Excel-Gitternetzlinien, die schwachen grauen Linien, die Zellen auf dem Bildschirm trennen, werden standardmäßig nicht gedruckt. Wenn Sie eine Excel-Tabelle in eine PDF-Datei exportieren, werden die Daten gedruckt, das Raster jedoch nicht. Eine Tabelle ohne Gitternetzlinien ist schwerer zu lesen, da die visuelle Struktur fehlt, die eine Zelle von der nächsten trennt. Zahlen schweben im Leerraum ohne die Grenzen, die ihre Beziehungen definieren.
Gitterlinien sind der Unterschied zwischen einer Tabellenkalkulation, die wie eine Tabelle aussieht, und einer Tabellenkalkulation, die wie verstreute Zahlen aussieht.
Beim Drucken einer Excel-Datei in eine PDF-Datei mit Gitternetzlinien muss vor dem Exportieren eine Einstellung in Excel geändert werden. WukongPDFs PDF-Druck-Konvertierungstools übernehmen den Exportschritt, und die folgende Konfiguration stellt sicher, dass Gitternetzlinien, Zeilen- und Spaltenüberschriften sowie das Seitenlayout alle korrekt von der Tabelle in die PDF-Datei übertragen werden.
Die Einstellung, die den Rasterliniendruck steuert
In Excel sind Gitternetzlinien eine Anzeigefunktion und keine Formatierungsfunktion. Sie werden auf dem Bildschirm angezeigt, um Ihnen beim Navigieren in der Tabelle zu helfen. Sie sind jedoch nicht Teil der Zellenformatierung und werden standardmäßig nicht gedruckt. Um sie zu drucken, öffnen Sie die Registerkarte „Seitenlayout“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Drucken“ unter „Gitterlinien“ in der Gruppe „Blattoptionen“. Diese Einstellung weist Excel an, die Bildschirmgitterlinien in die gedruckte Ausgabe und in jede aus der Druckausgabe erstellte PDF-Datei einzubeziehen.
Die Einstellung „Gitternetzlinien drucken“ gilt für das gesamte Blatt. Sie können Gitterlinien nicht selektiv für einige Zellen drucken und für andere nicht. Wenn Sie selektive Rahmen benötigen, verwenden Sie die Zellrahmenformatierung, anstatt sich auf Gitternetzlinien zu verlassen. Zellränder sind Teil des Zellformats und werden unabhängig von der Gitterlinieneinstellung gedruckt. Für Tabellenkalkulationen, in denen nur bestimmte Abschnitte sichtbare Zellgrenzen benötigen, wenden Sie Ränder auf diese Zellen an und lassen Sie die Option „Gitternetzlinien drucken“ deaktiviert.
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Einstellen des Druckbereichs zur Vermeidung zusätzlicher Seiten
Excel-Tabellen, die auf dem Bildschirm scheinbar auf eine Seite passen, können sich beim Drucken oder Exportieren als PDF über mehrere Seiten erstrecken, da der Druckbereich bis zur letzten Zelle reicht, die Daten, Formatierungen oder auch nur ein Leerzeichen enthält. Legen Sie den Druckbereich vor dem Exportieren explizit fest. Wählen Sie den Zellbereich aus, der in der PDF-Datei angezeigt werden soll, gehen Sie zu „Seitenlayout“ und klicken Sie auf „Druckbereich“ und dann auf „Druckbereich festlegen“.
Nachdem Sie den Druckbereich festgelegt haben, überprüfen Sie mithilfe der Druckvorschau, wie viele Seiten die Auswahl umfasst. Eine Tabellenkalkulation, von der Sie erwartet haben, dass sie auf eine Seite passt, kann sich über vier Seiten erstrecken, da die Spalten breit und die Schriftart groß ist. Passen Sie im Seitenlayout die Skalierungseinstellungen für Breite und Höhe an, um den Druckbereich an die gewünschte Anzahl von Seiten anzupassen. Wenn Sie die Breite auf 1 Seite festlegen, werden alle Spalten auf eine Seitenbreite gezwungen. Wenn Sie die Höhe auf 1 Seite festlegen, werden alle Zeilen auf eine Seitenhöhe gezwungen.
Einschließlich Zeilen- und Spaltenüberschriften
Zeilennummern und Spaltenbuchstaben, A, B, C oben und 1, 2, 3 unten links, helfen den Lesern, auf bestimmte Zellen im PDF zu verweisen. Um sie einzuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Drucken“ unter „Überschriften“ in der Gruppe „Blattoptionen“ auf der Registerkarte „Seitenlayout“. Diese Einstellung ist unabhängig von der Einstellung für die Gitternetzlinien.
