di calcolo esportato, inclusi caratteri, colori, dimensioni delle celle e linee della griglia. Questa conservazione rappresenta sia il punto di forza che il limite del formato PDF per i dati dei fogli di calcolo. La presentazione visiva è bloccata e verrà visualizzata in modo identico ovunque. I dati sottostanti, tuttavia, non sono direttamente accessibili dal PDF senza strumenti di estrazione dei dati.
La condivisione dei dati del foglio di calcolo come PDF protegge l'integrità dei dati consentendo comunque ai destinatari di visualizzare e verificare le informazioni. Il destinatario vede esattamente i dati che intendevi condividere, formattati come previsto, senza la possibilità di modificare accidentalmente una formula o ordinare una colonna in un modo che cambi la presentazione dei dati.
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