Es necesario distribuir un informe trimestral finalizado a cincuenta partes interesadas de toda la organización y socios externos. Cada destinatario debería poder abrir y leer el documento completo sin barreras. Cada destinatario debería poder imprimir una copia física para sus archivos personales o para realizar anotaciones a mano si ese es su método de trabajo preferido. Absolutamente ningún destinatario, bajo ninguna circunstancia, debería poder modificar un solo carácter del contenido, cambiar una cifra de ingresos en una tabla de resumen financiero, eliminar un párrafo inconveniente o agregar una anotación de comentario que luego otros destinatarios verían como si fuera parte del documento original.
La configuración de permisos de seguridad de PDF proporciona un control granular independiente sobre cada categoría de acción que un destinatario puede realizar en el documento. Los permisos de edición y los permisos de impresión son opciones completamente independientes que se pueden habilitar o deshabilitar individualmente para crear precisamente el perfil de acceso que coincida con los requisitos de distribución específicos del documento.
Bloquear un documento PDF Security para evitar cualquier forma de edición y al mismo tiempo permitir explícitamente la impresión significa configurar una contraseña de propietario con un perfil de permiso específico: edición y modificación completamente deshabilitadas, impresión de alta resolución habilitada explícitamente y capacidades de copia y anotación de contenido controladas de forma independiente. Las herramientas PDF Contraseña de WukongPDF admiten configuraciones de permisos granulares y configurables de forma independiente, y la configuración a continuación crea un documento que es completamente legible e imprimible pero completamente no modificable.
Configuración de permisos granulares para documentos usando una contraseña de propietario
En Adobe Acrobat Pro, abra el menú Archivo, seleccione Propiedades del documento y navegue hasta la pestaña Seguridad. En el menú desplegable Método de seguridad, elija Seguridad de contraseña para abrir el cuadro de diálogo de configuración de permisos. En el cuadro de diálogo Configuración de seguridad de contraseña, marque la casilla denominada Restringir la edición e impresión del documento para activar los controles de permisos. Ingrese una contraseña de propietario segura y fácil de recordar, también denominada Cambiar contraseña de permisos, en el campo designado. Esta es la contraseña que usted, como propietario y controlador del documento, utilizará en el futuro si alguna vez necesita modificar la configuración de permisos, cambiar las restricciones o eliminar por completo toda la seguridad del documento.
Debajo de los campos de entrada de contraseña, el menú desplegable Impresión permitida controla todas las formas de salida de impresión física y virtual. Configúrelo en Alta resolución para autorizar a los destinatarios a imprimir con la resolución nativa completa de su impresora, produciendo copias en papel de calidad profesional adecuadas para archivar, firmar o conservar. Configúrelo en Baja resolución para permitir la impresión, pero solo con una calidad deliberadamente reducida, generalmente con un límite de 150 ppp, lo que produce texto aún legible pero imágenes y detalles finos visiblemente degradados. El menú desplegable Cambios permitidos controla todas las formas de modificación de documentos. Configúrelo en Ninguno para evitar por completo la edición, anotación, llenado de formularios, firma, extracción de páginas y cualquier otra forma de alteración de documentos.
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Configurar los ajustes de accesibilidad y copia de contenido de forma independiente
La casilla de verificación denominada Habilitar copia de texto, imágenes y otro contenido controla si los destinatarios pueden seleccionar texto en la página usando la herramienta de selección de texto y copiarlo al portapapeles del sistema para pegarlo en otras aplicaciones. Este permiso opera de forma completamente independiente de la restricción de edición. Un documento se puede bloquear contra toda edición y al mismo tiempo permitir la copia de texto con fines de referencia legítimos, como un informe en el que los destinatarios necesitan citar pasajes de sus propios documentos. Desmarque la casilla de verificación para bloquear toda copia de texto e imágenes.
La casilla de verificación etiquetada Habilitar acceso de texto para dispositivos lectores de pantalla para personas con discapacidad visual controla si las aplicaciones de tecnología de asistencia pueden acceder al contenido de texto del documento para leer en voz alta a usuarios con discapacidad visual. Esta configuración debe permanecer habilitada en prácticamente todas las circunstancias para garantizar que el documento cumpla con los requisitos de accesibilidad y no cree una barrera innecesaria para los usuarios que dependen de lectores de pantalla. Deshabilitar el acceso a texto para tecnología de asistencia no proporciona seguridad adicional significativa, ya que un actor malintencionado utilizaría herramientas técnicas de extracción en lugar de un lector de pantalla.
Prueba de la configuración completa de permisos antes de la distribución
Después de aplicar todas las configuraciones de seguridad al documento, guarde el archivo, ciérrelo completamente para borrar cualquier estado de autorización almacenado en caché y vuelva a abrirlo como lo haría un destinatario, sin ingresar la contraseña del propietario. Verifique que todas las herramientas de edición en la interfaz estén atenuadas y no funcionen en absoluto. Verifique que la función Imprimir funcione correctamente enviando una página de prueba a una impresora física. Verifique que la copia de contenido se comporte de acuerdo con su configuración configurada, ya sea habilitada para la selección de texto o completamente bloqueada.
Abra Propiedades del documento e inspeccione la pestaña Seguridad. El panel Resumen de restricciones de documentos debe mostrar exactamente el perfil de permiso que configuró: Impresión: permitida en alta resolución, edición de documentos: no permitida y el estado apropiado para copia de contenido y acceso a texto para lectores de pantalla. Este resumen es precisamente lo que verá cada destinatario cuando verifique las propiedades de seguridad del documento.
| Configuración de permisos | Qué controla | Recomendación |
|---|---|---|
| Impresión: Alta Resolución | Impresión de máxima calidad en cualquier impresora | Habilitar para documentos destinados a ser impresos y retenidos |
| Impresión: baja resolución | Salida de calidad reducida, aproximadamente 150 DPI | Úselo cuando los destinatarios necesiten leer en papel pero no reproducir |
| Cambios: Ninguno | Impide toda edición, anotación y modificación. | Habilitar para todos los documentos finales distribuidos externamente |
| Habilitar la copia de contenido | Controla la selección de texto y la copia del portapapeles. | Habilitar a menos que el contenido deba estar completamente bloqueado |
Comunicación de la configuración de permisos a los destinatarios
Los destinatarios que no estén familiarizados con los permisos de seguridad de PDF pueden sentirse confundidos o frustrados cuando descubran que no pueden editar, anotar o comentar en el documento. Incluya de forma proactiva una breve nota explicativa en la portada del documento o en el cuerpo del correo electrónico de distribución: este documento se distribuye como una versión finalizada. La impresión está habilitada para su comodidad de referencia. La edición se ha restringido intencionalmente para preservar la integridad del documento y garantizar que todos los destinatarios revisen el contenido idéntico.
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