Warum die Konvertierung von Excel in PDF mehr als nur Drucken erfordert
Eine Excel-Tabelle sieht auf dem Bildschirm organisiert und lesbar aus, da Sie horizontal und vertikal scrollen können, um alle Daten anzuzeigen. Wird dieselbe Tabelle ohne Vorbereitung gedruckt oder ins PDF-Format konvertiert, entsteht oft ein fragmentiertes Durcheinander. Spalten laufen über den rechten Rand der Seite hinaus und setzen sich auf separaten Seiten fort. Zeilen werden an den Seitenrändern in der Mitte der Zelle umbrochen. Die Kopfzeile erscheint nur auf der ersten Seite, alle nachfolgenden Seiten bleiben ohne Spaltenbezeichnungen. Um Excel ordnungsgemäß in PDF zu konvertieren, müssen Sie die Tabelle so einrichten, dass jede Seite der resultierenden PDF-Datei für sich lesbar und vollständig ist.
Durch Festlegen des Druckbereichs vor dem Exportieren wird sichergestellt, dass in der endgültigen PDF-Ausgabe nur die gewünschten Daten angezeigt werden.
Ein einzelner Testdruck einer repräsentativen Seite bestätigt, dass alle Layouteinstellungen wie erwartet funktionieren.
Der Excel-zu-PDF-Konvertierungsprozess unter Windows gibt Ihnen mehr Kontrolle als auf jeder anderen Plattform, da Excel für Windows den umfassendsten Satz an Seitenlayout- und PDF-Exportfunktionen enthält. Sie können Druckbereiche festlegen, sich wiederholende Kopfzeilen definieren, die Ausgabe so skalieren, dass sie auf eine bestimmte Anzahl von Seiten passt, und genau steuern, welche Teile der Arbeitsmappe im PDF angezeigt werden. Diese Einstellungen, von denen sich die meisten auf der Registerkarte „Seitenlayout“ in Excel befinden, bestimmen, ob die PDF-Ausgabe professionell oder zufällig aussieht.
Windows-Benutzer haben außerdem Zugriff auf Microsoft Print to PDF, einen integrierten virtuellen Drucker, mit dem jede Anwendung mit Druckfunktion PDF-Ausgaben erstellen kann. Dieser virtuelle Druckeransatz funktioniert mit älteren Excel-Versionen, die möglicherweise nicht über eine native PDF-Exportfunktion verfügen. Der Schlüssel zum Erzielen guter Ergebnisse mit beiden Methoden liegt in der Vorbereitung, die Sie vor Beginn der Konvertierung in Excel durchführen.
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Einrichten Ihrer Excel-Tabelle für saubere PDF-Ausgabe unter Windows
Beginnen Sie damit, zu definieren, was auf jeder Seite des PDFs erscheinen soll. Excel-Tabellen enthalten oft weit mehr Spalten, als auf eine Standardseitenbreite passen. Die Seitenlayoutansicht in Excel zeigt genau, wo Seitenumbrüche bei den aktuellen Druckeinstellungen liegen. Wechseln Sie von der Registerkarte „Ansicht“ zur Seitenlayoutansicht und scrollen Sie durch die Tabelle. Blaue gestrichelte Linien zeigen automatische Seitenumbrüche an. Durchgezogene Linien kennzeichnen von Ihnen festgelegte manuelle Seitenumbrüche.
Stellen Sie den Druckbereich so ein, dass er nur die gewünschten Zellen in der PDF-Datei enthält. Wählen Sie den Zellbereich aus, der die auszugebenden Daten enthält, gehen Sie zur Registerkarte „Seitenlayout“, klicken Sie auf „Druckbereich“ und wählen Sie „Druckbereich festlegen“. Excel nimmt nur den ausgewählten Bereich in die PDF-Ausgabe auf. Dies ist besonders nützlich für Tabellenkalkulationen, die unterstützende Berechnungen, Referenztabellen oder Notizen enthalten, die nicht in der verteilten PDF-Datei erscheinen sollen.
Konfigurieren Sie sich wiederholende Kopfzeilen, sodass Spaltenbeschriftungen oben auf jeder Seite angezeigt werden. Klicken Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Titel drucken“. Stellen Sie auf der Registerkarte „Blatt“ des Dialogfelds „Seite einrichten“ ein, dass sich die Zeilen oben in der Zeile oder den Zeilen wiederholen, die Ihre Spaltenüberschriften enthalten. Diese Einstellung stellt sicher, dass jeder, der die PDF-Datei liest, sehen kann, was jede Spalte darstellt, ohne zur ersten Seite zurückblättern zu müssen. Legen Sie bei Tabellenkalkulationen mit vielen Spalten, die sich horizontal über mehrere Seiten erstrecken, außerdem fest, dass sich die Spalten links wiederholen, damit die Zeilenbeschriftungen auf jeder Seite sichtbar bleiben.
