Vous disposez d’une large feuille de calcul Excel avec 18 colonnes de données financières. Vous l'exportez au format PDF, ouvrez le résultat et les quatre dernières colonnes sont manquantes. Ils ne tenaient pas à la largeur de la page, donc Excel les a coupés et les a placés sur une deuxième page. Votre PDF comporte désormais la page 1 avec les colonnes A à N et la page 2 avec les colonnes O à R, complètement déconnectées des lignes auxquelles elles appartiennent. Les données sont techniquement là, mais le document est inutilisable.
L'ajustement de toutes les colonnes sur une largeur de page PDF est le défi de formatage Excel vers PDF le plus courant. Les feuilles de calcul Excel sont conçues pour défiler horizontalement sur un écran, et non pour la contrainte de largeur fixe d'une page imprimée ou PDF. La solution consiste à ajuster les paramètres de mise en page qui contrôlent la manière dont Excel adapte le contenu à la largeur de la page.
Méthode 1 : Utiliser l'échelle pour ajuster le paramètre de largeur
Excel inclut une fonctionnalité Ajuster à l'échelle qui réduit automatiquement le contenu pour l'adapter à la largeur de la page. Accédez à l’onglet Mise en page du ruban. Dans le groupe Ajuster à l'échelle, définissez la largeur sur « 1 page ». Réglez la hauteur sur « Automatique » le nombre de pages est donc déterminé par le contenu. Excel calcule le pourcentage de mise à l'échelle nécessaire pour adapter toutes les colonnes sur une largeur de page. Vous pouvez voir l'échelle calculée dans la zone Échelle. Une feuille de calcul large typique comportant 18 colonnes peut atteindre 65 % ou 70 % de sa taille d'origine.
L'approche de mise à l'échelle est rapide, un seul changement de paramètre, mais elle a une limite. Le texte dont l'échelle est inférieure à 60 % devient difficile à lire, en particulier pour les utilisateurs de plus de 40 ans ou sur des écrans plus petits. Si Excel calcule une échelle inférieure à 60 %, votre feuille de calcul est trop large pour cette méthode et vous avez besoin d'une modification de mise en page plutôt que d'une mise à l'échelle. Accepter une échelle de 55 % produit un PDF qui s'adapte techniquement à toutes les colonnes mais qui est fonctionnellement illisible. Une meilleure solution à ce stade consiste à modifier l’orientation de la page, à réduire la taille des polices ou à diviser les données de manière logique plutôt que de tout forcer sur une seule page.
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Méthode 2 : Changer l'orientation de la page en Paysage
Passer du portrait au paysage vous donne environ 35 % d'espace horizontal en plus. Une page de lettre standard mesure 8,5 pouces de large en portrait et 11 pouces de large en paysage. Ces 2,5 pouces supplémentaires conviennent souvent aux dernières colonnes coupées. Accédez à l’onglet Mise en page, cliquez sur Orientation et sélectionnez Paysage. Vérifiez l'aperçu avant impression pour confirmer que toutes les colonnes sont désormais adaptées. S'ils ne correspondent toujours pas, combinez l'orientation paysage avec la mise à l'échelle pour une solution en deux étapes : paysage pour la largeur maximale, puis mise à l'échelle pour tout débordement restant.
Méthode 3 : Définir une zone d'impression spécifique
Si votre feuille de calcul comporte des colonnes auxiliaires, des notes, des calculs ou des données de référence qui n'ont pas besoin d'apparaître dans le PDF, définissez une zone d'impression qui inclut uniquement les colonnes que vous souhaitez partager. Sélectionnez la plage de cellules qui doit apparaître dans le PDF. Accédez à Mise en page, Zone d'impression et sélectionnez Définir la zone d'impression. Lorsque vous exportez au format PDF, seule la plage sélectionnée est incluse. Les colonnes masquées restent dans la feuille de calcul pour votre référence mais sont absentes du PDF.
Une technique complémentaire consiste à masquer les colonnes avant d'exporter. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de colonne de n’importe quelle colonne que vous souhaitez exclure et sélectionnez Masquer. La colonne masquée reste dans les données de la feuille de calcul mais n'apparaît pas dans le PDF. Afficher après l'exportation. C'est plus rapide que de définir une zone d'impression pour des exportations uniques et permet d'obtenir le même résultat : un PDF plus propre avec uniquement les colonnes que le destinataire doit voir.
