Ein gescanntes PDF eines fünfseitigen Briefes sollte nicht 80 MB groß sein. Dies ist jedoch häufig der Fall, und der Grund dafür liegt fast immer darin, wie der Scan eingerichtet wurde, und nicht in irgendetwas mit dem Dokument selbst. Die Dateigröße eines gescannten PDF hat nichts damit zu tun, wie viel Text sich auf der Seite befindet – sie wird ausschließlich durch die Bilddaten bestimmt, die der Scanner erfasst hat. Das Verständnis dieser Unterscheidung weist direkt auf die Lösung hin.
Die Scannerauflösung war zu hoch eingestellt
Dies ist mit Abstand die häufigste Ursache für übergroße gescannte PDFs. Die Scannerauflösung wird in DPI (Punkte pro Zoll) gemessen. Je höher der DPI-Wert, desto mehr Bilddaten werden erfasst – und desto größer ist die resultierende Datei. Viele Scanner verwenden standardmäßig 300 oder 600 DPI, was für die Archivierung von Dokumenten geeignet ist, die Sie möglicherweise im Großformat drucken oder näher heranzoomen möchten. Für ein Standardtextdokument, das Sie per E-Mail teilen oder in ein Portal hochladen, ist das übertrieben.
Bei 300 DPI erzeugt eine einzelne A4-Seite in Farbe vor jeglicher Komprimierung etwa 25 MB Rohbilddaten. Multiplizieren Sie das mit einem 10-seitigen Dokument und Sie beginnen bei 250 MB, bevor das PDF überhaupt gespeichert wird. Die meisten Scanner wenden die Komprimierung automatisch an, aber der Ausgangspunkt sind immer noch viele Daten.
Bei Nur-Text-Dokumenten reichen 150 DPI für eine saubere, lesbare Ausgabe aus. Für Dokumente mit Fotos oder detaillierten Diagrammen sind 200 DPI eine angemessene Obergrenze für die Weitergabe. Sparen Sie mehr als 300 DPI für echte Archivierungsanforderungen, bei denen Sie das Dokument später möglicherweise in voller Qualität reproduzieren müssen.
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Farbscannen statt Graustufen oder Schwarzweiß
Farbscans speichern drei Datenkanäle für jedes Pixel – Rot-, Grün- und Blauwerte. Bei einem Graustufenscan wird nur einer gespeichert. Bei einem Schwarz-Weiß-Scan (bitonal) wird ein Bit pro Pixel gespeichert – entweder Schwarz oder Weiß, nichts dazwischen. Der Unterschied in der Dateigröße ist erheblich: Ein Farbscan eines Nur-Text-Dokuments kann 10–20 Mal größer sein als dasselbe Dokument, das in Schwarzweiß gescannt wurde.
Wenn es sich bei Ihrem Dokument um schwarze Tinte auf weißem Papier handelt – was für die meisten Geschäftsdokumente, Verträge und Formulare gilt – hat das Scannen in Farbe keinen Vorteil. Der Scan erfasst die leichte Cremefarbe des Papiers, die grauen Schatten in der Nähe der Heftlöcher und die geringfügigen Unterschiede in der Tintendichte, die Sie nicht benötigen. Wenn Sie in Ihren Scannereinstellungen auf den Schwarzweiß- oder Graustufenmodus umschalten, wird die Dateigröße erheblich reduziert.
Zum Speicherzeitpunkt wurde keine Komprimierung angewendet
Einige Scannersoftware speichert gescannte Bilder mit minimaler oder keiner Komprimierung. Der Scanner erfasst die Rohbilddaten und schreibt sie nahezu unverändert in das PDF, was zu einer Datei führt, die für ihren Inhalt unnötig groß ist. Dies variiert je nach Scanner und Software – einige wenden standardmäßig eine aggressive Komprimierung an, andere greifen kaum darauf zurück.
Wenn Sie bereits ein übergroßes gescanntes PDF haben, ist es oft die schnellste Lösung, es mit einem PDF-Komprimierungstool auszuführen. Ein gutes Komprimierungstool, das auf ein gescanntes PDF angewendet wird, kann die Dateigröße ohne sichtbare Qualitätsveränderung um 60–80 % reduzieren – insbesondere bei Schwarzweiß-Textdokumenten, bei denen die Bilddaten äußerst effizient komprimiert werden.
Der Scan enthält unnötige Seiten oder leere Seiten
Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug ziehen manchmal zusätzliche leere Seiten ein, insbesondere wenn die Rückseite des Dokuments leer ist. Jede leere Seite wird weiterhin als vollständiges Bild im PDF gespeichert, was zur Dateigröße beiträgt, ohne dass nützliche Inhalte hinzugefügt werden. Ein 20-seitiger Scan mit 6 versehentlich leeren Seiten ist 30 % größer als nötig.
Überprüfen Sie nach dem Scannen schnell das PDF und löschen Sie alle leeren oder doppelten Seiten, bevor Sie es speichern oder teilen. Mit den meisten PDF-Tools können Sie einzelne Seiten entfernen – das dauert etwa 30 Sekunden und kann die endgültige Größe erheblich reduzieren.
So reduzieren Sie die Größe eines vorhandenen gescannten PDF
Wenn der Scan bereits abgeschlossen ist und die Datei zu groß ist, haben Sie zwei Möglichkeiten: Komprimieren oder erneuten Scan mit besseren Einstellungen. Ein erneutes Scannen ist die sauberere Lösung, wenn Sie noch Zugriff auf das physische Dokument haben und das bestmögliche Ergebnis erzielen möchten. Wenn Sie die Datei jedoch nur schnell unter eine Größenbeschränkung bringen müssen, funktioniert die Komprimierung gut.
Zukünftig zu verwendende Scaneinstellungen
Ein paar Änderungen an Ihren Scannereinstellungen sorgen dafür, dass Dateien von Anfang an überschaubar bleiben:
- Nur-Text-Dokumente: Schwarzweißmodus, 150 DPI
- Dokumente mit Fotos oder Grafiken: Graustufen oder Farbe, 200 DPI
- Archivierung von Originalen, die Sie möglicherweise reproduzieren müssen: 300 DPI, ggf. Farbe
- Aktivieren Sie immer die PDF-Komprimierung in Ihrer Scannersoftware, wenn die Option verfügbar ist
Gescannte PDFs müssen nicht riesig sein. Die richtigen Einstellungen zum Scan-Zeitpunkt halten die Dateien klein, ohne dass die tatsächlich benötigte Qualität darunter leidet – und ein nachträglicher Komprimierungsdurchlauf verarbeitet alles, was durchgerutscht ist.
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