Passen Sie die Skalierung an, damit Ihre Daten auf eine angemessene Anzahl von Seiten passen. Auf der Registerkarte „Seitenlayout“ können Sie „Breite“ und „Höhe“ auf jeweils 1 Seite festlegen, um die gesamte Tabelle auf eine einzige Seite zu zwingen, was bei kleinen Tabellen funktioniert. Stellen Sie bei größeren Tabellen die Breite auf 1 Seite ein und lassen Sie die Höhe automatisch, sodass alle Spalten auf jeder Seite angezeigt werden und die Zeilen sich über so viele Seiten wie nötig erstrecken. Vermeiden Sie eine Skalierung unter etwa 70 Prozent, da kleinerer Text in der PDF-Ausgabe schwer lesbar wird.
Die PDF-Druck-Einstellungen, die Sie in Excel konfigurieren, bestimmen direkt die PDF-Ausgabequalität. Nehmen Sie sich die Zeit, jede Einstellung vor dem Export zu überprüfen. Eine Tabellenkalkulation, deren korrekte Einrichtung 15 Minuten dauert, erzeugt ein PDF, das professionell aussieht. Eine mit Standardeinstellungen exportierte Tabelle erzeugt oft ein PDF, das wie ein nachträglicher Einfall aussieht.
Exportieren Ihrer Tabelle als PDF unter Windows Schritt für Schritt
Wenn die Seitenlayouteinstellungen konfiguriert sind, ist der Export als PDF unkompliziert. Gehen Sie zu Datei, wählen Sie Exportieren und dann PDF/XPS-Dokument erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“, um den Speicherdialog zu öffnen. Klicken Sie vor dem Speichern auf die Schaltfläche „Optionen“ unter dem Speicherdialog, um auf die Exportoptionen zuzugreifen. Wählen Sie den Seitenbereich aus, wenn Sie nur bestimmte Seiten der Ausgabe wünschen. Wählen Sie, ob nur das aktive Blatt, alle Blätter in der Arbeitsmappe oder eine bestimmte Auswahl exportiert werden sollen. Bei Arbeitsmappen mit mehreren Blättern wird beim Exportieren der gesamten Arbeitsmappe eine PDF-Datei erstellt, in der jedes Blatt auf einer neuen Seite beginnt.
Nachdem Sie Ihre Optionen ausgewählt haben, wählen Sie einen Dateinamen und einen Speicherort und klicken Sie auf „Veröffentlichen“. Excel rendert die Tabelle entsprechend Ihren Seitenlayouteinstellungen und erstellt die PDF-Datei. Öffnen Sie das PDF sofort und scrollen Sie durch jede Seite, um zu überprüfen, ob die Ausgabe Ihren Erwartungen entspricht. Überprüfen Sie, ob alle Spalten auf jede Seite passen, ohne dass der Inhalt abgeschnitten wird. Stellen Sie sicher, dass sich die Kopfzeilen korrekt wiederholen. Stellen Sie sicher, dass Seitenumbrüche an logischen Positionen und nicht in der Mitte wichtiger Datenzeilen erfolgen.
Bedenken Sie bei Tabellenkalkulationen, die mit Personen geteilt werden, die die Daten möglicherweise später extrahieren müssen, dass ein PDF-Konverter diese PDF-Datei bei Bedarf wieder in Excel konvertieren kann. Um die zukünftige Extraktion zu vereinfachen, stellen Sie sicher, dass die Daten in sauberen Tabellen mit klaren Spaltenüberschriften dargestellt werden und nicht in komplexen Layouts mit zusammengeführten Zellen, die die Extraktionstools verwirren.
Lösen häufiger Probleme bei der Konvertierung von Excel in PDF unter Windows
Das häufigste Problem sind Spalten, die über die Seitenbreite hinausragen und abgeschnitten oder auf eine zweite Seite verschoben werden. Die Lösung besteht darin, die Spaltenbreiten so anzupassen, dass sie in den druckbaren Bereich passen, die Seitenausrichtung von Hochformat in Querformat zu ändern oder den Skalierungsprozentsatz anzupassen. Bei Tabellenkalkulationen mit 8 bis 12 Spalten löst die Ausrichtung im Querformat häufig das Problem. Kombinieren Sie für breitere Tabellen die Ausrichtung im Querformat mit der Skalierungseinstellung, um alle Spalten auf einer Seite anzupassen.
Ein weiteres häufiges Problem besteht darin, dass Gitterlinien nicht in der PDF-Ausgabe angezeigt werden. Excel druckt standardmäßig keine Gitternetzlinien, auch wenn diese auf dem Bildschirm sichtbar sind. Um Gitterlinien einzubeziehen, gehen Sie zur Registerkarte „Seitenlayout“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Drucken“ unter „Gitterlinien“ in der Gruppe „Blattoptionen“. Diese Einstellung fügt dünne Linien um jede Zelle in der PDF-Ausgabe hinzu und verbessert so die Lesbarkeit datenintensiver Tabellenkalkulationen.
