Vous avez passé une heure à sélectionner les polices parfaites pour votre document Word. Les titres sont définis dans un sans-serif propre. Le corps du texte est un empattement lisible. Les légendes utilisent une police de caractères condensée distinctive. Vous exportez au format PDF, ouvrez le résultat et vos polices soigneusement choisies ont été remplacées. Les rubriques sont désormais en Calibri. Le corps du texte est en Times New Roman. Les légendes ne ressemblent en rien à ce que vous avez conçu. Le PDF a converti vos choix de polices en substituts génériques et le document ressemble à un brouillon plutôt qu'à une pièce finie.
La fidélité des polices lors de la conversion Word en PDF est contrôlée par un seul paramètre : l'intégration des polices. Lorsque les polices sont intégrées, le PDF contient une copie de chaque forme de caractère utilisée dans le document. Lorsque les polices ne sont pas intégrées, le PDF référence la police par son nom et dépend du système d'exploitation du visualiseur pour fournir une police correspondante. Si le spectateur n'a pas installé la police, il la remplace par la correspondance disponible la plus proche. Cette substitution explique pourquoi votre document apparaît différemment sur l'ordinateur de quelqu'un d'autre que sur le vôtre.
Pourquoi l'intégration des polices n'est pas toujours automatique
Word n'intègre pas toutes les polices par défaut pour deux raisons. Tout d’abord, la taille du fichier. Les polices intégrées ajoutent les données de police au PDF, ce qui peut augmenter considérablement la taille du fichier pour les grandes familles de polices comportant de nombreuses variantes de caractères. Un document utilisant une police OpenType complète avec des milliers de glyphes peut ajouter 2 à 5 Mo de données de police incorporées au PDF. Deuxièmement, les restrictions de licence. Certaines polices commerciales comportent des restrictions d'intégration dans leurs licences qui empêchent l'inclusion des données de police dans un PDF. Word respecte ces indicateurs de licence et n’intégrera pas de police que sa licence interdit d’intégrer.
Vous pouvez vérifier si une police autorise l'intégration en examinant ses propriétés. Sous Windows, ouvrez le dossier Polices dans le Panneau de configuration, cliquez avec le bouton droit sur le fichier de police et sélectionnez Propriétés. Recherchez le champ Intégration des polices. S'il est écrit "Installable" ou "Modifiable", la police peut être intégrée dans un PDF sans restriction. S'il est indiqué "Aperçu/Imprimer", ou "restreint", Word ne l'intégrera pas. S'il indique autre chose, Word peut intégrer uniquement un sous-ensemble des caractères réellement utilisés dans le document, ce qui est généralement suffisant mais peut poser des problèmes si quelqu'un tente de modifier le texte PDF ultérieurement.
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Comment forcer l'intégration des polices dans les paramètres d'exportation Word vers PDF
Dans Microsoft Word, le paramètre d'incorporation de polices est enfoui dans les options d'exportation PDF. Accédez à Fichier, Enregistrer sous et choisissez PDF dans la liste déroulante des types de fichiers. Avant de cliquer sur Enregistrer, cliquez sur le bouton Options. Dans la boîte de dialogue Options, sous la section « Inclure les informations non imprimables », cochez la case « Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A). » Cela oblige Word à intégrer toutes les polices utilisées dans le document. La conformité PDF/A nécessite l'incorporation de polices. La sélection de cette option garantit donc que chaque caractère de police est inclus dans le fichier de sortie.
Il y a un compromis. La conformité PDF/A désactive également certaines fonctionnalités interactives telles que JavaScript et les hyperliens externes. Si votre document repose sur ces fonctionnalités, n'utilisez pas l'option PDF/A. Au lieu de cela, comptez sur le comportement d'intégration de polices par défaut, qui intègre les polices TrueType et OpenType lorsque leur licence le permet, et vérifiez manuellement que toutes les polices personnalisées que vous avez achetées ou téléchargées sont compatibles avec l'intégration avant de concevoir votre document autour d'elles. Une police qui ne peut pas être intégrée ne doit pas être la police principale dans un document destiné à la distribution PDF. Choisissez une alternative intégrable.
