Sie haben eine Stunde damit verbracht, die perfekten Schriftarten für Ihr Word-Dokument auszuwählen. Die Überschriften sind in einer sauberen serifenlosen Schrift gesetzt. Der Fließtext ist eine lesbare Serife. Die Bildunterschriften verwenden eine charakteristische komprimierte Schriftart. Sie exportieren als PDF, öffnen das Ergebnis und Ihre sorgfältig ausgewählten Schriftarten wurden ersetzt. Die Überschriften sind jetzt in Calibri. Der Haupttext ist Times New Roman. Die Bildunterschriften sehen überhaupt nicht so aus, wie Sie es entworfen haben. Das PDF hat Ihre Schriftartenauswahl in generische Ersatzschriftarten umgewandelt und das Dokument sieht wie ein Entwurf und nicht wie ein fertiges Stück aus.
Die Schriftarttreue während der Word-zu-PDF-Konvertierung wird durch eine einzige Einstellung gesteuert: Schriftarteinbettung. Wenn Schriftarten eingebettet sind, enthält die PDF-Datei eine Kopie aller im Dokument verwendeten Zeichenformen. Wenn Schriftarten nicht eingebettet sind, verweist die PDF-Datei namentlich auf die Schriftart und hängt vom Betriebssystem des Betrachters ab, um eine passende Schriftart bereitzustellen. Wenn der Viewer die Schriftart nicht installiert hat, wird sie durch die nächst verfügbare Schriftart ersetzt. Diese Ersetzung ist der Grund dafür, dass Ihr Dokument auf dem Computer einer anderen Person anders aussieht als auf Ihrem.
Warum das Einbetten von Schriftarten nicht immer automatisch erfolgt
Word bettet aus zwei Gründen nicht standardmäßig alle Schriftarten ein. Erstens, Dateigröße. Eingebettete Schriftarten fügen die Schriftartdaten zum PDF hinzu, was bei großen Schriftartfamilien mit vielen Zeichenvarianten die Dateigröße erheblich erhöhen kann. Ein Dokument, das eine vollständige OpenType-Schriftart mit Tausenden von Glyphen verwendet, kann der PDF-Datei 2 bis 5 MB an eingebetteten Schriftdaten hinzufügen. Zweitens Lizenzbeschränkungen. Einige kommerzielle Schriftarten unterliegen in ihren Lizenzen Einbettungsbeschränkungen, die verhindern, dass die Schriftartdaten in eine PDF-Datei aufgenommen werden. Word respektiert diese Lizenzflags und bettet keine Schriftarten ein, deren Einbettung aufgrund der Lizenz verboten ist.
Sie können überprüfen, ob eine Schriftart das Einbetten zulässt, indem Sie sich ihre Eigenschaften ansehen. Öffnen Sie unter Windows den Ordner „Schriftarten“ in der Systemsteuerung, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schriftartendatei und wählen Sie „Eigenschaften“. Suchen Sie nach dem Feld „Schrifteinbettbarkeit“. Wenn dort „Installierbar“ steht, oder "Bearbeitbar" Die Schriftart kann ohne Einschränkung in ein PDF eingebettet werden. Wenn dort „Vorschau/Drucken“ steht, oder "Eingeschränkt" Word wird es nicht einbetten. Wenn es etwas anderes sagt, kann es sein, dass Word nur eine Teilmenge der tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen einbettet, was normalerweise ausreicht, aber zu Problemen führen kann, wenn jemand später versucht, den PDF-Text zu bearbeiten.
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So erzwingen Sie das Einbetten von Schriftarten in den Word-zu-PDF-Exporteinstellungen
In Microsoft Word ist die Einstellung zum Einbetten von Schriftarten in den PDF-Exportoptionen verborgen. Gehen Sie zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus der Dropdown-Liste „Dateityp“. Bevor Sie auf „Speichern“ klicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Im Dialogfeld „Optionen“ im Abschnitt „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ISO 19005-1-konform (PDF/A)“. Dadurch wird Word gezwungen, alle im Dokument verwendeten Schriftarten einzubetten. Für die Einhaltung von PDF/A ist die Einbettung von Schriftarten erforderlich. Wenn Sie diese Option auswählen, ist somit garantiert, dass jedes Zeichen der Schriftart in der Ausgabedatei enthalten ist.
Es gibt einen Kompromiss. Durch die PDF/A-Konformität werden auch einige interaktive Funktionen wie JavaScript und externe Hyperlinks deaktiviert. Wenn Ihr Dokument auf diese Funktionen angewiesen ist, verwenden Sie nicht die PDF/A-Option. Verlassen Sie sich stattdessen auf das Standardverhalten beim Einbetten von Schriftarten, das TrueType- und OpenType-Schriftarten einbettet, wenn die Lizenz dies zulässt, und überprüfen Sie manuell, ob alle benutzerdefinierten Schriftarten, die Sie gekauft oder heruntergeladen haben, einbettungskompatibel sind, bevor Sie Ihr Dokument um sie herum entwerfen. Eine Schriftart, die nicht eingebettet werden kann, sollte nicht die primäre Schriftart in einem Dokument sein, das für die PDF-Verteilung bestimmt ist. Wählen Sie eine einbettbare Alternative.
