Das Einreichen eines PDF an ein Gericht, eine Regierungsbehörde oder eine juristische Gegenpartei ist nicht dasselbe wie das Versenden eines Dokuments per E-Mail an einen Kollegen. Das falsche Dateiformat, eine fehlende Signatur oder nicht redigierte persönliche Informationen können dazu führen, dass Ihre Einreichung abgelehnt wird – oder schlimmer noch, ein Problem entsteht, das Sie nicht mehr lösen können. Um es gleich beim ersten Mal richtig zu machen, bedarf es einer kurzen Checkliste, die die meisten Leute überspringen.
Überprüfen Sie zuerst die Einreichungsanforderungen
Verschiedene Gerichte und Behörden haben unterschiedliche Regeln, und diese sind nicht immer offensichtlich. Einige Gerichte verlangen für die Archivierung das Format PDF/A. Andere legen maximale Dateigrößen fest, verlangen Lesezeichen für Dokumente ab einer bestimmten Seitenzahl oder verlangen, dass PDFs anstelle gescannter Bilder durchsuchbar sind. Bundesgerichte in den USA nutzen das CM/ECF-System, das eigene technische Spezifikationen hat.
Bevor Sie etwas vorbereiten, informieren Sie sich über die spezifischen Einreichungsanforderungen für das Gericht oder die Behörde, bei der Sie Ihre Unterlagen einreichen. Wenn Sie mit einem Anwalt zusammenarbeiten, sollte dieser diese bereits kennen. Wenn Sie eine Pro-Se-Einreichung vornehmen, gibt es auf der Website des Gerichts normalerweise einen Abschnitt zu den Anforderungen für die elektronische Einreichung.
Versuchen Sie Protect PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Stellen Sie sicher, dass der Text auswählbar ist
Die meisten Rechtssysteme verlangen mittlerweile, dass elektronisch abgelegte PDFs echten, auswählbaren Text enthalten – keine gescannten Bilder. Ein gescanntes Dokument ist lediglich ein Foto einer Seite. Richter, Gerichtsschreiber und gegnerische Anwälte müssen in der Lage sein, den Text zu durchsuchen, ihn zu kopieren und auf bestimmte Passagen zu verweisen. Ein PDF, das nur ein Bild ist, lässt all das nicht zu.
Wenn Ihr Dokument ursprünglich digital erstellt wurde – in Word eingegeben oder aus einem System exportiert – sollte es bereits auswählbaren Text enthalten. Wenn es sich um ein physisches Dokument handelt, das gescannt wurde, müssen Sie es vor dem Absenden mit OCR versehen. OCR wandelt das Textbild in tatsächliche Textzeichen um, die durchsucht und ausgewählt werden können.
Um dies zu überprüfen: Öffnen Sie Ihr PDF und versuchen Sie, durch Klicken und Ziehen einen Satz auszuwählen. Wenn Sie Text hervorheben können, ist alles in Ordnung. Wenn sich Ihr Cursor in ein Fadenkreuz verwandelt und Sie nur einen rechteckigen Bereich des Bildes auswählen können, benötigt das Dokument OCR, bevor es zur Ablage bereit ist.
Sensible Informationen ordnungsgemäß schwärzen
Die Schwärzung ist einer der am häufigsten misshandelten Schritte bei der rechtlichen PDF-Vorbereitung. Wenn Sie in einem PDF-Editor ein schwarzes Kästchen über den Text ziehen oder einen schwarzen Textmarker verwenden, wird der darunter liegende Text nicht entfernt, sondern nur optisch verdeckt. Jeder, der die "geschwärzten" Wenn Sie einen Abschnitt in einen Texteditor übertragen, können Sie lesen, was sich darunter befindet. Dies hat in hochkarätigen Rechtsfällen zu echten Problemen geführt.
Durch die ordnungsgemäße PDF-Redaktion wird der Inhalt dauerhaft aus der Datei entfernt, nicht nur aus der visuellen Ebene. Das Ergebnis ist eine Lücke oder ein schwarzer Balken an der Stelle, an der sich der Text befand, ohne dass sich darunter etwas befindet. Überprüfen Sie nach der Schwärzung immer, indem Sie den geschwärzten Bereich auswählen und versuchen, ihn zu kopieren. Wenn nichts eingefügt wird, ist die Schwärzung echt.
