Acaba de escanear una pila de documentos (diez páginas, tal vez veinte) y el PDF resultante tiene 45 MB. Debe ingresarse en un correo electrónico que tenga un límite de 25 MB o en un portal de envío con requisitos estrictos de tamaño de archivo. El escaneo está hecho, el documento existe y ahora lo necesita más pequeño sin que sea ilegible. Aquí se explica exactamente cómo manejarlo.
Por qué los PDFs escaneados comienzan tan grandes
Un PDF escaneado almacena cada página como una fotografía de alta resolución. A diferencia de un PDF creado a partir de un documento de Word, donde el texto se almacena como datos de caracteres eficientes y las imágenes se comprimen, un PDF escaneado es esencialmente una pila de imágenes empaquetadas en un contenedor PDF. Cada imagen de página puede tener varios megabytes en la configuración predeterminada del escáner.
La mayoría de los escáneres utilizan de forma predeterminada el escaneo en color de 300 DPI, que es apropiado para archivar documentos importantes pero produce archivos mucho más grandes de lo necesario para documentos que solo se leerán en la pantalla o se enviarán a un portal. Un documento de diez páginas escaneado a 300 ppp en color puede ocupar fácilmente entre 30 y 50 MB. El mismo documento escaneado en escala de grises de 150 ppp suele tener entre 3 y 8 MB: legible, susceptible de enviarse y una fracción del tamaño original.
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La solución más rápida: ejecutarlo a través de un compresor
Para la mayoría de las situaciones, la ruta más rápida desde un escaneado PDF de gran tamaño a uno que se puede enviar es una herramienta de compresión basada en navegador. La herramienta PDF Compresión de WukongPDF en www.wukongpdf.com maneja documentos escaneados: cargue el archivo, elija compresión media o alta, descargue el resultado.
Qué esperar de cada nivel de compresión en un documento escaneado:
- Baja compresión: Reducción de tamaño del 10-30%. El texto se mantiene nítido, las imágenes apenas se ven afectadas. Bueno cuando la calidad es la prioridad y la reducción de tamaño es secundaria.
- Compresión media: Reducción de tamaño del 40-70%. El texto sigue siendo legible, las imágenes muestran un ligero ablandamiento que no se nota en tamaños de lectura normales. La elección correcta para la mayoría de los envíos.
- Alta compresión: Reducción de tamaño del 60-85%. El texto aún es legible pero las imágenes están visiblemente degradadas. Aceptable para documentos internos o borradores, no es ideal para nada que se vaya a imprimir o examinar de cerca.
Después de comprimir, abra el resultado y desplácese por él antes de enviarlo. Compruebe que el texto de cada página siga siendo legible; preste especial atención a las páginas con letra pequeña, tablas densas o elementos escritos a mano, que son las primeras en sufrir una compresión agresiva.
Conversión a escala de grises para reducción adicional
Los datos de imágenes en color son significativamente más pesados que en escala de grises. Un escaneo en color almacena tres canales de color (rojo, verde, azul) para cada píxel; un escaneo en escala de grises almacena uno. Para documentos con mucho texto (cartas mecanografiadas, formularios, informes impresos), la información del color suele ser irrelevante: el documento se ve esencialmente igual en escala de grises que en color.
Convertir un escaneo en color a escala de grises antes o durante la compresión puede reducir el tamaño del archivo entre un 50 y un 60 % adicional en comparación con comprimir solo la versión en color. Esto es más eficaz para documentos sin contenido de color significativo: páginas mecanografiadas, formularios impresos, fotografías en blanco y negro. No lo utilice para documentos en los que el color contiene información: imágenes médicas, dibujos de ingeniería con elementos codificados por colores o cualquier documento en el que el lector necesite distinguir colores.
Si puede volver a escanear: ajuste la configuración primero
Si aún se puede acceder al documento original y el escaneo acaba de realizarse, vale la pena dedicar dos minutos a ajustar la configuración del escáner y volver a escanear en lugar de intentar comprimir un archivo de gran tamaño después del hecho. El resultado será más pequeño y más limpio que un escaneo de alta resolución muy comprimido.
- Para uso solo en pantalla: escanee en escala de grises de 150 DPI. Legibles en cualquier pantalla, los archivos permanecen pequeños.
- Para documentos que se pueden imprimir: escanee en escala de grises de 200-300 DPI. Buena calidad de impresión sin la sobrecarga del color.
- Para fines de archivo: escanee a 300 DPI en color y mantenga la copia de archivo de resolución completa separada de la copia comprimida para compartir.
Un paso más que vale la pena dar: hacer que se puedan realizar búsquedas
Mientras tiene el archivo abierto y lo está procesando de todos modos, considere ejecutar OCR en él para que se pueda buscar el texto. Un PDF comprimido escaneado que también permite realizar búsquedas es significativamente más útil que uno que es simplemente más pequeño. Puede buscar texto específico en él, copiar texto y aparecerá en las búsquedas del sistema de archivos por contenido en lugar de solo por nombre de archivo. La herramienta OCR de WukongPDF en www.wukongpdf.com maneja esto: es un paso separado de la compresión, pero toma la misma cantidad de tiempo y mejora permanentemente la usabilidad del documento.
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