Che cosa sono i segnalibri PDF e perché sono importanti
Segnalibri PDF sono i collegamenti di navigazione selezionabili visualizzati nella barra laterale della maggior parte dei visualizzatori PDF. Funzionano come un sommario interattivo, consentendo ai lettori di passare direttamente a sezioni specifiche di un documento con un solo clic. Un PDF con segnalibri è molto più facile da navigare rispetto a uno senza, in particolare per documenti lunghi come report, manuali ed eBook in cui scorrere per trovare una sezione specifica è lungo e impreciso.
Gli stili di intestazione corretti in Word si traducono direttamente in una struttura di segnalibri navigabili nel PDF esportato.
I segnalibri rendono utilizzabili i documenti lunghi consentendo ai lettori di passare a qualsiasi sezione con un solo clic.
Quando esporti un documento Word in PDF, gli stili di titolo applicati in Word diventano la struttura dei segnalibri nel PDF. Un'intestazione 1 in Word diventa un segnalibro di primo livello. Un'Intestazione 2 diventa un segnalibro secondario nidificato sotto la precedente Intestazione 1. Questa conversione automatica della struttura del documento in struttura di navigazione è una delle funzionalità più utili del processo di esportazione PDF e non richiede alcun lavoro aggiuntivo oltre all'utilizzo corretto degli stili di intestazione nel documento originale.
Un documento senza segnalibri costringe i lettori a scorrere o utilizzare la funzione di ricerca per individuare contenuti specifici. Per un report di 50 pagine, trovare la sezione 4.3 senza segnalibri significa scorrere le tre sezioni precedenti o indovinare che la sezione 4.3 inizia intorno alla pagina 35. Con i segnalibri, il lettore fa clic direttamente sulla sezione 4.3 dalla barra laterale, indipendentemente dalla pagina in cui si trova. Questa comodità di navigazione è prevista nei documenti professionali e la sua assenza viene immediatamente notata dai lettori abituati a lavorare con PDF ben strutturati.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Come creare un documento Word con intestazioni che diventano segnalibri PDF
Applica stili di intestazione ai titoli delle sezioni in Microsoft Word. Seleziona il testo che desideri diventi un segnalibro e applica Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3 dalla raccolta Stili nella scheda Home. Il titolo 1 riguarda le sezioni principali. Il titolo 2 riguarda le sottosezioni all'interno di una sezione principale. Il titolo 3 riguarda le sottosezioni all'interno di una sottosezione. Questa struttura gerarchica si traduce direttamente nella gerarchia dei segnalibri PDF.
Utilizza gli stili di titolo in modo coerente in tutto il documento. Ogni titolo di sezione allo stesso livello organizzativo dovrebbe utilizzare lo stesso stile di titolo. Le incoerenze, come l'utilizzo dell'Intestazione 2 per alcune sottosezioni e il testo in grassetto formattato manualmente per altre, producono una struttura di segnalibri incompleta in cui alcune sezioni appaiono nella barra laterale del PDF e altre mancano.
Personalizza l'aspetto dell'intestazione utilizzando gli strumenti di modifica dello stile di Word. Puoi modificare il carattere, la dimensione, il colore e la spaziatura di qualsiasi stile di titolo senza influenzarne il ruolo nella struttura del documento. L'aspetto visivo dei titoli e il loro ruolo strutturale come generatori di segnalibri sono indipendenti. Personalizza l'aspetto per adattarlo al design del tuo documento preservando la funzione strutturale degli stili di intestazione.
Le impostazioni Esportazione PDF in Word includono opzioni che influiscono sulla generazione dei segnalibri. Nella finestra di dialogo delle opzioni PDF, accessibile tramite il pulsante Opzioni nella finestra di dialogo Salva come PDF, assicurati che l'opzione Crea segnalibri utilizzando le intestazioni sia selezionata. Questa impostazione indica a Word di convertire gli stili di titolo in segnalibri PDF. Se questa opzione è deselezionata, non verrà creato alcun segnalibro indipendentemente dall'efficacia con cui il documento utilizza gli stili di intestazione.