Zeilen- und Spaltenüberschriften sind nützlich für Tabellenkalkulationen, die gemeinsam überprüft werden, wenn jemand sagen könnte, Zelle D47 überprüfen und der PDF-Reader D47 schnell finden muss. Sie lenken bei Tabellenkalkulationen, die als fertige Berichte oder Präsentationsmaterialien dienen, ab. Wählen Sie basierend darauf, wie das PDF verwendet werden soll. Ein Referenzdokument profitiert von Überschriften. Ein poliertes Ergebnis sieht ohne sie sauberer aus.
| Druckeinstellung | Speicherort in Excel | Auswirkung auf PDF |
|---|---|---|
| Gitterlinien drucken | Seitenlayout > Blattoptionen > Gitterlinien > Drucken | Fügt allen Zellen schwache Zellgrenzlinien hinzu |
| Überschriften drucken | Seitenlayout > Blattoptionen > Überschriften > Drucken | Fügt Zeilennummern und Spaltenbuchstaben hinzu |
| Druckbereich festlegen | Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen | Definiert, welche Zellen in der Ausgabe angezeigt werden |
| Passend skalieren | Seitenlayout > Passend skalieren > Breite/Höhe | Skaliert den Inhalt so, dass er der angegebenen Anzahl von Seiten entspricht |
| Seitenausrichtung | Seitenlayout > Ausrichtung > Porträt/Landschaft | Wechselt zwischen vertikalem und horizontalem Layout |
Handhabung von Seitenumbrüchen und Skalierung
Die automatischen Seitenumbrüche von Excel schneiden häufig mitten in wichtige Datenzeilen. Ein Seitenumbruch, der eine Zusammenfassungszeile von ihren Detailzeilen trennt, macht beide Seiten schwerer verständlich. Passen Sie Seitenumbrüche manuell in der Seitenumbruch-Vorschau an. Ziehen Sie die blauen Seitenumbruchlinien an Positionen zwischen logischen Datengruppen. Manuelle Seitenumbrüche stellen sicher, dass jede PDF-Seite einen vollständigen, zusammenhängenden Datensatz enthält.
Bei der Skalierung wird die Lesbarkeit durch die Seitenzahl beeinflusst. Das Skalieren einer breiten Tabellenkalkulation auf eine Seitenbreite kann dazu führen, dass der Text auf 6 Punkt verkleinert wird, was im Druck nicht mehr lesbar ist. Wenn für die Anpassung des Inhalts eine Skalierung unter 70 % erforderlich ist, sollten Sie erwägen, zuerst in die Querformatausrichtung zu wechseln, um mehr Breite zu erhalten, oder den Inhalt auf mehrere Seiten mit wiederholten Kopfzeilen aufzuteilen. Die Lesbarkeit sollte das Seitenlayout bestimmen, nicht ein willkürliches einseitiges Ziel.
Umgang mit zusammengeführten Zellen und bedingter Formatierung in der PDF-Ausgabe
Zusammengeführte Zellen, die sich in Excel über mehrere Spalten oder Zeilen erstrecken, können das PDF-Seitenlayout beschädigen. Eine zusammengeführte Titelzelle, die sich über die Spalten A bis F in einer Kalkulationstabelle erstreckt und die Spalten A bis D auf Seite eins und die Spalten E bis F auf Seite zwei druckt, führt dazu, dass der Titel unangenehm auf die Seiten aufgeteilt wird. Trennen Sie die Titelzellen vor dem Exportieren oder platzieren Sie Titel mithilfe der Einstellung „Titel drucken“ in einer separaten Kopfzeile, die auf jeder Seite gedruckt wird.
Bedingte Formatierung, Farbskalen, Datenbalken, Symbolsätze werden alle im PDF dargestellt, wenn die Druckeinstellungen eine Farbausgabe beinhalten. Überprüfen Sie die PDF-Datei im Druckvorschaumodus, um sicherzustellen, dass die Farben der bedingten Formatierung korrekt gedruckt werden und ausreichend Kontrast für die Lesbarkeit bieten. Eine Grün-Gelb-Rot-Farbskala, die auf dem Bildschirm klar aussieht, kann auf einem Schwarzweißdrucker in nicht unterscheidbaren Grautönen gedruckt werden. Testen Sie bei PDFs, die zum Drucken bestimmt sind, eine Farbseite auf dem Zieldrucker, bevor Sie den vollständigen Export der Tabellenkalkulation durchführen.
Hinzufügen von Drucktiteln für mehrseitige Tabellenkalkulationen
Bei Tabellenkalkulationen, die sich über mehrere Seiten erstrecken, stellt die Wiederholung der Kopfzeile auf jeder Seite sicher, dass die Leser wissen, welche Spalte welche ist. Klicken Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Titel drucken“. Legen Sie auf der Registerkarte „Blatt“ des Dialogfelds fest, dass „Zeilen“ oben in der Zeile bzw. den Zeilen mit den Spaltenüberschriften wiederholt werden sollen. Diese Zeilen werden oben auf jeder Seite der PDF-Datei gedruckt.
Drucktitel sind die wichtigste Einstellung für mehrseitige Tabellenkalkulations-PDFs. Eine 10-seitige Tabelle ohne wiederholte Überschriften ist unlesbar, da der Leser zur Seite 1 zurückblättern muss, um sich zu merken, was Spalte F enthält. Die gleiche Tabelle mit wiederholten Überschriften ist auf jeder Seite selbstdokumentierend. Ein paar Sekunden beim Konfigurieren von Drucktiteln machen den Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem frustrierenden PDF aus.
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