Un classeur Excel contient plusieurs feuilles. Un tableau de bord avec des graphiques. Une feuille de données avec des milliers de lignes. Une feuille de notes commentée. Lorsque vous exportez l’intégralité du classeur au format PDF, chaque feuille fait partie de la sortie. Le PDF contient des pages d'images graphiques, des pages de tableaux de données défilant sur le bord droit et des pages de notes qui n'ont jamais été destinées à être distribuées. Le destinataire reçoit tout. Les données pertinentes sont enfouies dans un contenu non pertinent.
L'utilisation de la zone d'impression Excel pour contrôler ce qui apparaît dans la sortie PDF résout ce problème. Vous définissez exactement quelles cellules, sur quelles feuilles, doivent être incluses. Tout ce qui se trouve en dehors de la zone d'impression est exclu. Le PDF contient uniquement ce que vous avez spécifié. Ce guide explique comment définir les zones d'impression dans Excel pour une sortie PDF propre et ciblée.
La conversion Excel vers PDF à l'aide de zones d'impression produit une sortie qui contient exactement le contenu dont le destinataire a besoin. Ni plus ni moins.
Définition des zones d'impression dans Excel
Sélectionnez les cellules que vous souhaitez inclure dans le PDF. Accédez à l’onglet Mise en page. Cliquez sur Zone d'impression, puis sur Définir la zone d'impression. La plage sélectionnée est désormais le seul contenu qui apparaîtra lorsque vous imprimerez ou exporterez au format PDF. Vous pouvez définir différentes zones d'impression sur différentes feuilles. Chaque zone d'impression de feuille est indépendante. Vous pouvez également définir plusieurs zones d'impression sur la même feuille en maintenant la touche Ctrl enfoncée tout en sélectionnant des plages avant de définir la zone d'impression. Chaque plage s'imprime sur une page distincte.
Après avoir défini les zones d'impression, utilisez l'aperçu avant impression pour vérifier ce qui apparaîtra dans le PDF. Ajustez la largeur des colonnes, la hauteur des lignes et les sauts de page selon vos besoins. L'aperçu Impression PDF montre exactement ce que le PDF contiendra.
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Exportation au format PDF avec zones d'impression appliquées
Accédez à Fichier, Exporter et choisissez Créer un PDF. Dans les options d'exportation, assurez-vous que le paramètre correspondant aux éléments à publier est défini sur Feuilles actives ou Classeur entier, selon que vous souhaitez exporter uniquement la feuille actuelle ou toutes les feuilles. Les zones d'impression que vous avez définies contrôlent ce qui apparaît sur chaque feuille. Les feuilles sans zone d'impression définie exportent l'intégralité de leur contenu, ce qui n'est peut-être pas ce que vous souhaitez. Définissez les zones d'impression sur chaque feuille qui sera exportée.
Le WukongPDF ne crée pas directement de PDF à partir d'Excel. La conversion Excel vers PDF s'effectue dans Excel. WukongPDF traite le PDF résultant pour la compression, la fusion ou d'autres opérations de post-exportation.
Effacement et gestion des zones d'impression
Les zones d'impression persistent dans le fichier Excel. La prochaine fois que vous imprimerez ou exporterez, la même zone d’impression sera utilisée. Si vous devez exporter une plage différente, effacez d'abord la zone d'impression existante. Accédez à Mise en page, Zone d'impression, Effacer la zone d'impression. Définissez une nouvelle zone d'impression pour la nouvelle exportation. Le workflow PDF Export doit inclure la vérification de la zone d'impression avant chaque exportation.
Pour les exports récurrents, comme un rapport mensuel, enregistrez le fichier Excel avec les zones d'impression déjà configurées. Chaque mois, mettez à jour les données dans les zones d'impression existantes et exportez-les. La configuration se fait une seule fois.
Définition des titres d'impression pour les exportations multipages
Lorsque la zone d'impression s'étend sur plusieurs pages, définissez les titres à imprimer pour qu'ils répètent les lignes ou les colonnes d'en-tête sur chaque page. Dans l'onglet Mise en page, cliquez sur Imprimer les titres. Sélectionnez les lignes à répéter en haut de chaque page et les colonnes à répéter à gauche. Les en-têtes fournissent un contexte pour les données qui s'étendent sur plusieurs pages.
