Abres un informe de 40 páginas y no hay tabla de contenidos. Tienes que desplazarte por cada página para encontrar la sección que necesitas. El documento tiene títulos, pero son solo texto en la página. No se puede hacer clic en ellos, no se puede navegar por ellos y no ayudan a nadie a encontrar nada rápidamente. Ahora imagine ese mismo informe con un panel de barra lateral que enumera cada capítulo y sección como enlaces en los que se puede hacer clic. Un clic salta directamente a la página correspondiente. Eso es lo que hacen los marcadores de PDF.
Los marcadores son el equivalente en PDF de una tabla de contenido que permanece visible sin importar en qué página se encuentre. Aparecen en un panel junto al documento, generalmente en el lado izquierdo de la ventana del visor, y permanecen accesibles a medida que el lector se desplaza. Al hacer clic en un marcador, se salta instantáneamente a la página y sección correspondiente. Para cualquier documento de más de unas pocas páginas, los marcadores transforman la experiencia de lectura de un paso lineal de páginas a una navegación dirigida.
La diferencia entre marcadores y un índice impreso
Una tabla de contenido impresa es texto en una página. Le dice al lector qué hay en el documento y en qué página comienza cada sección, pero el lector debe navegar manualmente a esa página desplazándose o escribiendo el número de página. Un marcador PDF es un elemento de navegación interactivo. Aparece en el panel de marcadores del espectador, se puede hacer clic en él y lleva al lector al destino al instante. Los marcadores también se pueden anidar jerárquicamente: un marcador de capítulo se puede expandir para mostrar submarcadores para cada sección dentro de ese capítulo. Esta estructura jerárquica refleja la organización lógica del documento de una manera que una tabla de contenido impresa en plano no puede hacerlo.
Los marcadores también persisten entre sesiones. Cuando un lector vuelve a abrir el PDF, el panel de marcadores sigue ahí y el estado del marcador previamente expandido o contraído se conserva según el espectador. Se debe volver a encontrar y leer un TOC impreso cada vez que se abre el documento. Para documentos de referencia que la gente consulta repetidamente, manuales de políticas, especificaciones técnicas, manuales de empleados, la diferencia de velocidad de navegación entre marcadores y compuestos de cambio de página con cada uso.
Crear marcadores automáticamente a partir de estilos de encabezado en Word
La forma más eficaz de crear un PDF marcado es utilizar estilos de encabezado en su documento fuente y dejar que el proceso de exportación de PDF genere los marcadores automáticamente. En Microsoft Word, aplique los estilos Título 1, Título 2 y Título 3 a los títulos de los capítulos y a los títulos de las secciones. Cuando exportes a PDF, marca la opción "Crear marcadores usando encabezados". en el cuadro de diálogo Guardar como PDF en Opciones. Word convierte cada encabezado en un marcador correspondiente, y la jerarquía de encabezados se conserva como jerarquía de marcadores. Un Título 1 se convierte en un marcador de nivel superior, un Título 2 anidado debajo se convierte en un marcador secundario, y así sucesivamente.
El mismo principio se aplica a Google Docs. Cuando descarga un documento de Google como PDF, los títulos formateados con los estilos de encabezado integrados se convierten automáticamente en marcadores. No hay ninguna casilla de verificación para marcar. Sucede por defecto. Adobe InDesign también genera marcadores desde su función de tabla de contenido al exportar a PDF con la opción "Crear marcadores". opción habilitada en la configuración de exportación. El patrón es universal: los títulos estructurados en la aplicación fuente producen marcadores estructurados en el PDF.
Agregar marcadores manualmente a un PDF existente
Cuando el documento fuente no está disponible o el PDF se creó sin marcadores, puede agregarlos manualmente usando un editor de PDF. En Adobe Acrobat Pro, abra el panel Marcadores en el lado izquierdo de la ventana. Navegue hasta la página y sección que desea marcar. Haga clic en el icono Nuevo marcador en la barra de herramientas del panel de marcadores. Aparece un nuevo marcador y usted escribe el nombre. El marcador apunta automáticamente a la página actual y al nivel de zoom. Repita este proceso para cada sección. Arrastre los marcadores para reordenarlos o anidarlos en jerarquías de padres e hijos.
