Le quadrillage Excel, les lignes grises pâles qui séparent les cellules à l'écran, ne s'imprime pas par défaut. Lorsque vous exportez une feuille Excel au format PDF, les données s'impriment mais pas la grille. Une feuille de calcul sans quadrillage est plus difficile à lire car la structure visuelle qui sépare une cellule de la suivante est manquante. Les nombres flottent dans un espace blanc sans les bordures qui définissent leurs relations.
Le quadrillage fait la différence entre une feuille de calcul qui ressemble à un tableau et une autre qui ressemble à des nombres épars.
L'impression d'un fichier Excel vers PDF avec un quadrillage nécessite de modifier un paramètre dans Excel avant l'exportation. Les outils de conversion Impression PDF de WukongPDF gèrent l'étape d'exportation et la configuration ci-dessous garantit que le quadrillage, les en-têtes de lignes et de colonnes et la mise en page sont tous transférés correctement de la feuille de calcul au PDF.
Le paramètre qui contrôle l'impression du quadrillage
Dans Excel, le quadrillage est une fonctionnalité d’affichage et non une fonctionnalité de formatage. Ils apparaissent à l'écran pour vous aider à naviguer dans la feuille de calcul, mais ils ne font pas partie du formatage des cellules et ne s'impriment pas par défaut. Pour les imprimer, ouvrez l'onglet Mise en page et cochez la case Imprimer sous Quadrillage dans le groupe Options de feuille. Ce paramètre indique à Excel d'inclure le quadrillage de l'écran dans la sortie imprimée et dans tout PDF créé à partir de la sortie imprimée.
Le paramètre Imprimer le quadrillage s’applique à la feuille entière. Vous ne pouvez pas imprimer de manière sélective un quadrillage pour certaines cellules et pas pour d’autres. Si vous avez besoin de bordures sélectives, utilisez le formatage des bordures de cellule au lieu de vous fier au quadrillage. Les bordures des cellules font partie du format de la cellule et s'impriment quel que soit le paramètre de quadrillage. Pour les feuilles de calcul dans lesquelles seules certaines sections nécessitent des limites de cellules visibles, appliquez des bordures à ces cellules et laissez la case Imprimer le quadrillage décochée.
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Définition de la zone d'impression pour éviter les pages supplémentaires
Les feuilles de calcul Excel qui semblent tenir sur une seule page à l'écran peuvent s'étendre sur plusieurs pages lorsqu'elles sont imprimées ou exportées au format PDF, car la zone d'impression s'étend jusqu'à la dernière cellule contenant des données, un formatage ou même simplement un espace parasite. Définissez explicitement la zone d’impression avant l’exportation. Sélectionnez la plage de cellules qui doit apparaître dans le PDF, accédez à Mise en page, puis cliquez sur Zone d'impression, puis sur Définir la zone d'impression.
Après avoir défini la zone d'impression, utilisez Aperçu avant impression pour vérifier le nombre de pages couvertes par la sélection. Une feuille de calcul que vous pensiez tenir sur une seule page peut s'étendre sur quatre pages car les colonnes sont larges et la police est grande. Dans Mise en page, ajustez les paramètres de mise à l'échelle de largeur et de hauteur pour adapter la zone d'impression au nombre de pages souhaité. Définir la largeur sur 1 page force toutes les colonnes sur une largeur de page. Définir la hauteur sur 1 page force toutes les lignes sur une hauteur de page.
Y compris les en-têtes de lignes et de colonnes
Les numéros de ligne et les lettres de colonne, les A, B, C en haut et 1, 2, 3 en bas à gauche, aident les lecteurs à référencer des cellules spécifiques dans le PDF. Pour les inclure, cochez la case Imprimer sous En-têtes dans le groupe Options de feuille de l'onglet Mise en page. Ce paramètre est indépendant du paramètre de quadrillage.