Häufige Elemente, die in rechtlichen Unterlagen geschwärzt werden müssen: Sozialversicherungsnummern, Finanzkontonummern, Geburtsdaten von Minderjährigen und Namen minderjähriger Kinder. Viele Gerichtssysteme haben spezifische Regeln darüber, welche Informationen geschwärzt oder gekürzt werden müssen.
Verwenden Sie die richtige Signatur
Rechtliche Eingaben erfordern oft eine Unterschrift, aber nicht jede Art von Unterschrift hat die gleiche rechtliche Bedeutung. Ein getippter Name (in elektronischen Akten manchmal als „/s/ Ihr Name“ geschrieben) wird in vielen Gerichtssystemen als gültige elektronische Signatur akzeptiert. Bei anderen funktioniert das Bild einer handschriftlichen Unterschrift. Eine kryptografische digitale Signatur mit einem überprüfbaren Zertifikat ist die sicherste Option und in einigen Gerichtsbarkeiten erforderlich.
Informieren Sie sich vor der Unterzeichnung darüber, was Ihr Gericht oder Ihre Behörde akzeptiert. Einige verbieten ausdrücklich bestimmte Signaturtypen für bestimmte Dokumentkategorien. Im Zweifelsfall ist es am sichersten, den Text auszudrucken, handschriftlich zu unterschreiben, zu scannen und mit OCR zu scannen, um die Durchsuchbarkeit des Textes wiederherzustellen – allerdings sind dadurch weitere Schritte erforderlich.
Kontrollieren Sie die Dateigröße, ohne das Dokument zu beschädigen
Viele Ablagesysteme legen eine Dateigrößenbeschränkung fest – üblicherweise 10 MB oder 25 MB pro Dokument. Wenn Ihr PDF das Limit überschreitet, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Komprimieren, Aufteilen in mehrere Dateien oder beides. Die entscheidende Regel hierbei ist, den Text zu komprimieren, ohne die Textqualität zu beeinträchtigen. Juristische Dokumente müssen bei hohem Zoom lesbar bleiben, und jede Komprimierung, die Text unscharf macht oder die Bildauflösung unter einen lesbaren Schwellenwert senkt, verursacht Probleme.
Das Komprimierungstool von WukongPDF wendet eine verlustfreie Komprimierung auf Text- und Vektorelemente an, sodass der Text scharf bleibt, während die Gesamtdateigröße sinkt. Bei Dokumenten mit eingebetteten Fotos oder gescannten Seiten ergibt sich die größte Größeneinsparung durch die Bildkomprimierung – und eine Qualitätseinstellung von 80 % oder mehr sorgt dafür, dass alles lesbar bleibt.
Abschließende Checkliste vor dem Absenden
Gehen Sie dies durch, bevor Sie es einreichen:
- Text ist auswählbar – öffnen Sie das PDF und versuchen Sie, einen Satz hervorzuheben
- Sensible Informationen werden ordnungsgemäß redigiert und nicht nur visuell abgedeckt
- Die Unterschrift entspricht dem Format, das das Gericht oder die Behörde akzeptiert
- Die Dateigröße liegt innerhalb des Einreichungslimits
- Das Format entspricht den Anforderungen (Standard PDF, PDF/A usw.)
- Bei Bedarf sind Seitennummerierung und Lesezeichen vorhanden
Rechtliche PDF-Fehler sind fast immer vermeidbar. Die Einsendungen, die abgelehnt werden oder zu Problemen führen, sind in der Regel diejenigen, bei denen jemand einen Schritt übersprungen hat – oft die Schwärzung oder die Durchsuchbarkeit des Textes –, weil er in Eile war. Eine fünfminütige Prüfung vor der Einreichung ist viel mehr wert, als sich danach mit den Konsequenzen auseinanderzusetzen.
Versuchen Sie Protect PDF
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.