Un formulario PDF con campos de texto para nombre, fecha, dirección y comentarios está completo excepto por el elemento más importante: un lugar para que el destinatario firme. Sin un campo de firma designado, el destinatario debe imprimir el formulario, firmarlo físicamente y escanearlo nuevamente a digital, rompiendo el flujo de trabajo totalmente digital, o intentar colocar una imagen de firma en algún lugar de la página sin una ubicación de destino clara, con la esperanza de que aterrice en el lugar correcto.
Un campo de firma le indica al destinatario exactamente dónde firmar y proporciona las herramientas para hacerlo digitalmente. El campo es un contenedor que acepta una firma digital, un nombre escrito o una imagen de firma y lo bloquea en su lugar.
Agregar un campo de firma Sign PDF rellenable a un formulario implica utilizar un editor de formularios PDF para colocar un campo de firma digital en la ubicación de firma designada y, opcionalmente, configurarlo para guiar la experiencia de firma del destinatario. Las herramientas PDF Forms de WukongPDF admiten la creación de campos de firma, y los pasos a continuación cubren la adición de campos de firma que hacen que sus formularios sean completamente firmables digitalmente.
Colocación de un campo de firma digital en el formulario
En Adobe Acrobat Pro, abra la herramienta Preparar formulario. Acrobat detecta automáticamente los campos de formulario existentes y entra en el modo de edición de formulario. En la barra de herramientas en la parte superior, seleccione la herramienta Firma digital, que aparece como un ícono de lápiz o tiene la etiqueta Agregar un campo de firma. Haga clic en la página donde se debe colocar la firma y arrastre para dibujar un rectángulo que defina el área de la firma. El rectángulo debe ser lo suficientemente grande como para acomodar una firma manuscrita natural, generalmente de aproximadamente 2 pulgadas de ancho por 0,5 pulgadas de alto.
Después de colocar el campo, haga clic derecho y seleccione Propiedades. En la pestaña General, asigne al campo un nombre descriptivo como Solicitante-Firma o Cliente-Firma. El nombre del campo identifica esta firma específica en los datos del formulario y debe ser único dentro del documento. En la pestaña Apariencia, configure cómo se ve el campo cuando se imprime y cuando se muestra en la pantalla. En la pestaña Firmado, elija qué sucede después de que el destinatario firme: bloquear el documento para evitar más cambios o permitir la edición continua.
Configurar el campo Firma para la experiencia del destinatario
En el cuadro de diálogo Propiedades del campo en la pestaña Firmado, la opción Marcar como de solo lectura después de firmar bloquea el documento después de que el destinatario aplica su firma, evitando modificaciones adicionales en cualquier campo del formulario. Esta configuración es apropiada para documentos finales, como contratos firmados, donde no deben producirse cambios después de la firma. Deje esta opción sin marcar para formularios en los que es posible que el destinatario deba firmar y luego continuar completando otros campos, o donde se requieren varias firmas de diferentes personas.
En la pestaña General, agregue una información sobre herramientas que aparece cuando el destinatario pasa el cursor sobre el campo de firma. Una lectura de información sobre herramientas Haga clic aquí para firmar. Puede escribir su nombre, dibujar su firma o cargar una imagen de firma que guía a los usuarios nuevos a través del proceso de firma y reduce la confusión sobre lo que hace el campo.
Agregar campos de firma para múltiples firmantes
Para formularios que requieren firmas de varias partes, un contrato que necesita tanto la firma del cliente como la del representante de la empresa, o un formulario de aprobación que requiere la aprobación de un gerente y un director, coloque un campo de firma separado para cada firmante. Nombra cada campo para identificar al firmante: Firma del cliente, Aprobación del gerente, Firma del director. Coloque cada campo cerca del nombre correspondiente y el texto del título en el formulario.
Algunos flujos de trabajo de firma de PDF admiten la firma secuencial, donde el documento pasa automáticamente de un firmante al siguiente. Configure el orden de firma en las propiedades del campo de firma o en la configuración del flujo de trabajo de firma del documento. El primer firmante recibe el documento, firma su campo y el documento le solicita automáticamente que lo reenvíe al siguiente firmante. La firma secuencial conserva el orden de firma previsto, lo que tiene importancia legal para algunos tipos de documentos.
Prueba del campo de firma antes de la distribución
Después de colocar y configurar todos los campos de firma, guarde el formulario y ábralo en un visor de PDF estándar como Adobe Acrobat Reader, no en la versión de edición Pro. Esto simula la experiencia del destinatario. Haga clic en cada campo de firma y confirme que activa el proceso de firma. Siga el flujo de trabajo de firma para cada campo y verifique que la firma aparezca correctamente, en la posición correcta y en el tamaño correcto.
Pruebe el formulario en al menos un dispositivo móvil si es probable que algún destinatario firme en un teléfono o tableta. Los visores de PDF móviles manejan los campos de firma de manera diferente que los visores de escritorio, y un campo que funciona perfectamente en el escritorio puede ser difícil de activar o puede mostrarse incorrectamente en el móvil. Las pruebas en todas las plataformas detectan estos problemas antes de que frustren a los destinatarios.
| Configuración de campo | Objetivo | Recomendación |
|---|---|---|
| Nombre del campo | Identifica la firma en los datos del formulario. | Utilice nombres descriptivos y únicos por firmante |
| Texto de información sobre herramientas | Guía al destinatario sobre cómo firmar. | Agregue instrucciones breves para usuarios nuevos |
| Marcar como de solo lectura después de firmar | Bloquea el documento después de aplicar la firma | Habilitar para documentos finales, deshabilitar para formularios con múltiples firmas |
| Orden de firma | Controla la secuencia de múltiples firmas. | Configurar para documentos donde el orden de firma es importante |
Alternativas cuando no se admite un campo de firma digital
Algunos visores de PDF, en particular las versiones anteriores y algunas aplicaciones móviles, no son totalmente compatibles con los campos de firma digital. Para obtener la máxima compatibilidad, proporcione una alternativa: incluya una línea de firma visible dibujada en la página, una línea horizontal con las etiquetas Firma: y Fecha: impresas debajo, además del campo de firma digital. Los destinatarios cuyos visores admitan firmas digitales pueden utilizar el campo. Los destinatarios cuyos espectadores no pueden imprimir, firmar físicamente y escanear.