Überprüfen, ob Schriftarten den Export überstanden haben
Öffnen Sie nach dem Export als PDF die Datei und überprüfen Sie die Schriftarten. Gehen Sie in Adobe Acrobat zu „Datei“, „Eigenschaften“ und wählen Sie die Registerkarte „Schriftarten“ aus. In der Liste werden alle Schriftarten angezeigt, auf die im Dokument verwiesen wird. Suchen Sie neben jedem Schriftartnamen nach dem Text „Embedded“. oder „Embedded Subset“. „Eingebettet“ bedeutet, dass die vollständige Schriftart enthalten ist. „Eingebettete Teilmenge“ bedeutet, dass nur die tatsächlich im Dokument verwendeten Zeichen enthalten sind, was in der Regel ausreicht. Wenn eine Schriftart keine Beschriftung aufweist, ist sie nicht eingebettet. Die PDF-Datei verweist namentlich darauf und ist abhängig vom Viewer, der sie bereitstellt. Dies ist die Schriftart, die auf Computern ersetzt wird, auf denen sie nicht installiert ist.
Auf der Registerkarte „Schriftarten“ wird auch die Kodierung jeder Schriftart angezeigt. Wenn eine Schriftart eine benutzerdefinierte Codierung anstelle von Identity-H aufweist, wird die Schriftart möglicherweise nicht auf allen Systemen korrekt angezeigt. Identity-H ist die Standardkodierung für moderne PDFs und gibt an, dass die Schriftart die Standard-Unicode-Zeichenzuordnung verwendet. Benutzerdefinierte Kodierungen können dazu führen, dass Zeichen auf verschiedenen Systemen als unterschiedliche Glyphen angezeigt werden, da die Zuordnung zwischen Zeichencodes und Glyphen nicht standardisiert ist.
Im PDF-Export-Tool von WukongPDF ist die Überprüfung der Schriftarteinbettung in die Exportvorschau integriert. Nachdem Sie ein Word-Dokument hochgeladen und konvertiert haben, wird in der Vorschau ein Schriftartenbericht angezeigt, in dem alle Schriftarten in der Ausgabe und ihr Einbettungsstatus aufgeführt sind. Schriftarten, die als nicht eingebettet gekennzeichnet sind, können vor Abschluss des Exports behoben werden, indem die Konvertierungseinstellungen angepasst oder die problematischen Schriftarten im Quelldokument ersetzt werden.
Verwendung von Standardschriftarten als universelle Kompatibilitätsstrategie
Der sicherste Weg, Schriftartenprobleme in PDFs zu vermeiden, besteht darin, Schriftarten zu verwenden, die auf praktisch jedem Computer installiert sind. Die PDF-Basis-14-Schriftarten sind garantiert in jedem PDF-Viewer verfügbar: Times New Roman, Helvetica, Courier und Symbol in den Varianten Normal, Fett, Kursiv und Fett-Kursiv. Ein vollständig in diesen Schriftarten festgelegtes Dokument wird auf jedem Gerät identisch angezeigt, ohne dass eine Schriftarteinbettung erforderlich ist. Der Nachteil ist die begrenzte typografische Vielfalt. Hierbei handelt es sich um leistungsstarke Schriftarten und nicht um designorientierte Optionen, aber für Dokumente, bei denen eine zuverlässige Wiedergabe wichtiger ist als die visuelle Unterscheidung, sind sie die sicherste verfügbare Option.
Wählen Sie für Dokumente, die mehr typografische Persönlichkeit benötigen, Schriftarten aus der Google Fonts-Bibliothek. Google Fonts sind Open Source und unterliegen keinen Einbettungsbeschränkungen. Sie können frei in jedes PDF eingebettet werden. Ein mit Google-Schriftarten wie Open Sans, Lora oder Montserrat erstelltes Dokument kann mit vollständiger Schriftarteneinbettung exportiert werden, was eine konsistente Darstellung gewährleistet und gleichzeitig weitaus mehr Designflexibilität als die Basis 14 bietet. Die von Ihnen ausgewählten PDF-Schriftarten definieren die visuelle Identität des Dokuments. Durch die Wahl einbettbarer Schriftarten wird sichergestellt, dass die Identität den Weg von Ihrem Computer zu jedem Empfänger überdauert.
Ein praktischer Schritt zur Fehlerbehebung, wenn sich eine bestimmte Schriftart nicht einbetten lässt: Öffnen Sie den Ordner „Schriftarten“ in der Windows-Systemsteuerung oder in der Schriftartenbuch-App auf dem Mac, suchen Sie die problematische Schriftart und überprüfen Sie deren Eigenschaften. Einige Schriftarten verfügen über eine „Vorschau/Drucken“-Funktion. Einbettungsflag, das vom Schriftdesigner festgelegt wurde. Dieses Flag teilt Anwendungen mit, dass die Schriftart zur Bildschirmanzeige und zum Drucken auf dem Computer des Erstellers verwendet werden kann, jedoch nicht zur Verteilung in ein Dokument eingebettet werden kann. Wenn eine Schriftart über dieses Flag verfügt und Sie es in einem PDF benötigen, haben Sie drei Möglichkeiten. Wenden Sie sich an den Schrifthersteller, um eine Lizenz zu erhalten, die das Einbetten ermöglicht. Dabei handelt es sich in der Regel um eine kommerzielle Desktop-Lizenz und nicht um eine Lizenz für den persönlichen Gebrauch. Ersetzen Sie die Schriftart durch eine einbettbare Schriftart, die optisch ähnlich ist, z. B. durch die Verwendung von Adobe Garamond Pro anstelle einer eingeschränkten Garamond-Variante. Oder wandeln Sie den Text mit dieser Schriftart in einem Vektorbearbeitungsprogramm in Konturen um, das die Buchstabenformen als Pfade und nicht als Text in die PDF-Datei einbrennt und so das visuelle Erscheinungsbild beibehält, den Text jedoch nicht durchsuchbar und nicht auswählbar macht. Der Konturkonvertierungspfad eignet sich für Logos und kurze Überschriften. Dies ist für Fließtexte nicht praktikabel, da der Text dadurch für Such- und Bildschirmleseprogramme unzugänglich wird.
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