Sí, y en la mayoría de las situaciones, firmar un PDF digitalmente es más rápido, más limpio y legalmente equivalente a imprimir y firmar a mano. El flujo de trabajo de impresión, señalización y escaneo todavía existe más por costumbre que por necesidad. Las firmas electrónicas en PDF son legalmente válidas en la mayoría de los países y para la mayoría de los tipos de documentos, y hay varias formas de hacerlo según lo que tenga disponible.
¿Son las firmas electrónicas legalmente válidas?
En los Estados Unidos, la Ley ESIGN (2000) otorga a las firmas electrónicas el mismo valor legal que a las escritas a mano para la mayoría de los contratos y documentos. El reglamento eIDAS de la UE cubre las firmas electrónicas en todos los estados miembros. Existen leyes similares en el Reino Unido, Australia, Canadá y la mayoría de las demás jurisdicciones. Para documentos comerciales cotidianos (acuerdos de servicio, contratos de autónomos, acuerdos de confidencialidad, cartas de oferta, acuerdos de proveedores), una firma electrónica en un PDF es totalmente ejecutable.
Un pequeño conjunto de tipos de documentos están explícitamente excluidos de las leyes de firma electrónica en algunas jurisdicciones: testamentos, documentos de adopción, ciertas transacciones inmobiliarias y algunas presentaciones judiciales. Para aquellos, consulte los requisitos específicos. Para todo lo demás, la firma electrónica sirve.
Tipos de Firmas Electrónicas
No todas las firmas electrónicas son iguales. Un nombre escrito a máquina, una firma dibujada, una imagen de una firma manuscrita y una firma digital criptográfica son todas "firmas electrónicas". pero ofrecen diferentes niveles de verificabilidad.
Un nombre mecanografiado o una firma dibujada es una firma electrónica simple, el tipo más común para el uso comercial diario. Es fácil de crear y funciona para la mayoría de los contratos. Una firma digital criptográfica está respaldada por un certificado de una autoridad confiable y crea un vínculo verificable entre la firma y la identidad del firmante, algo más difícil de repudiar y requerido en algunos contextos regulados. Para la mayoría de las personas, en la mayoría de situaciones, una simple firma electrónica es suficiente.
Cómo firmar un PDF electrónicamente
El método más sencillo es una herramienta Sign PDF basada en navegador. La herramienta de firma de WukongPDF funciona directamente en su navegador: abra el PDF, haga clic en el campo de firma o en cualquier lugar de la página y elija cómo desea firmar: escriba su nombre en una fuente de estilo de firma, dibuje su firma con un mouse o trackpad, o cargue una imagen de su firma manuscrita. Colóquelo, ajuste el tamaño y descargue el PDF firmado.
En Mac, Apple Preview maneja la firma básica de PDF sin herramientas adicionales. Abra el PDF en Vista previa, haga clic en la barra de herramientas de marcado, seleccione el ícono de firma y podrá crear una firma dibujándola en el trackpad, firmando en una hoja de papel y sosteniéndola frente a la cámara, o usando un iPhone o iPad si está cerca. Las firmas guardadas se pueden reutilizar en todos los documentos.
En iPhone y Android, las mismas herramientas basadas en navegador funcionan a través del navegador móvil. Los usuarios de iOS también pueden usar Marcado directamente desde Archivos o Correo para firmar PDFs sin abrir una aplicación separada.
Cuándo utilizar una plataforma de firma electrónica dedicada
Para flujos de trabajo de contratos de gran volumen o documentos en los que necesita un seguimiento de auditoría completo (marca de tiempo, dirección IP, verificación de identidad), una plataforma de firma electrónica dedicada como DocuSign, HelloSign o Adobe Sign agrega esas funciones. Estos crean un paquete de documentos firmados con un certificado de finalización que registra quién firmó, cuándo y desde dónde.
Para la mayoría de los usos individuales y de pequeñas empresas, ese nivel de documentación no es necesario. Una firma colocada a través de una herramienta de navegador en un PDF, guardada y devuelta por correo electrónico, es prueba suficiente de acuerdo para contratos comerciales ordinarios. La pista de auditoría es el intercambio de correo electrónico en sí: las marcas de tiempo, las direcciones de correo electrónico y el archivo firmado constituyen un registro razonable.
Conseguir que otra persona firme sin imprimir
Si necesita la firma de otra parte, el método más sencillo es enviarle el PDF y pedirle que firme electrónicamente utilizando cualquier herramienta que prefiera y devolverlo. La mayoría de la gente se siente cómoda con esto ahora. Si son menos expertos en tecnología, indicarles una herramienta específica con instrucciones simples elimina la fricción: "Abra este PDF en [enlace], haga clic en Firmar, dibuje o escriba su nombre y descargue la versión firmada".
Para los documentos que necesitan varias firmas en un orden específico (acuerdos refrendados, cadenas de aprobación), una plataforma de firma electrónica dedicada automatiza el enrutamiento. Para un contrato simple entre dos partes, el correo electrónico funciona bien: una parte firma y envía, la otra firma y devuelve la copia completamente ejecutada a ambas.