Les en-têtes de lignes et de colonnes sont utiles pour les feuilles de calcul qui seront examinées de manière collaborative, où quelqu'un pourrait dire de vérifier la cellule D47 et le lecteur PDF doit trouver D47 rapidement. Ils sont gênants pour les feuilles de calcul qui servent de rapports finis ou de supports de présentation. Choisissez en fonction de la manière dont le PDF sera utilisé. Un document de référence bénéficie de rubriques. Un livrable soigné semble plus propre sans eux.
| Paramètre d'impression | Localisation dans Excel | Effet sur PDF |
|---|---|---|
| Imprimer le quadrillage | Mise en page > Options de feuille > Quadrillage > Imprimer | Ajoute de faibles lignes de délimitation des cellules à toutes les cellules |
| Imprimer les titres | Mise en page > Options de feuille > Rubriques > Imprimer | Ajoute des numéros de ligne et des lettres de colonne |
| Définir la zone d'impression | Mise en page > Zone d'impression > Définir la zone d'impression | Définit quelles cellules apparaissent dans la sortie |
| Ajuster à l'échelle | Mise en page > Ajuster à l'échelle > Largeur/Hauteur | Ajuste le contenu pour l'adapter au nombre de pages spécifié |
| Orientation des pages | Mise en page > Orientation > Portrait/Paysage | Bascule entre la disposition verticale et horizontale |
Gestion des sauts de page et de la mise à l'échelle
Les sauts de page automatiques d'Excel coupent souvent le milieu des lignes de données importantes. Un saut de page qui sépare une ligne récapitulative de ses lignes de détail rend les deux pages plus difficiles à comprendre. Ajustez les sauts de page manuellement dans la vue Aperçu des sauts de page. Faites glisser les lignes de saut de page bleues vers des positions entre les groupes de données logiques. Les sauts de page manuels garantissent que chaque page PDF contient un ensemble complet et cohérent de données.
La mise à l’échelle échange la lisibilité contre le nombre de pages. La mise à l'échelle d'une feuille de calcul large pour l'adapter à la largeur d'une page peut réduire le texte à 6 points, ce qui est illisible à l'impression. Si une mise à l'échelle inférieure à 70 % est nécessaire pour s'adapter au contenu, envisagez d'abord de passer à l'orientation paysage, qui donne plus de largeur, ou de diviser le contenu sur plusieurs pages avec des lignes d'en-tête répétées. La lisibilité doit déterminer la mise en page, et non un objectif arbitraire d'une page.
Gestion des cellules fusionnées et du formatage conditionnel dans la sortie PDF
Les cellules fusionnées qui s'étendent sur plusieurs colonnes ou lignes dans Excel peuvent perturber la mise en page du PDF. Une cellule de titre fusionnée qui s'étend sur les colonnes A à F sur une feuille de calcul qui imprime les colonnes A à D sur la première page et les colonnes E à F sur la deuxième page entraîne une division maladroite du titre sur les pages. Annulez la fusion des cellules de titre avant l'exportation ou placez les titres dans une ligne d'en-tête distincte qui s'imprime sur chaque page à l'aide du paramètre Imprimer les titres.
Le formatage conditionnel, les échelles de couleurs, les barres de données, les jeux d'icônes sont tous rendus dans le PDF si les paramètres d'impression incluent une sortie couleur. Vérifiez le PDF en mode aperçu avant impression pour confirmer que les couleurs de mise en forme conditionnelle s'impriment correctement et offrent un contraste suffisant pour la lisibilité. Une échelle de couleurs vert-jaune-rouge qui semble claire à l'écran peut s'imprimer sous forme de nuances de gris indiscernables sur une imprimante monochrome. Pour les PDF destinés à l’impression, testez une page couleur sur l’imprimante cible avant de vous lancer dans l’exportation complète de la feuille de calcul.
Ajout de titres à imprimer pour les feuilles de calcul multipage
Pour les feuilles de calcul qui s'étendent sur plusieurs pages, la répétition de la ligne d'en-tête sur chaque page garantit que les lecteurs savent quelle colonne correspond à quelle colonne. Dans l'onglet Mise en page, cliquez sur Imprimer les titres. Dans l'onglet Feuille de la boîte de dialogue, définissez les lignes à répéter en haut de la ou des lignes contenant les en-têtes de colonnes. Ces lignes s'impriment en haut de chaque page du PDF.
Les titres à imprimer constituent le paramètre le plus important pour les feuilles de calcul PDF multipages. Une feuille de calcul de 10 pages sans en-têtes répétés est illisible car le lecteur doit revenir à la page 1 pour se rappeler ce que contient la colonne F. La même feuille de calcul avec des en-têtes répétés est auto-documentée sur chaque page. Quelques secondes de configuration des titres à imprimer font la différence entre un PDF utilisable et un PDF frustrant.
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