Vérifier que les polices ont survécu à l'exportation
Après l'exportation au format PDF, ouvrez le fichier et vérifiez les polices. Dans Adobe Acrobat, accédez à Fichier, Propriétés et sélectionnez l'onglet Polices. La liste affiche toutes les polices référencées dans le document. À côté de chaque nom de police, recherchez le texte « Intégré » ou « Sous-ensemble intégré ». "Intégré" signifie que la police complète est incluse. "Sous-ensemble intégré" signifie que seuls les caractères réellement utilisés dans le document sont inclus, ce qui est généralement suffisant. Si une police ne présente aucune étiquette, elle n'est pas intégrée. Le PDF le référence par son nom et en fonction du spectateur qui le fournit. C'est la police qui sera remplacée sur les ordinateurs sur lesquels elle n'est pas installée.
L'onglet Polices affiche également l'encodage de chaque police. Si une police affiche un codage personnalisé plutôt que Identity-H, la police peut ne pas s'afficher correctement sur tous les systèmes. Identity-H est le codage standard pour les PDF modernes et indique que la police utilise le mappage de caractères Unicode standard. Les encodages personnalisés peuvent faire apparaître les caractères sous la forme de glyphes différents sur différents systèmes, car le mappage entre les codes de caractères et les glyphes n'est pas standardisé.
Dans l'outil PDF Export du WukongPDF, la vérification de l'intégration des polices est intégrée à l'aperçu de l'exportation. Après avoir téléchargé un document Word et l'avoir converti, l'aperçu affiche un rapport sur les polices répertoriant chaque police de la sortie et son état d'intégration. Les polices signalées comme non intégrées peuvent être traitées avant de finaliser l'exportation en ajustant les paramètres de conversion ou en remplaçant les polices problématiques dans le document source.
Utilisation des polices standard comme stratégie de compatibilité universelle
Le moyen le plus sûr d'éviter les problèmes de polices dans les PDF est d'utiliser des polices installées sur pratiquement tous les ordinateurs. Les polices PDF base 14 sont garanties d'être disponibles dans tous les visualiseurs PDF : Times New Roman, Helvetica, Courier et Symbol dans leurs variantes régulières, grasses, italiques et grasses-italiques. Un document entièrement défini dans ces polices s’affichera de manière identique sur chaque appareil sans qu’aucune intégration de police ne soit requise. Le compromis est une variété typographique limitée. Il s’agit de polices performantes, et non de choix avant-gardistes en matière de conception, mais pour les documents où le rendu fiable compte plus que la distinction visuelle, elles constituent l’option la plus sûre disponible.
Pour les documents nécessitant plus de personnalité typographique, choisissez les polices de la bibliothèque Google Fonts. Les polices Google Fonts sont open source et n'ont aucune restriction d'intégration. Ils peuvent être librement intégrés dans n’importe quel PDF. Un document conçu avec des polices Google Fonts comme Open Sans, Lora ou Montserrat peut être exporté avec une intégration complète des polices, garantissant un rendu cohérent tout en offrant bien plus de flexibilité de conception que la base 14. Les Polices PDF que vous choisissez définissent l'identité visuelle du document. Le choix de polices intégrables garantit que l'identité survit au voyage depuis votre ordinateur jusqu'à chaque destinataire.
Une étape de dépannage pratique lorsqu'une police spécifique refuse de s'intégrer : ouvrez le dossier Polices dans le Panneau de configuration de Windows ou l'application Font Book sur Mac, recherchez la police problématique et vérifiez ses propriétés. Certaines polices portent une mention « Aperçu/Impression ». indicateur d'intégration défini par le concepteur de polices. Cet indicateur indique aux applications que la police peut être utilisée pour l'affichage à l'écran et l'impression sur la machine du créateur, mais qu'elle ne peut pas être intégrée dans un document à des fins de distribution. Si une police possède cet indicateur et que vous en avez besoin dans un PDF, vous disposez de trois options. Contactez la fonderie de polices pour obtenir une licence autorisant l'intégration, généralement une licence de bureau commerciale plutôt qu'une licence à usage personnel. Remplacez une police intégrable visuellement similaire, par exemple en utilisant Adobe Garamond Pro au lieu d'une variante Garamond restreinte. Vous pouvez également convertir le texte utilisant cette police en contours dans un programme d'édition vectorielle, qui intègre les formes de lettres dans le PDF sous forme de chemins plutôt que de texte, préservant ainsi l'apparence visuelle au prix de rendre le texte impossible à rechercher et à sélectionner. Le chemin de conversion de plan est approprié pour les logos et les titres courts. Ce n'est pas pratique pour le corps du texte car cela rend le texte inaccessible à la recherche et aux lecteurs d'écran.
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