Un documento de Word de 100 páginas con una jerarquía de títulos de tres niveles cuidadosamente construida, estilos de Título 1 aplicados a cada título de capítulo, estilos de Título 2 aplicados a cada título de sección principal, estilos de Título 3 aplicados a cada subsección, todos definiendo fielmente la organización lógica del documento, se convierte en un PDF plano sin absolutamente ningún marcador, sin panel de navegación en el lado izquierdo y sin tabla de contenido en la que se puede hacer clic cuando las configuraciones de exportación se dejan en sus valores predeterminados. El lector que necesita encontrar el capítulo 7 debe desplazarse manualmente a través de 100 páginas sin atajos de navegación ni una descripción general estructural de la organización del documento.
Los estilos de encabezado de Word se asignan directa y automáticamente a los marcadores de PDF durante el proceso de exportación, pero solo si la configuración de exportación está configurada explícitamente para crear marcadores a partir de esos encabezados. La configuración predeterminada en la mayoría de las rutas de exportación, incluidas las rutas comúnmente utilizadas Guardar como PDF e Imprimir en PDF, no habilitan esta asignación crítica de forma predeterminada.
Crear un documento Word a PDF con marcadores en los que se puede hacer clic, completamente funcionales y correctamente jerárquicos significa configurar explícitamente los ajustes de exportación para convertir los estilos de encabezado integrados de Word en la estructura de navegación de marcadores de PDF. Las herramientas de exportación y PDF Bookmarks de WukongPDF admiten la creación automática de marcadores a partir de estilos de encabezado, y los pasos de configuración a continuación garantizan que la estructura organizativa completa de su documento sobreviva intacta a la conversión de formato.
Usar la función Guardar como PDF integrada de Word con la creación de marcadores habilitada
La función integrada Guardar como PDF de Microsoft Word puede generar automáticamente una jerarquía de marcadores completa a partir de los estilos de encabezado del documento, pero la opción de control está deshabilitada de forma predeterminada y debe habilitarse explícitamente para cada nueva instalación. Navegue hasta Archivo, Guardar como, seleccione PDF en el menú desplegable Guardar como tipo y, lo que es más importante, antes de hacer clic en el botón Guardar, haga clic en el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo de configuración de exportación. En el cuadro de diálogo Opciones, en la sección Incluir información no imprimible, ubique y marque la casilla denominada Crear marcadores usando y verifique que Títulos esté seleccionado en el menú desplegable adyacente. Esta única casilla de verificación le indica a Word que escanee las asignaciones de estilo de encabezado del documento completo durante el proceso de exportación de PDF y cree un marcador de PDF correspondiente para cada encabezado, con el nivel de estilo del encabezado asignado de manera determinista al nivel de sangría del marcador en el árbol de navegación de PDF.
La opción Crear marcadores usando encabezados persiste dentro de la misma instalación de Word después de habilitarse una vez, por lo que las exportaciones de PDF posteriores desde esa computadora y cuenta de usuario específicas tendrán los marcadores habilitados de forma predeterminada. Sin embargo, esta persistencia no se transfiere a otras computadoras, a otras cuentas de usuario en la misma computadora ni a otras instalaciones de Word. Cada nuevo usuario debe descubrir y habilitar esta opción de forma independiente. Incluya explícitamente este paso de configuración en cualquier procedimiento operativo estándar de creación de PDF documentado para su equipo.
Verificar que cada marcador se haya creado correctamente
Después de exportar el PDF, ábralo en cualquier visor de PDF que muestre el panel de navegación de marcadores, como Adobe Acrobat, Acrobat Reader o un visor moderno basado en navegador, y expanda el panel de Marcadores. Verifique sistemáticamente que cada título del documento original de Word aparezca como una entrada de marcador correspondiente. Confirme que la jerarquía de marcadores refleja con precisión la jerarquía de títulos: cada marcador de Título 2 debe tener una sangría visual y anidarse bajo su marcador de Título 1 principal, y cada marcador de Título 3 debe anidarse bajo su Título 2 principal.
Haga clic en cada marcador de Título 1 de nivel superior y confirme que navega hasta el comienzo exacto del capítulo correcto con el título del capítulo visible en la parte superior de la página. Haga clic en una muestra representativa de marcadores de segundo y tercer nivel para verificar que naveguen a sus ubicaciones de subsecciones correctas. Un marcador que navega constantemente a una página antes o después del destino deseado generalmente indica que el encabezado de origen estaba ubicado en la parte inferior o superior de una página en el documento de Word.
Solucionar marcadores faltantes o incorrectos después de la exportación
Si los marcadores están completamente ausentes en el PDF exportado porque se pasó por alto la opción Crear marcadores, vuelva a exportar el documento con la opción habilitada en lugar de intentar reconstruir manualmente la jerarquía de marcadores. Si los marcadores existen pero están incompletos porque algunos encabezados de Word usaban estilos de párrafo personalizados que se parecen visualmente a los títulos pero no son estilos de Título 1 a 3 integrados, esos encabezados con estilos personalizados eran invisibles para el proceso de creación de marcadores.
Para los títulos que usaban estilos personalizados, vuelva a formatearlos en Word usando estilos de encabezado integrados genuinos y vuelva a exportarlos, o agregue los marcadores que faltan manualmente en Acrobat. Abra el panel Marcadores, navegue hasta la ubicación del encabezado en el documento, seleccione el texto del encabezado y haga clic en el botón Nuevo marcador. Nombra el marcador para que coincida exactamente con el texto del encabezado. Para documentos grandes donde la creación manual consumiría horas, la función de generación automática de Acrobat puede crear marcadores a partir de la estructura del documento etiquetado.
| Problema de marcador | Causa probable | Reparar |
|---|---|---|
| No hay ningún marcador en el PDF exportado | La opción Crear marcadores no estaba habilitada en Word | Reexportar con la opción explícitamente habilitada |
| A algunos títulos les faltan marcadores | Esos títulos usaban estilos personalizados, no estilos de encabezado integrados. | Aplique estilos de encabezado integrados en Word o agréguelos manualmente en Acrobat |
| Los marcadores navegan a la página equivocada | Encabezado ubicado en el extremo superior o inferior de la página en Word | Ajustar la posición del encabezado en Word o editar el destino del marcador en Acrobat |
Usar la estructura de marcadores para generar una tabla de contenido en la que se puede hacer clic
Un PDF equipado con una jerarquía de marcadores completa también puede incluir una página de índice en la que se puede hacer clic como interfaz de navegación visual. En el documento original de Word, antes de exportar a PDF, inserte una tabla de contenido automática usando la pestaña Referencias, función Tabla de contenido. Word genera un TOC donde cada entrada es un hipervínculo interno a su encabezado correspondiente. Cuando se exporta a PDF con los marcadores habilitados, ambos sistemas de navegación coexisten de forma independiente: el panel de marcadores para una navegación persistente en la barra lateral y la página TOC en la que se puede hacer clic para una navegación visual.