Envías un PDF a un cliente. Lo abren y el documento llena una pequeña esquina de su pantalla con un zoom del 50% con texto diminuto e ilegible. Tienen que entrecerrar los ojos, pellizcar para hacer zoom y desplazarse hacia los lados para leer cada línea. O sucede lo contrario: el PDF se abre con un zoom del 300%, por lo que solo pueden ver una parte de la página del tamaño de un sello postal sin contexto sobre dónde se encuentran. Ninguna experiencia es culpa del cliente. La configuración de visualización predeterminada del PDF nunca se configuró y el espectador está adivinando.
Cada PDF puede especificar cómo debe aparecer cuando se abre por primera vez: qué nivel de zoom usar, si se muestra una sola página o un desplazamiento continuo, qué página se muestra primero y si los paneles de navegación deben estar abiertos o cerrados. Estas configuraciones se almacenan en los metadatos del PDF y son respetadas por todos los principales visualizadores de PDF. Configurarlos lleva unos segundos y mejora drásticamente la primera impresión que produce su documento.
Qué controla la configuración de la vista inicial
La configuración de la vista inicial de PDF controla cuatro aspectos de cómo se presenta el documento al abrirlo. El nivel de zoom se puede establecer en un porcentaje específico o en uno de varios modos automáticos: Ajustar página, que escala toda la página para ajustarla a la altura de la ventana; Ajustar ancho, que escala para llenar el ancho de la ventana; o Tamaño real, que muestra la página en sus dimensiones físicas independientemente del tamaño de la pantalla. Ajustar ancho es el valor predeterminado más fácil de usar para documentos orientados a la lectura porque utiliza todo el ancho de la ventana del visor sin necesidad de desplazamiento horizontal.
El diseño de página determina cómo se organizan las páginas en la ventana de visualización. El modo de página única muestra una página a la vez, lo que requiere que el usuario haga clic o se desplace para avanzar. Una sola página continua apila páginas verticalmente en un desplazamiento largo, lo que resulta más cómodo para leer en las pantallas. El modo Dos en una muestra dos páginas una al lado de la otra, como un libro abierto, lo cual es apropiado para documentos diseñados con diseños de páginas enfrentadas. Two-Up Continuous combina la vista de dos páginas con el desplazamiento vertical, mostrando cada par de páginas enfrentadas a medida que el usuario se desplaza hacia abajo.
La configuración del número de página le permite especificar en qué página se abre el documento. Esto es útil para documentos donde las primeras páginas son una portada, una tabla de contenido o avisos legales, y el contenido real comienza en la página 3. Configurar la página abierta en 3 significa que el destinatario ve el comienzo del contenido inmediatamente, en lugar de una portada prácticamente en blanco.
La configuración de paneles y barras controla si el panel de marcadores, el panel de miniaturas de páginas y la barra de herramientas son visibles cuando se abre el documento. Para un documento Navegación PDF con una jerarquía de marcadores bien estructurada, mostrar el panel de marcadores abierto le brinda al destinatario una tabla de contenido instantánea que puede usar para saltar a cualquier sección. Para un documento corto sin marcadores, ocultar los paneles le da al contenido más espacio en la pantalla.
Cómo configurar la vista predeterminada en Adobe Acrobat
En Adobe Acrobat Pro, abra el PDF y vaya a Archivo, luego Propiedades, o presione Ctrl+D. Seleccione la pestaña Vista inicial. Esta pestaña contiene las cuatro configuraciones descritas anteriormente. En Diseño y ampliación, configure la pestaña Navegación en la vista que desee: Sólo página, Panel de marcadores y página, o Panel de páginas y página. Establezca el Diseño de página en Una sola página continua para leer documentos o Una sola página para presentaciones. Configure la Ampliación para Ajustar al ancho para lectura general o un porcentaje específico si su documento está diseñado con un nivel de zoom particular. En Opciones de ventana, también puede controlar si el documento se abre en una nueva ventana y si se cambia el tamaño de la ventana para ajustarse a la página, aunque estas configuraciones tienen menos impacto en los visores de PDF con pestañas modernos.
Después de configurar la vista inicial, guarde el documento. La configuración está integrada en el archivo y entrará en vigor la próxima vez que alguien lo abra en un visor de PDF compatible. Pruébelo usted mismo: cierre el archivo por completo, vuelva a abrirlo y verifique que la vista coincida con sus expectativas. Si no es así, verifique que guardó después de cambiar las propiedades. La configuración de vista inicial no se aplica hasta que se guarda el archivo.
