Convertir un documento extenso (el manuscrito de un libro, un manual de la empresa, un manual técnico, un informe de varios capítulos) a PDF sin perder el formato es una de esas tareas que parecen simples hasta que no lo son. Los documentos cortos se convierten limpiamente con un solo clic. Los documentos largos con formatos complejos, imágenes incrustadas, referencias cruzadas, encabezados y pies de página son más exigentes. Obtener el resultado correcto requiere algunos pasos deliberados en cada etapa del proceso.
Obtenga la estructura del documento fuente justo antes de convertir
La calidad de la salida PDF es un reflejo directo de la calidad del documento fuente. Los problemas de formato en Word se convierten en problemas de formato en PDF: a veces más visibles, a veces de maneras ligeramente diferentes. Antes de convertir cualquier cosa, el documento fuente debe estar estructurado adecuadamente.
- Utilice estilos de encabezado adecuados: Encabezado 1, Encabezado 2, Encabezado 3: no cambios manuales en negrita ni en el tamaño de fuente. Esto crea una estructura navegable en el PDF y habilita una tabla de contenido funcional.
- Establezca estilos de párrafo consistentes: el texto del cuerpo, los subtítulos y las comillas en bloque deben usar un estilo con nombre en lugar de un formato ad-hoc. Los estilos consistentes se convierten consistentemente.
- Utilice saltos de página, no párrafos vacíos: iniciar un nuevo capítulo presionando Enter veinte veces crea un espaciado frágil que se rompe de manera impredecible. Utilice Insertar > Salto de página o saltos de sección en su lugar.
- Incrustar imágenes correctamente: las imágenes deben insertarse en el documento, no vincularse a archivos externos. Las imágenes vinculadas no viajan con el documento y pueden aparecer como cuadros en blanco en el PDF.
Configuración de página: haga esto justo antes de exportar
Las dimensiones, los márgenes y la orientación de la página en el documento de Word determinan las dimensiones de la página en el PDF. Estos son más difíciles de cambiar después del hecho que antes de exportarlos, así que revíselos cuidadosamente primero.
Tamaño de página
Decida si el documento es para A4 (estándar internacional) o Carta (estándar de EE. UU.) antes de comenzar, o si es un tamaño personalizado para un propósito específico, como un libro de bolsillo comercial. Cambiar el tamaño de la página después de escribir un documento largo provoca que el texto se redistribuya en todo el documento, lo que normalmente requiere reformatear el trabajo.
Márgenes
Para los documentos que se imprimirán y encuadernarán, los márgenes especulares (más anchos en el borde interior para la encuadernación) evitan que el texto desaparezca en el margen interior. Para documentos exclusivamente digitales, los márgenes estándar de 2 a 2,5 cm en todos los lados funcionan para la mayoría de los propósitos. Los encabezados y pies de página necesitan suficiente espacio en el margen para ser visibles; verifique que los números de página y los títulos de los capítulos no estén cortados en la vista previa de impresión.
Tabla de contenidos y PDF Navegación
Es frustrante utilizar un documento largo sin navegación. En Word, inserte una tabla de contenido automática (Referencias > Tabla de contenido) basada en sus estilos de encabezado. Cuando se exporta a PDF, se puede hacer clic en esta tabla de contenido: los lectores pueden saltar directamente a cualquier capítulo o sección.
Los marcadores PDF (el panel de navegación que aparece en la barra lateral de Adobe Reader) se generan automáticamente a partir de los estilos de encabezado de Word cuando exporta utilizando la exportación PDF integrada de Word. Asegúrese de utilizar Archivo > Guardar como > PDF (no Imprimir en PDF) para preservar esta estructura. El método Imprimir en PDF aplana todo y pierde la navegación de marcadores, lo cual es muy importante para PDF Navegación en un documento largo.
Gestión de imágenes en documentos largos
Los documentos largos con muchas imágenes son la fuente más común de PDF de gran tamaño y archivos de carga lenta. Las imágenes del documento son el principal factor del tamaño del archivo y las imágenes de alta resolución añaden peso rápidamente.
Antes de exportar: en Word, seleccione todas las imágenes y use Comprimir imágenes (haga clic con el botón derecho en cualquier imagen > Comprimir imágenes > Aplicar a todas las imágenes de este documento). Establezca la resolución en Pantalla (150 DPI) para distribución digital o Imprimir (300 DPI) si el documento se imprimirá. Este único paso a menudo reduce el tamaño del PDF exportado entre un 60% y un 80% en comparación con la exportación con imágenes sin comprimir.
Si el PDF sigue siendo demasiado grande después de la exportación, ejecútelo a través de la herramienta de compresión PDF de WukongPDF en www.wukongpdf.com para obtener una reducción adicional. Para un libro o manual que se distribuye digitalmente, mantener el archivo por debajo de 10 MB hace que sea práctico compartirlo por correo electrónico y rápido de descargar.
Las configuraciones de exportación que importan
En el cuadro de diálogo de exportación PDF de Word (Archivo > Guardar como > PDF), varias opciones afectan la calidad de salida:
- Optimizar para: elija "Estándar" para resultados con calidad de impresión o "Tamaño mínimo" para distribución web/correo electrónico donde el tamaño del archivo importa más que la calidad de la imagen
- Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad: habilite esto para preservar la estructura de encabezados y hacer que el PDF sea legible para lectores de pantalla.
- Crear marcadores usando encabezados: habilite esto para generar el panel de navegación en el visor PDF a partir de los encabezados de sus documentos.
- Cumple con ISO 19005-1 (PDF/A): habilite esto solo si el documento necesita cumplir con los estándares de archivo; agrega requisitos de incrustación de fuentes y restringe algunas características
El cheque final antes de distribuir
Después de exportar, abra el PDF y verifique: ¿aparecen los marcadores en el panel de navegación? ¿La tabla de contenidos enlaza con las páginas correctas? ¿Todas las imágenes se reproducen correctamente? ¿Es el tamaño del archivo razonable para el método de distribución? Revise algunas páginas en el medio del documento: los problemas de formato en documentos largos a menudo aparecen en el medio en lugar de al principio, donde naturalmente miraría primero. Un pase de revisión de diez minutos antes de distribuirlo es mucho menos doloroso que recopilar quejas y volver a emitir el archivo después del hecho.