Diseñas un documento usando una fuente específica, lo exportas a PDF y lo envías a alguien. ¿Ven la misma fuente que usaste? Depende, y entender por qué es más útil de lo que parece. El manejo de fuentes es uno de los aspectos menos visibles de la creación de PDF, pero es responsable de una buena parte de las inconsistencias en la representación con las que se encuentra la gente.
Tres cosas que pueden pasarle a tus fuentes
Cuando exporta un PDF, su software tiene que decidir qué hacer con las fuentes del documento. Hay tres resultados posibles, y cuál sucede depende de su configuración de exportación y de la licencia de la fuente.
Incrustación completa. El archivo de fuente completo está empaquetado dentro del PDF. Cualquiera que abra el documento verá exactamente la fuente que utilizó, independientemente de si está instalada en su dispositivo. La desventaja es el tamaño del archivo: incrustar una fuente completa agrega varios cientos de kilobytes y, si utiliza varias fuentes personalizadas, se suma.
Subconjunto. Solo se incrustan los caracteres realmente utilizados en el documento, no todo el archivo de fuente. Si su documento utiliza 80 caracteres únicos de una fuente, solo se empaquetan esos 80 caracteres. El destinatario ve la fuente correcta para todo el contenido del documento y el archivo es más pequeño que con la incrustación completa. Este es el comportamiento predeterminado en la mayoría del software y la elección correcta para la mayoría de situaciones.
Sin incrustación. La fuente no está incluida en el PDF en absoluto. Cuando alguien abre el documento, su visor PDF busca la fuente en su dispositivo. Si está ahí, el documento parece correcto. Si no es así, el espectador la sustituye por la fuente disponible más cercana y el diseño puede cambiar notablemente.
Por qué las fuentes a veces no se incrustan
La incrustación de fuentes no siempre es automática y existen dos razones comunes por las que no sucede.
Primero, restricciones de licencia. Algunas fuentes comerciales prohíben explícitamente la incrustación en PDFs: el archivo de fuente incluye una bandera que indica al software que no lo incruste. Esto es menos común que antes, pero todavía existe. Si su software respeta esa restricción (que debería), la fuente no aparecerá en el PDF incluso si la incrustación está habilitada en su configuración.
En segundo lugar, exportar la configuración. Algunas aplicaciones no incorporan fuentes de forma predeterminada, en particular software o herramientas más antiguos que no están diseñados principalmente para la salida de PDF. Si está exportando desde una aplicación menos común y sus fuentes no se muestran correctamente en otros dispositivos, verifique la configuración de exportación; generalmente hay una opción para habilitar la incrustación de fuentes que simplemente está desactivada.
Cómo se ve realmente la sustitución de fuentes
Cuando un visor de PDF no puede encontrar la fuente original, elige la más cercana entre las disponibles. Adobe Reader utiliza una fuente integrada llamada "Adobe Sans MM" o "Adobe Serif MM" como alternativa: una fuente de varios maestros que intenta aproximarse a las métricas del tipo de letra que falta. El resultado conserva los saltos de línea y el diseño básico, pero luce notablemente diferente del original.
Otros espectadores son menos sofisticados. El visor PDF de Chrome o una aplicación móvil básica pueden sustituirlo por cualquier fuente del sistema que tenga el estilo más parecido, lo que puede significar que un documento diseñado en un sans-serif condensado termine renderizándose en un serif ancho. El texto que encaja perfectamente en una línea del original ahora se ajusta. Los títulos cambian de peso. El documento todavía es legible, pero ya no se parece a lo que fue diseñado.
Las fuentes que no necesitan incrustarse
Hay 14 fuentes definidas en la especificación PDF como estándar: Helvetica, Times, Courier, Symbol y sus variantes. Los visores de PDF deben tener estas fuentes disponibles independientemente del sistema operativo. Los documentos que utilizan únicamente estas fuentes no necesitan incrustarse porque todos los espectadores ya las tienen.
En la práctica, Arial y Times New Roman están tan ampliamente instaladas que se comportan de manera similar a las fuentes estándar para la mayoría de los propósitos. Si su documento utiliza sólo fuentes comunes del sistema, rara vez encontrará problemas de sustitución incluso sin incrustarlas. El riesgo aumenta significativamente cuando se utilizan tipos de letra comprados, fuentes para mostrar o cualquier cosa fuera del conjunto de fuentes común del sistema.
Cómo comprobar si sus fuentes están incrustadas
En Adobe Acrobat o Acrobat Reader, vaya a Archivo > Propiedades > Pestaña de fuentes. Se enumeran todas las fuentes del documento, junto con su estado de incrustación. Quieres ver "Integrado" o "Subconjunto integrado" junto al nombre de cada fuente. Si ve solo el nombre de la fuente sin estado de incrustación, esa fuente no está incrustada y puede sustituirse en dispositivos que no la tienen instalada.
Si las fuentes no están incrustadas y necesita que lo estén, regrese a su archivo fuente y vuelva a exportar con la incrustación habilitada. Para las conversiones de Word a PDF, la exportación PDF integrada de Word incorpora fuentes de forma predeterminada, pero es posible que las impresoras PDF de terceros o los métodos de exportación más antiguos no lo hagan. En caso de duda, verifique las propiedades de la fuente antes de distribuir un documento donde la representación consistente es importante.