Seitenumbrüche, die in der Mitte verbundener Zellen oder großer Zellblöcke auftreten, führen zu optisch störenden PDF-Ausgaben. Überprüfen Sie die Seitenumbruchvorschau in Excel, auf die Sie über die Registerkarte „Ansicht“ zugreifen können, um genau zu sehen, wo Seitenumbrüche liegen.
Ziehen Sie Seitenumbruchlinien, um sie zwischen logischen Datengruppen und nicht in der Mitte wichtiger Zeilen neu zu positionieren. Die manuelle Platzierung von Seitenumbrüchen erzeugt ein PDF, das die Datenstruktur berücksichtigt, anstatt sie willkürlich durchzuschneiden.
Überlegen Sie bei sehr großen Tabellenkalkulationen, die nicht angemessen auf gedruckte Seiten passen, ob eine PDF-Datei das richtige Ausgabeformat ist. Eine in PDF konvertierte Kalkulationstabelle mit mehreren tausend Zeilen kann Hunderte von Seiten erzeugen, deren Navigation unpraktisch ist. In diesen Fällen dient das direkte Teilen der Excel-Datei oder das Exportieren eines Zusammenfassungsbereichs als PDF unter Beibehaltung des gesamten Datensatzes im Excel-Format sowohl den Präsentations- als auch den Datenzugriffsanforderungen.
Bei Excel-Arbeitsmappen mit mehreren Blättern hängt die Entscheidung, alle Blätter als eine fortlaufende PDF-Datei oder jedes Blatt als separaten Abschnitt zu exportieren, davon ab, wie der Empfänger das Dokument verwenden wird. Durch den Export der gesamten Arbeitsmappe wird eine einzelne PDF-Datei erstellt, in der jedes Arbeitsblatt auf einer neuen Seite beginnt, sodass der Empfänger bequem nacheinander scrollen kann. Durch den Export ausgewählter Blätter in separate PDFs erhält der Empfänger individuelle Dateien für jede Datenkategorie. Dies ist besser, wenn verschiedene Empfänger unterschiedliche Blätter benötigen oder wenn einzelne Blätter an verschiedenen Orten abgelegt werden. Die Konvertierungstools von WukongPDF unterstützen beide Ansätze.
Bedingte Formatierungen in Excel, wie etwa Farbskalen, Datenbalken und Symbolsätze, die Datenmuster visuell hervorheben, lassen sich im Allgemeinen gut auf die PDF-Ausgabe übertragen, da diese Formatierungselemente visuell dargestellt werden. Das PDF verliert jedoch das interaktive Hover- und Klickverhalten, das die bedingte Formatierung manchmal in der Excel-Version beinhaltet. Überprüfen Sie vor dem Exportieren die Tabelle. Beachten Sie dabei, dass der Empfänger das statische visuelle Ergebnis der bedingten Formatierung sieht, aber nicht wie in der Excel-Datei damit interagieren kann.
Überprüfen Sie bei Tabellenkalkulationen, die Diagramme und Grafiken neben den Datentabellen enthalten, dass die Diagrammelemente in der PDF-Ausgabe korrekt dargestellt werden. Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen und Legendentext verschieben während des PDF-Exports manchmal ihre Position oder ändern die Schriftart, da die Diagramm-Rendering-Engine in Excel eine andere Logik zum Ersetzen von Schriftarten verwendet als die Haupt-Rendering-Engine der Tabellenkalkulation. Eine schnelle Überprüfung jedes Diagramms in der PDF-Ausgabe bestätigt, dass alle Beschriftungen, Titel und Legendeneinträge an der richtigen Position und in einer lesbaren Größe angezeigt werden.
Der in Windows integrierte virtuelle Drucker „Microsoft Print to PDF“ bietet eine nützliche Alternative zum nativen PDF-Export von Excel, insbesondere für Tabellenkalkulationen, bei denen der native Export unerwartete Ergebnisse liefert. Der Druckpfad verarbeitet die Tabelle über dieselbe Rendering-Pipeline, die auch die physische Druckausgabe erzeugen würde, wobei komplexe Formatierungen, benutzerdefinierte Seiteneinrichtungen und druckerspezifische Einstellungen manchmal anders gehandhabt werden als der direkte Exportpfad. Wenn der native Export nicht die erwartete Ausgabe liefert, versuchen Sie es mit der Option „Als PDF drucken“, bevor Sie sich die Zeit nehmen, Fehler bei den Formatierungseinstellungen zu beheben.
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