La herramienta PDF Bookmarks de WukongPDF agiliza este proceso en el navegador. Abra el PDF, navegue hasta la página que desea marcar y haga clic en Agregar marcador. Escriba el nombre del marcador y confirme. El marcador se agrega al árbol de marcadores del documento. Puede agregar marcadores página por página, editar nombres de marcadores, eliminar marcadores no deseados y reorganizar la jerarquía. El proceso es manual pero sencillo para documentos de hasta 50 o 60 páginas. Para documentos muy extensos, extraer el texto del encabezado y generar marcadores mediante programación es más eficiente, pero para informes y propuestas típicos, el marcado manual toma de 10 a 15 minutos y produce un documento permanentemente más utilizable.
Organizar marcadores en una jerarquía lógica
Una lista plana de 40 marcadores es sólo marginalmente mejor que ningún marcador. El lector todavía tiene que escanear una larga lista para encontrar la sección correcta. Una estructura jerárquica con tres o cuatro marcadores de nivel superior, cada uno de los cuales se expande para revelar seis u ocho marcadores secundarios, presenta la misma información de una manera organizada y escaneable. El lector ve la estructura de nivel superior inmediatamente, expande la sección que necesita y navega hasta el tema específico.
Para crear una jerarquía, piense en su documento en tres niveles: partes, capítulos y secciones. Las partes son las divisiones más amplias, como "Introducción" "Datos financieros", "Apéndices". Los capítulos son el siguiente nivel dentro de cada parte. Las secciones son los temas individuales dentro de cada capítulo. En el panel de marcadores, cree un marcador de nivel parcial y luego arrastre los marcadores de capítulos debajo de él para que se conviertan en elementos secundarios. Arrastre los marcadores de sección debajo de sus capítulos principales. La sangría en el panel de marcadores representa visualmente la jerarquía. El lector ve la estructura de un vistazo y puede navegar a cualquier nivel con un solo clic.
Mantenga los nombres de los marcadores concisos. Un marcador que diga "Capítulo 3: Análisis de las tendencias del mercado regional y la dinámica competitiva en el sureste de Estados Unidos, 2020-2025" se limita a tres líneas en el panel de marcadores y es más difícil de escanear que el "Capítulo 3: Análisis del mercado regional". El marcador es una ayuda para la navegación, no el lugar para reafirmar el título completo de la sección. El encabezado de la sección en la propia página puede ser tan largo como sea necesario. El marcador debe ser lo suficientemente corto como para poder leerlo de un vistazo.
Configurar destinos de marcadores para la mejor experiencia de usuario
Un marcador hace más que saltar a una página. Puede controlar exactamente lo que ve el lector cuando llega. El comportamiento predeterminado es saltar a la página y mostrarla en el nivel de zoom y posición de desplazamiento actuales. La mayoría de los editores de PDF te permiten personalizar esto. Puede configurar un marcador para que herede el zoom y la posición actuales, para que se ajuste a la página en la ventana, para que se ajuste al ancho de la página o para que se ajuste a una ampliación específica. La mejor opción depende del diseño del documento.
Para Navegación PDF en documentos con mucho texto, establezca los marcadores en Ajustar ancho. El lector llega a la página correcta con el texto en un tamaño de lectura cómodo y puede comenzar a leer inmediatamente sin ajustar el zoom. Para documentos con muchas imágenes o portafolios de diseño, Fit Page garantiza que el lector vea la composición completa a la vez. Para documentos con contenido pequeño y detallado, como dibujos de ingeniería o páginas de hojas de cálculo, un zoom fijo de 150% o 200% lleva al lector directamente a la vista detallada que necesita. Los pocos segundos que dedica a configurar el comportamiento del destino evitan que cada lector tenga que hacer zoom y desplazarse después de hacer clic en el marcador.
Después de agregar y organizar todos los marcadores, pruebe toda la estructura. Haga clic en cada marcador y verifique que vaya a la página correcta. Expanda y contraiga los marcadores principales para confirmar que la jerarquía es lógica. Abra el PDF en un visor diferente para asegurarse de que los marcadores se muestren correctamente en todas las aplicaciones. Un marcador que funciona en Acrobat pero no en Vista previa en Mac o en un lector de PDF móvil necesita ajustar su destino. Los pocos minutos dedicados a las pruebas evitan la frustración del lector al hacer clic en un marcador con la etiqueta "Resumen financiero" o "Resumen financiero". y aterrizando en la portada.