Méthode 4 : Ajuster manuellement la largeur des colonnes et la taille des polices
Avant de recourir à une mise à l'échelle agressive, ajustez manuellement la largeur des colonnes pour éliminer l'espace perdu. De nombreuses feuilles de calcul comportent des colonnes plus larges que ne l’exige leur contenu. Double-cliquez sur la bordure droite de chaque en-tête de colonne pour ajuster automatiquement la largeur de la colonne au contenu de sa cellule la plus longue. Cela récupère souvent un espace horizontal important sur plusieurs colonnes, en particulier pour les colonnes contenant des données courtes telles que des dates, des identifiants ou des valeurs monétaires dans de larges colonnes de largeur par défaut.
Réduisez la taille de la police d’un ou deux points. Passer d'un texte de 11 à 10 points sur l'ensemble de la feuille de calcul réduit la largeur totale du texte d'environ 9 % et est à peine perceptible pour les lecteurs. Une baisse supplémentaire à 9 points devrait être réservée aux feuilles de calcul qui seront imprimées en taille réelle ou visualisées sur de grands écrans. L'effet cumulé de l'ajustement automatique des colonnes et de la réduction de la taille de la police d'un point est souvent suffisant pour insérer deux ou trois colonnes supplémentaires sur la page, ce qui est souvent tout ce qui était nécessaire.
Exportation au format PDF avec les paramètres corrects
Une fois la mise en page configurée, accédez à Fichier, Enregistrer sous et choisissez PDF. Avant de cliquer sur Enregistrer, cliquez sur Options. Dans la section Publier quoi, sélectionnez "Feuilles actives". pour exporter uniquement la feuille de calcul actuelle ou « L'intégralité du classeur » pour exporter toutes les feuilles sous forme de pages distinctes dans le PDF. Confirmez que la plage de pages est correcte. Si vous définissez une zone d'impression, seule cette zone sera exportée quel que soit ce paramètre.
Après l'exportation, ouvrez le PDF et faites défiler chaque page. Vérifiez que toutes les colonnes apparaissent sur chaque page. Vérifiez qu'aucune ligne n'est divisée entre les limites de la page avec une moitié de ligne en bas d'une page et l'autre moitié en haut de la suivante. Si les lignes sont divisées, revenez à Excel, accédez à Mise en page, Sauts et insérez des sauts de page manuels aux limites de ligne appropriées. Les ajustements Impression PDF prennent quelques minutes supplémentaires et produisent un résultat professionnel où chaque page est autonome et lisible. L'outil Excel vers PDF de WukongPDF applique automatiquement ces optimisations de mise à l'échelle et de mise en page lors de la conversion de feuilles de calcul, enregistrant ainsi les étapes de configuration manuelle pour les feuilles de calcul qui nécessitent un traitement spécial.
Lorsque rien d'autre ne fonctionne et que la feuille de calcul comporte vraiment trop de colonnes pour tenir lisiblement sur une seule page, divisez les données de manière logique plutôt que de les forcer. Regroupez les colonnes associées et exportez-les sous forme de PDF distincts : une feuille récapitulative avec les indicateurs clés, une feuille détaillée avec les données au niveau de la transaction. Les destinataires reçoivent des documents ciblés adaptés à leurs besoins plutôt qu'un seul PDF dans lequel ils doivent faire correspondre les lignes de pages déconnectées. Il s’agit d’une meilleure conception de document et non d’une solution de contournement technique. Le PDF Export qui respecte les limites du format de page est plus utilisable que celui qui les ignore.
Pour les feuilles de calcul avec des volets gelés ou des vues fractionnées dans Excel, le comportement d'exportation PDF mérite une note. Les volets gelés maintiennent les lignes ou les colonnes d'en-tête visibles lors du défilement des données à l'écran, mais ils n'ont aucun effet sur la sortie PDF. Une ligne d'en-tête gelée ne se répète pas automatiquement en haut de chaque page imprimée. Pour que les lignes d'en-tête apparaissent sur chaque page du PDF, vous devez configurer les titres à imprimer dans la boîte de dialogue Mise en page. Accédez à Mise en page, Imprimer les titres et définissez le champ Lignes à répéter en haut sur la plage contenant vos lignes d'en-tête, généralement 1 $ : 1 $ pour une seule ligne d'en-tête. Ce paramètre indique à Excel d'imprimer ces lignes en haut de chaque page du PDF. Sans cela, la page 2 et au-delà n'auront pas d'en-tête de colonne, laissant le destinataire deviner quelle colonne correspond à quelle colonne. Il s’agit d’un oubli courant qui rend les feuilles de calcul PDF de plusieurs pages beaucoup plus difficiles à lire que celles d’une seule page.
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