La revisión de PDF con varios revisores tiene un problema estructural: cada persona anota una copia y alguien tiene que conciliar varias versiones marcadas en una sola. Hay formas de hacer que esto sea mucho menos doloroso y el enfoque correcto depende de cuántos revisores tenga y de qué tan rápido deba realizarse la revisión.
El problema central: revisión paralela versus secuencial
Cuando envía el mismo PDF a cinco personas a la vez, obtiene cinco PDF anotados por separado que deben compararse y conciliarse manualmente. Cuando lo envía secuencialmente (la persona A anota, luego lo envía a la persona B, quien agrega sus notas, y así sucesivamente), termina con un documento acumulado, pero el proceso es más lento y los revisores anteriores no pueden ver los comentarios de los posteriores.
Para equipos pequeños con plazos ajustados, la revisión secuencial suele ser la opción práctica a pesar de su lentitud. Para equipos más grandes o situaciones en las que la revisión paralela es importante, una plataforma de anotaciones compartida resuelve el problema de conciliación.
Revisión secuencial: el enfoque sin herramientas
La revisión secuencial no requiere nada más que una herramienta de anotación PDF que cada miembro del equipo ya tiene. Comparta el PDF con el revisor 1, quien lo marca usando Preview, Edge, Adobe Reader o cualquier PDF Editor basado en navegador y lo devuelve. Envíe esa versión comentada al revisor 2, quien ve los comentarios del revisor 1 y agrega los suyos propios. Continúe a través de la cadena de revisión.
Cada revisor debe usar un color de resaltado diferente o poner sus iniciales en sus comentarios para que el autor del documento pueda saber quién dijo qué. La mayoría de las herramientas de anotaciones PDF le permiten establecer un nombre para las anotaciones; configúrelo antes de revisarlas para que sus comentarios se atribuyan correctamente en el documento final.
Anotación de nube compartida: mejor para revisión paralela
La función de revisión en la nube de Adobe Acrobat permite que varias personas realicen anotaciones en el mismo PDF compartido simultáneamente. Se comparte un enlace en lugar del archivo, cada revisor ve los comentarios de los demás en tiempo real y la versión anotada es siempre la única copia autorizada. Esto elimina por completo el paso de conciliación.
Las plataformas dedicadas a la revisión de documentos (Filestage, ReviewStudio, Ziflow) ofrecen anotaciones compartidas similares con funciones de flujo de trabajo adicionales: asignación de revisores, seguimiento de aprobaciones, comparación de versiones y resolución de comentarios. Esto tiene sentido para equipos que realizan ciclos regulares de revisión de muchos documentos. Para uso ocasional, son excesivos.
Conversión a Google Docs para revisión
Para documentos con mucho texto donde el diseño preciso no es crítico, convertir el PDF a Google Docs para la fase de revisión funciona bien. Google Docs tiene revisión colaborativa nativa: varias personas pueden ver las sugerencias y comentarios de los demás en tiempo real, resolver comentarios y realizar un seguimiento de los cambios. Cuando se complete la revisión, exporte nuevamente a PDF.
La limitación es la fidelidad del diseño: el formato PDF complejo a menudo se interrumpe durante la conversión. Para contratos, informes y documentos sencillos, esto funciona bien. Para documentos con mucho diseño donde el diseño es parte de lo que se revisa, la conversión pierde demasiado.
Consolidación de comentarios de varios PDFs anotados
Cuando ya se realizó la revisión paralela y le quedan varios PDF anotados que deben conciliarse, Adobe Acrobat Pro puede importar comentarios de varios archivos en un solo documento. Abra el PDF maestro, vaya a Comentarios → Importar comentarios y seleccione cada versión anotada: Acrobat agrega todos los comentarios al documento único con las anotaciones de cada revisor atribuidas.
Sin Acrobat Pro, la conciliación manual es la única opción: abra cada PDF anotado al lado del maestro y transfiera los comentarios uno por uno. Para equipos pequeños con pocos comentarios esto es manejable. Para ciclos de revisión más grandes, lleva mucho tiempo, lo cual es el principal argumento para establecer un mejor flujo de trabajo de revisión antes de la siguiente ronda.