Esportare il documento Word in PDF con segnalibri su Windows e Mac
Su Windows, vai su File, seleziona Esporta e scegli Crea documento PDF/XPS. Fare clic sul pulsante Crea PDF/XPS. Nella finestra di dialogo di salvataggio, fare clic sul pulsante Opzioni. In Includi informazioni non stampabili seleziona Crea segnalibri utilizzando le intestazioni. Seleziona i livelli di intestazione che desideri includere come segnalibri. Puoi scegliere di includere solo i titoli di livello superiore o tutti i livelli di titolo fino al Titolo 9. Fai clic su OK, scegli una posizione di salvataggio e fai clic su Pubblica.
Su Mac, vai su File, seleziona Salva con nome e scegli PDF dal menu a discesa del formato. Prima di salvare, fai clic sul pulsante Opzioni se disponibile e seleziona l'opzione per creare segnalibri dalle intestazioni. La versione Mac di Word ha meno opzioni di esportazione PDF rispetto alla versione Windows, ma la conversione base da intestazione a segnalibro funziona allo stesso modo.
Dopo l'esportazione, apri il PDF e verifica che i segnalibri vengano visualizzati nella barra laterale. Nella maggior parte dei visualizzatori PDF, il pannello dei segnalibri è accessibile da un'icona sulla barra laterale o da un'opzione del menu Visualizza. Espandi l'albero dei segnalibri per vedere tutti i livelli. Fare clic su ciascun segnalibro per verificare che venga indirizzato alla sezione corretta. Segnalibri mancanti o posizionati in modo errato indicano che gli stili di titolo sono stati applicati in modo incoerente nel documento Word originale.
Gli strumenti Esportazione PDF di WukongPDF possono aggiungere segnalibri ai PDF esistenti in base al testo dell'intestazione rilevato, anche se il documento originale non è stato esportato con la creazione di segnalibri abilitata. Questa aggiunta di segnalibri post-hoc è utile per i PDF ricevuti da altre persone che non dispongono di una struttura di navigazione adeguata.
Il formato PDF memorizza i segnalibri come parte della struttura del documento. I segnalibri non influiscono sull'aspetto visivo delle pagine PDF. Esistono solo nella barra laterale di navigazione. Un documento con segnalibri appare identico a un documento senza segnalibri se visualizzato in modalità pagina intera. La differenza sta nella facilità con cui il lettore può navigare verso contenuti specifici.
Aggiunta di segnalibri a un PDF esistente che ne è privo
Se ricevi un PDF senza segnalibri e non puoi richiedere una riesportazione dal documento Word originale, diversi strumenti possono aggiungere segnalibri successivamente. Adobe Acrobat Pro può rilevare automaticamente le intestazioni in un PDF in base alla dimensione del carattere e ai modelli di formattazione e generare segnalibri dalle intestazioni rilevate. Il rilevamento automatico richiede che le intestazioni siano visivamente distinte dal corpo del testo, il che è vero per la maggior parte dei documenti formattati professionalmente.
La creazione manuale dei segnalibri è un'opzione per documenti brevi o documenti in cui il rilevamento automatico non riesce. Nella maggior parte degli editor PDF con supporto per i segnalibri, puoi accedere a una pagina, selezionare lo strumento segnalibro e creare un nuovo segnalibro nella posizione corrente della pagina.
Digita il nome del segnalibro e verrà visualizzato nella barra laterale di navigazione. La creazione manuale è pratica per documenti fino a circa 20 pagine. Per documenti più lunghi, il rilevamento automatico consente di risparmiare tempo significativo.
Gli strumenti di modifica PDF di WukongPDF possono generare automaticamente segnalibri dalle intestazioni rilevate, aggiungendo la navigazione ai PDF esportati senza di essa. Carica il PDF, esegui lo strumento di generazione dei segnalibri e scarica una versione con segnalibro. Lo strumento analizza la formattazione e il layout del testo per identificare le intestazioni candidate, producendo una struttura del documento navigabile da un PDF precedentemente piatto.