Après avoir défini les titres à imprimer, utilisez l'aperçu avant impression pour vérifier que les en-têtes apparaissent sur chaque page. L'exportation Excel vers PDF avec titres imprimés produit une sortie navigable et auto-documentée sur chaque page.
Mise à l'échelle des zones d'impression pour les adapter à la largeur de la page
Une feuille de calcul large qui s'étend au-delà de la largeur de la page peut être mise à l'échelle pour s'adapter. Dans l'onglet Mise en page, définissez la largeur sur 1 page. Excel met à l'échelle le contenu horizontalement pour l'adapter aux marges de la page. La mise à l'échelle s'applique uniquement à l'impression et à l'exportation PDF. Les données de la feuille de calcul sont inchangées.
La mise à l'échelle Impression PDF pour les feuilles de calcul larges garantit qu'aucune colonne n'est coupée. Le compromis est que le contenu mis à l'échelle peut être plus petit et plus difficile à lire. Utilisez la mise à l'échelle lorsque la visibilité des colonnes est plus importante que la taille du texte.
Gestion des lignes et des colonnes masquées dans les zones d'impression
Les lignes et colonnes masquées dans Excel sont exclues de la zone d'impression par défaut. Si votre zone d'impression comprend des lignes masquées qui devraient apparaître dans le PDF, affichez-les avant l'exportation. Si les lignes masquées contiennent des données qui ne devraient pas apparaître, laissez-les masquées. La zone d'impression définit la plage de cellules. L'état masqué détermine si les cellules de cette plage apparaissent.
Après l'exportation, vérifiez que le PDF affiche toutes les données prévues et exclut toutes les données masquées. L'export Excel vers PDF avec zones d'impression et lignes masquées nécessite de vérifier à la fois ce qui apparaît et ce qui ne s'affiche pas.
Exportation de plusieurs zones d'impression sous forme de pages PDF distinctes
Si vous définissez plusieurs zones d'impression sur la même feuille, chacune s'imprime sur une page distincte du PDF. La première zone d'impression apparaît sur la première page. Le deuxième à la page deux. L'ordre des zones d'impression dans le PDF correspond à l'ordre dans lequel vous les avez définies. Disposez les zones d’impression dans l’ordre de page souhaité avant l’exportation.
L'exportation multizone Impression PDF est utile pour extraire des plages de données spécifiques d'une grande feuille de calcul sans inclure la feuille entière. Chaque zone d'impression devient une page de sortie ciblée.
Inclusion de feuilles de graphiques dans les exportations de la zone d'impression
Les classeurs Excel peuvent contenir des feuilles de graphiques, qui sont des graphiques complets distincts des feuilles de calcul de données. Les feuilles de graphiques sont incluses par défaut dans les exportations PDF si vous choisissez d'exporter l'intégralité du classeur. Pour inclure une feuille de graphique à côté de vos feuilles de calcul de zone d'impression, assurez-vous que la portée de l'exportation inclut toutes les feuilles.
Examinez chaque feuille de graphique avant de l'exporter. Les graphiques qui semblent corrects à l'écran peuvent avoir des dimensions différentes lorsqu'ils sont rendus au format PDF. L'exportation de graphiques Excel vers PDF nécessite la même zone d'impression et la même attention de mise à l'échelle que les feuilles de calcul de données.
Définition d'une orientation de page cohérente dans les zones d'impression
Lorsque différentes zones d'impression sur différentes feuilles utilisent des orientations différentes, le PDF de sortie comportera des pages mixtes en mode portrait et paysage. Pour une présentation professionnelle, standardisez l’orientation. Tout portrait ou tout paysage vaut mieux que mixte. Définissez l’orientation par feuille dans l’onglet Mise en page avant d’exporter.
La cohérence de l'orientation Impression PDF est une décision de présentation. Les orientations mixtes sont acceptables pour les rapports riches en données où certains tableaux ont réellement besoin de paysage. Pour les documents destinés aux clients, une orientation uniforme est préférable.
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