Los PDF escaneados casi siempre son más grandes de lo necesario. El tamaño del archivo proviene completamente de las imágenes que captura el escáner, y la mayoría de los escáneres utilizan configuraciones predeterminadas que producen muchos más datos de los que el documento realmente requiere. Unos pocos ajustes en el momento del escaneo (y un paso de compresión posterior para los archivos que ya son demasiado grandes) reducen drásticamente el tamaño sin afectar la legibilidad.
Hacer coincidir la resolución de escaneo con el propósito del documento
La resolución (DPI) es la palanca más importante para controlar el tamaño del archivo escaneado. Un DPI más alto captura más detalles y crea un archivo mucho más grande. Para la mayoría de los documentos, captura muchos más detalles de los necesarios.
Directrices prácticas de DPI por finalidad:
- Documentos de texto para lectura en pantalla o correo electrónico: 150 DPI es suficiente y mantiene los archivos compactos
- Documentos de texto que se pueden imprimir: 200 DPI produce impresiones limpias sin abultar el archivo
- Documentos con fotografías o gráficos detallados: 200-250 DPI para compartir, 300 DPI si necesita calidad de impresión
- Escaneos de archivo de originales que desea conservar en detalle: 300-600 DPI, aceptando archivos de mayor tamaño
El salto de 300 DPI a 150 DPI reduce el tamaño del archivo en aproximadamente un 75% porque estás capturando una cuarta parte de píxeles. Para un documento de texto estándar, la salida a 150 DPI es indistinguible de 300 DPI en tamaño de lectura normal.
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Usar modo blanco y negro para documentos de texto
El escaneo en color almacena tres valores por píxel (rojo, verde, azul). Grayscale almacena uno. El blanco y negro (bitonal) almacena un bit, ya sea blanco o negro. Para un documento que es texto negro sobre papel blanco, el escaneo bitonal captura todo lo que importa y produce un archivo que puede ser de 10 a 20 veces más pequeño que un escaneo en color con la misma resolución.
Busque esta configuración en el software de su escáner en "Modo de color" o "Tipo de imagen". Las opciones suelen ser Color, Escala de grises y Negro y negro. Blanco o monocromo. Para contratos, formularios, correspondencia, facturas y la mayoría de documentos comerciales, el blanco y negro es la elección correcta. Cambie a escala de grises si el documento tiene fotografías o sombreados importantes.
Habilite la compresión PDF en el software de su escáner
Muchas aplicaciones de escáner tienen una opción de compresión en la configuración de PDF que está deshabilitada de forma predeterminada o configurada en un nivel bajo. Al habilitarlo, o aumentar el nivel de compresión, se aplica la compresión de la imagen en el momento de guardar, lo que puede reducir el tamaño del archivo entre un 50 y un 70 % con respecto al escaneo sin procesar sin ninguna diferencia visible en la calidad.
El tipo de compresión también importa. Para escaneos en blanco y negro, la compresión JBIG2 es muy eficiente y está diseñada específicamente para imágenes de documentos bitonales. Para escaneos en escala de grises y en color, la compresión JPEG con una calidad del 70-80 % logra el mejor equilibrio entre el tamaño del archivo y la claridad para la mayoría de los documentos.
Eliminar páginas en blanco antes de guardar
Los escáneres con alimentadores automáticos de documentos a menudo pasan por el reverso en blanco de las páginas de una sola cara. Cada página en blanco todavía se almacena como una imagen completa (generalmente una gran extensión de blanco con algo de ruido del escáner), lo que aumenta el tamaño del archivo sin agregar contenido. Un documento de 20 páginas con 10 páginas en blanco accidentales es un 50% más grande de lo necesario.
Algunos programas de escáner detectan y eliminan las páginas en blanco automáticamente. Si el suyo no lo hace, una revisión rápida después de escanear y eliminar páginas en blanco antes de guardarlas lleva menos de un minuto y marca una diferencia significativa en el tamaño del archivo final.
Comprimir después del hecho si es necesario
Si ya tiene PDFs escaneados de gran tamaño y no puede volver a escanearlos, una herramienta de compresión PDF maneja la reducción sin ninguna calidad que usted pueda notar. Cargue el PDF escaneado, procéselo y descargue una versión más pequeña. Para escaneos de texto en blanco y negro, las herramientas de compresión pueden reducir rutinariamente el tamaño del archivo entre un 70% y un 85%. Para escaneos en color, una reducción típica del 40 al 60 % es típica en configuraciones que mantienen el texto claramente legible.
Lo único que se debe evitar es comprimir un archivo que ya ha sido comprimido y está empezando a mostrar problemas de calidad. Cada paso de compresión en una imagen JPEG introduce más degradación. Si un PDF escaneado ya parece tosco, vuelva al escaneo original en lugar de comprimirlo más.
Una configuración predeterminada sencilla para el escaneo diario
Si escanea documentos con regularidad y desea una configuración única que funcione bien para la mayoría de las situaciones: 200 DPI, escala de grises, con compresión PDF habilitada. Esto produce archivos que son lo suficientemente pequeños como para enviarlos por correo electrónico fácilmente, lo suficientemente claros para leerlos cómodamente en la pantalla y cuando se imprimen, y lo suficientemente buenos para OCR si necesita agregar texto con capacidad de búsqueda más adelante. Ajústelo desde allí para situaciones específicas que necesiten mayor resolución o color.
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