Per documenti molto lunghi, come manuali, libri di testo o documenti normativi che occupano centinaia di pagine, i segnalibri non sono solo una comodità. Sono essenziali per l'usabilità. Un manuale tecnico di 300 pagine senza segnalibri è praticamente innavigabile. Il lettore deve scorrere o utilizzare la ricerca testuale per trovare sezioni specifiche e la ricerca testuale funziona solo se il lettore conosce l'esatta terminologia utilizzata nell'intestazione della sezione. I segnalibri espongono a colpo d'occhio la struttura del documento e consentono ai lettori di navigare in qualsiasi sezione con un solo clic.
I segnalibri supportano anche i requisiti di accessibilità per i documenti digitali. Gli utenti di lettori di schermo si affidano ai segnalibri per navigare in modo efficiente nei PDF lunghi, proprio come gli utenti vedenti si affidano a un sommario.
Un PDF correttamente contrassegnato soddisfa gli standard di accessibilità, inclusi i requisiti PDF/UA e WCAG 2.1 per la struttura del documento navigabile. La generazione di segnalibri dagli stili di intestazione è il modo più semplice per soddisfare questi requisiti di accessibilità.
Quando condividi un PDF con segnalibri con destinatari che potrebbero non avere familiarità con il pannello dei segnalibri, includi una breve nota nell'e-mail o nell'introduzione del documento che spieghi come accedere ai segnalibri. Molti utenti PDF non aprono mai la barra laterale e non sono consapevoli che il documento ha una struttura di navigazione cliccabile. Una semplice istruzione per cercare l'icona del segnalibro nella barra laterale del visualizzatore PDF può migliorare significativamente l'esperienza del destinatario.
Per i documenti che verranno letti principalmente sullo schermo, i segnalibri sono probabilmente più importanti di una pagina di indice stampata. Un sommario richiede al lettore di annotare un numero di pagina, scorrere fino a quella pagina e individuare visivamente la sezione. Un segnalibro porta il lettore direttamente alla sezione con un clic. Per la lettura su schermo, i segnalibri rappresentano il meccanismo di navigazione superiore e ogni documento destinato alla lettura su schermo dovrebbe includerli.
I segnalibri possono essere nidificati su più livelli per riflettere l'intera gerarchia del documento. Una struttura di segnalibri a tre livelli con capitoli, sezioni e sottosezioni consente ai lettori di raggiungere qualsiasi livello di dettaglio di cui hanno bisogno. La maggior parte dei visualizzatori PDF visualizza i segnalibri nidificati come un albero espandibile, in modo che i lettori possano comprimere le sezioni a cui non sono interessati ed espandere le sezioni di cui hanno bisogno. La navigazione ad albero è veloce e intuitiva per chiunque abbia utilizzato un browser di file o una struttura di cartelle di posta elettronica.
Quando si esporta da Word, i segnalibri vengono creati solo dagli stili di intestazione. Altri elementi del documento che potrebbero fungere da utili punti di navigazione, come didascalie di figure, titoli di tabelle o voci di indice, non vengono convertiti automaticamente in segnalibri. Per i documenti in cui questi elementi trarrebbero vantaggio dalla navigazione tra i segnalibri, aggiungi manualmente i segnalibri dopo l'esportazione in PDF utilizzando un editor PDF che supporti la creazione di segnalibri.
I segnalibri migliorano inoltre l'esperienza PDF quando il documento viene stampato. Sebbene i segnalibri stessi non vengano visualizzati sulle pagine stampate, un PDF con un albero di segnalibri ben strutturato di solito ha una gerarchia di intestazioni ben strutturata, che produce un documento più facile da navigare sia sulla stampa che sullo schermo. Gli stili di intestazione che generano segnalibri creano anche una struttura logica del documento a vantaggio di tutte le forme di lettura.
Prova Word in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.