Cómo configurar la vista predeterminada usando herramientas gratuitas o basadas en navegador
WukongPDF permite la configuración de la vista inicial a través de su editor de propiedades del documento. Abra el PDF, acceda al panel de propiedades o configuración y ubique la sección Vista inicial. Configure las opciones de zoom, diseño y página, luego guarde y descargue el archivo. El flujo de trabajo basado en navegador lo hace accesible en cualquier sistema operativo sin necesidad de Acrobat Pro.
Para los usuarios que se sienten cómodos con la línea de comandos, Ghostscript y otras bibliotecas de procesamiento de PDF pueden establecer propiedades de vista iniciales mediante programación. Este enfoque se adapta bien cuando necesita aplicar la misma configuración de vista a un lote de archivos. Una secuencia de comandos breve puede configurar cada PDF de una carpeta para que se abra en Ajustar ancho con el panel de marcadores visible, una configuración común para bibliotecas de informes y conjuntos de documentación.
Una nota importante sobre los visores de PDF del navegador: Chrome, Edge y Firefox tienen cada uno su propio comportamiento de zoom predeterminado que puede anular la configuración de visualización inicial del PDF. Un PDF configurado en Ajustar ancho puede abrirse en Tamaño real en Chrome dependiendo de la configuración del visor de PDF del navegador y del tamaño de la ventana. La configuración de vista inicial se respeta de manera más confiable mediante aplicaciones de PDF dedicadas como Adobe Acrobat Reader, Preview en Mac y aplicaciones de PDF móviles. Los visores del navegador brindan una experiencia básica pero no garantizan la fidelidad a las preferencias integradas del documento.
Elegir la vista predeterminada adecuada para su tipo de documento
La mejor vista predeterminada depende del tipo de documento que comparte y de cómo espera que lo lea el destinatario. Para informes, propuestas, contratos y cualquier documento principalmente basado en texto destinado a ser leído en pantalla, la configuración recomendada es una sola página continua con ajuste de ancho. El destinatario puede desplazarse suavemente por todo el documento sin interrupciones y el texto utiliza todo el ancho de la ventana en un tamaño de lectura cómodo.
Para presentaciones, portafolios y pruebas de diseño, donde cada página es una composición visual independiente, el modo Página única con Ajustar página es la mejor opción. Esto garantiza que cada página se vea según lo previsto sin distracciones de las páginas adyacentes. El destinatario avanza a través del documento una página a la vez, como si hojeara una presentación física. Si su documento utiliza páginas opuestas, el modo Dos en una con una portada especificada como primera página crea una experiencia de lectura similar a la de un libro donde la primera página aparece sola y las páginas siguientes aparecen en pares.
Para formularios, configure el zoom en Ajustar ancho o un porcentaje específico que haga que los campos del formulario sean legibles de un vistazo. La experiencia PDF Reading se beneficia al mostrar la página completa sin paneles de navegación que distraigan la atención al completar los campos. Muestre el panel de marcadores solo si el formulario tiene secciones con nombre entre las que el usuario necesita navegar. La mayoría de los formularios se benefician de una experiencia limpia y sin paneles Visualización de PDF donde toda la página es visible y la atención se centra en completar los campos, no en navegar por una estructura de documento compleja.
Configurar una página predeterminada que no sea la primera página
Algunos documentos se benefician al abrirse en una página distinta a la 1. Un libro electrónico PDF puede comenzar en la primera página del Capítulo 1 en lugar de en la portada. Un informe puede omitir el resumen ejecutivo y abrirse directamente a los hallazgos detallados. Un portafolio puede omitir la página de título y abrirse en el primer proyecto. En Acrobat Pro, configure la página abierta en la pestaña Vista inicial en la opción Abrir en página. Escriba el número de página que desee, guarde el archivo y el siguiente destinatario verá esa página primero.
Un detalle sutil pero importante: el número de página que ingresa se refiere al número de página física del PDF, no a ninguna etiqueta de página lógica que pueda tener el documento. Si su documento tiene una portada como página física 1 pero el número de página impresa en la portada está en blanco y desea abrir en la página impresa como página 1, necesita saber que es la página física 2. Verifique los números de páginas físicas en el contador de páginas del visor, no mirando los números en las páginas mismas.
WukongPDF admite la configuración de la página inicial a través de las propiedades del documento. Especifique el número de página y la herramienta ajustará los metadatos del PDF en consecuencia. La función es simple pero valiosa porque un documento que se abre en la página correcta le ahorra a cada destinatario un pequeño momento de confusión y un paso de navegación manual. Ese momento, multiplicado por docenas o cientos de destinatarios, se suma a una experiencia significativamente mejor.