Bei der Wahl zwischen PDF und Google Docs kommt es nicht wirklich darauf an, welches Format besser ist – es geht darum, was Sie mit dem Dokument machen möchten. Die Verwendung der falschen Option führt zu Reibungen, die nicht existieren sollten: Dokumente, die versehentlich bearbeitet werden, Layouts, die auf verschiedenen Geräten kaputt gehen, oder Dateien, an denen keine Zusammenarbeit möglich ist. Dies richtig zu treffen, ist eine dieser kleinen Workflow-Entscheidungen, die stillschweigend viel Zeit sparen.
Was Google Docs gut kann
Google Docs ist für die Zusammenarbeit an Dokumenten konzipiert, die noch geschrieben oder überarbeitet werden. Mehrere Personen können gleichzeitig Änderungen vornehmen, Kommentare hinterlassen, Änderungen vorschlagen und den Überarbeitungsverlauf bis zum ersten Entwurf anzeigen. Wenn ein Dokument Überprüfungszyklen durchlaufen muss – interne Freigaben, Teamänderungen, Hin und Her mit einem Kunden –, bewältigt Google Docs diesen Prozess besser als jedes statische Format.
Es erleichtert auch das Teilen. Senden Sie einen Link, legen Sie Berechtigungen fest und der Empfänger sieht die aktuelle Version, ohne etwas herunterladen zu müssen. Bei Dokumenten, die sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln – lebende Dokumentation, laufende Besprechungsnotizen, laufende Projektbeschreibungen – bedeutet die Aufbewahrung in Google Docs, dass jeder immer das Gleiche sieht.
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Was PDF gut kann
PDF ist das richtige Format, wenn ein Dokument fertig ist, und das muss auch so bleiben. Dadurch wird das Layout gesperrt, sodass das Dokument auf jedem Gerät und auf jedem Bildschirm identisch aussieht – dieselben Schriftarten, dieselben Abstände, dieselben Seitenumbrüche, unabhängig davon, welche Software der Empfänger verwendet oder welche Bildschirmgröße er hat. Ein als PDF gesendetes Angebot sieht genauso aus, wie Sie es entworfen haben. Dieselbe Datei, die als Google-Doc-Link gesendet wird, kann auf der anderen Seite möglicherweise anders umfließen.
PDF ist außerdem der Standard für alles, was signiert, abgelegt oder archiviert werden muss. Verträge, Rechnungen, rechtliche Einreichungen, Compliance-Dokumente – diese müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt festgelegt werden und dürfen nicht nachträglich bearbeitet werden. PDF Sicherheit Funktionen wie Passwortschutz und Berechtigungskontrollen fügen eine weitere Ebene hinzu, wenn der Inhalt vertraulich ist.
Wo Unternehmen das falsch verstehen
Der häufigste Fehler besteht darin, PDF zu früh im Leben eines Dokuments zu verwenden. Das Versenden eines Angebots als PDF, bevor der Kunde die Möglichkeit hatte, Änderungen anzufordern, bedeutet, dass er Ihnen entweder seine Notizen per E-Mail zusenden, eine gedruckte Kopie markieren und zurückscannen muss oder ein PDF umständlich mit Anmerkungen versehen muss – was alles schmerzhafter ist, als es sein muss. Bewahren Sie Dokumente in Google Docs auf, bis sie zur Fertigstellung bereit sind.
Der gegenteilige Fehler besteht darin, Dinge in Google Docs zu belassen, obwohl sie PDF sein sollten. Das Teilen einer Rechnung als Google-Doc-Link bedeutet, dass der Empfänger diese versehentlich ändern könnte. Das Senden eines abgeschlossenen Vertrags auf diese Weise führt zu Problemen bei der Versionskontrolle – welche Bearbeitung ist maßgeblich? Alles, was einen endgültigen, vereinbarten Zustand darstellt, gehört in PDF.
Der Übergabepunkt: Wann soll nach PDF exportiert werden?
Die meisten Geschäftsdokumente sollten in Google Docs beginnen und zu einem bestimmten Zeitpunkt in PDFs umgewandelt werden: wenn sie fertig sind und Ihre Hände verlassen müssen. Bei einem Vorschlag erfolgt dies nach der abschließenden internen Prüfung. Bei einem Vertrag ist es der Zeitpunkt, an dem er zur Unterzeichnung bereit ist. Bei einer Rechnung ist es der Zeitpunkt, an dem Sie bereit sind, sie an den Kunden zu senden.
Der Export von Google Docs nach PDF ist unkompliziert: Datei → Herunterladen → PDF-Dokument. Das Ergebnis ist ein sauberes PDF, das mit dem übereinstimmt, was Sie in Docs sehen. Wenn Sie vor dem Senden eine Signatur hinzufügen, sie für E-Mails komprimieren oder mit anderen Dokumenten zusammenführen müssen, erledigen Tools wie WukongPDF diese letzten Schritte, ohne dass Sie das Original erneut öffnen müssen.
Praktischer Leitfaden nach Dokumenttyp
Google Docs verwenden für:
- Entwerfen Sie Vorschläge, Briefings und Berichte, die vom Team überprüft werden müssen
- Interne Dokumentation und Wikis, die regelmäßig aktualisiert werden
- Besprechungsnotizen, Projektpläne und alles, was mit der Zusammenarbeit zu tun hat
Verwenden Sie PDF für:
- Endgültige Vorschläge, Verträge und Vereinbarungen stehen zur Unterzeichnung bereit
- Rechnungen, Quittungen und Finanzdokumente
- Alles, was bei einer Regierungsbehörde oder einem Gericht eingereicht wird
- Präsentationen, Berichte und Dokumente, die an externe Parteien gesendet werden, wenn das Layout wichtig ist
Sie arbeiten am besten zusammen
Der effizienteste Ansatz besteht nicht darin, das eine dem anderen vorzuziehen, sondern beide für das zu nutzen, was sie jeweils gut können. Entwerfen und arbeiten Sie in Google Docs zusammen. Wenn das Dokument endgültig ist, exportieren Sie es nach PDF und verwenden Sie einen PDF Tools-Workflow für alle verbleibenden Schritte: Signieren, Komprimieren, Zusammenführen oder Schützen. Auf diese Weise erhalten Sie die Flexibilität der Zusammenarbeit in Echtzeit während der Erstellung und die Stabilität eines festen Formats, sobald es fertig ist.
Die meisten Workflow-Probleme bereiten Dokumente, die nie bewusst in das eine oder andere Format gebracht wurden – sie sind zu früh in PDF abgedriftet oder blieben zu lange bearbeitbar. Eine einfache Regel darüber, wann jedes Format angewendet wird, löst das meiste Problem.
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