Warum Sie Adobe Acrobat nicht benötigen, um ein PDF zu signieren
Adobe Acrobat ist seit Jahrzehnten die Standard-PDF-Anwendung, und viele Menschen gehen immer noch davon aus, dass es für alle Aufgaben erforderlich ist, die über das bloße Anzeigen einer PDF-Datei hinausgehen. Das Signieren eines Dokuments ist einer der häufigsten Gründe, warum Menschen glauben, dass sie Acrobat benötigen, da ältere Versionen von Acrobat die einzigen Tools waren, die die Platzierung von Signaturen unterstützten. Das stimmt schon seit Jahren nicht mehr. Jedes gängige Betriebssystem verfügt mittlerweile über eine integrierte PDF-Signaturfunktion, und Dutzende kostenloser und kostengünstiger Alternativen bieten Signaturfunktionen, die den von Acrobat für die meisten Benutzer angebotenen Funktionen entsprechen oder diese sogar übertreffen.
Ein browserbasiertes Signierungstool macht eine Softwareinstallation auf jedem von Ihnen verwendeten Gerät überflüssig.
Die Signatur, die Sie einmal erstellen, wird automatisch über iCloud auf allen Ihren Apple-Geräten synchronisiert.
Ein Sign PDF-Vorgang umfasst zwei unterschiedliche Funktionen: Platzieren einer visuellen Darstellung Ihrer Signatur auf dem Dokument und optional Anwenden einer kryptografisch überprüfbaren digitalen Signatur, die Ihre Identität authentifiziert und Manipulationen erkennt. Für die überwiegende Mehrheit der persönlichen und geschäftlichen Dokumente ist lediglich die visuelle Signatur erforderlich. Arbeitsverträge, Mietverträge, Genehmigungsformulare und interne Genehmigungen basieren alle auf der visuellen Unterschrift als Beweis für die Absicht und Zustimmung des Unterzeichners. Die Digitale Signatur-Funktionen, die Acrobat bereitstellt, sind nur für bestimmte regulierte Kontexte erforderlich, wie z. B. öffentliche Beschaffung, Gerichtsakten, die zertifikatbasierte Signaturen erfordern, und Branchen mit regulatorischen Signaturstandards.
Das PDF Tools-Ökosystem hat sich in den letzten fünf Jahren dramatisch erweitert. Browserbasierte PDF-Editoren können Signaturen jetzt mit der gleichen Präzision platzieren, ihre Größe ändern und positionieren wie Desktop-Anwendungen. Mit mobilen Apps können Sie Dokumente mit dem Finger oder Stift signieren und innerhalb von Sekunden zurücksenden. Die im Betriebssystem integrierten Tools bewältigen die gängigsten Signatur-Workflows ohne Softwareinstallation. Wenn Sie wissen, welche dieser Alternativen zu Ihrer spezifischen Situation passt, können Sie PDFs effizient signieren, ohne die Kosten oder Komplexität von Acrobat.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Verwenden integrierter Betriebssystem-Tools zum Signieren von PDFs unter Windows und Mac
Windows enthält Microsoft Edge als Standard-PDF-Viewer und Edge verfügt über ein integriertes Zeichen- und Anmerkungstool, mit dem Signaturen auf PDFs platziert werden können. Öffnen Sie die PDF-Datei in Edge, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Zeichnen“, wählen Sie eine Stiftfarbe und -stärke aus und verwenden Sie Ihre Maus, Ihren Touchscreen oder Ihren Stift, um Ihre Unterschrift direkt auf das Dokument zu zeichnen. Das Ergebnis ist eine Anmerkung, die Ihre Unterschrift visuell darstellt. Edge kann keine zertifikatbasierte digitale Signatur erstellen, aber für die visuelle Signatur, die die meisten Dokumente erfordern, funktioniert es sofort und ohne Einrichtung.
Mac-Benutzer verfügen über die Vorschau, die eine ausgefeiltere Signaturfunktion enthält. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau, klicken Sie auf die Schaltfläche „Markieren“ in der Symbolleiste und wählen Sie das Signaturwerkzeug aus. Sie können eine Unterschrift erstellen, indem Sie mit dem Finger auf dem Trackpad zeichnen oder ein weißes Blatt Papier unterschreiben und es an die Kamera des Mac halten. Nach der Erstellung wird die Signatur gespeichert und steht über die iCloud-Synchronisierung für die zukünftige Verwendung auf allen Ihren Apple-Geräten zur Verfügung. Um ein Dokument zu signieren, wählen Sie die gespeicherte Signatur aus dem Menü aus, klicken Sie auf das Dokument an der Stelle, an der es angezeigt werden soll, ziehen Sie es an die gewünschte Position und ändern Sie die Größe.
Die integrierten Tools beider Betriebssysteme erzeugen ein sauberes Signaturbild, das auf der PDF-Seite platziert wird. Für beides ist weder ein Adobe-Konto noch ein Abonnement oder eine Softwareinstallation erforderlich, die über das hinausgeht, was mit dem Betriebssystem geliefert wird. Das signierte PDF kann wie jede andere PDF-Datei gespeichert, per E-Mail versendet oder hochgeladen werden und Empfänger können es ohne spezielle Software in jedem PDF-Reader öffnen und anzeigen. Diese integrierten Funktionen erfüllen die Signaturanforderungen der meisten Benutzer, die lediglich ein Dokument unterschreiben und es schnell zurücksenden müssen.
Kostenlose Tools von Drittanbietern für die PDF-Signierung auf jedem Gerät
Mehrere kostenlose browserbasierte Tools ermöglichen das Signieren von PDFs, ohne dass etwas auf Ihrem Computer installiert werden muss. Mit dem Signaturtool von WukongPDF können Sie ein PDF hochladen, eine Signatur erstellen oder hochladen, diese auf dem Dokument platzieren und die signierte Version herunterladen. Das Tool funktioniert in jedem modernen Browser auf jedem Betriebssystem und verarbeitet das Dokument im Speicher, ohne es auf externen Servern zu speichern. Dieser browserbasierte Ansatz ist besonders nützlich auf gemeinsam genutzten oder öffentlichen Computern, auf denen Sie keine Software installieren können.
Für Benutzer, die häufig PDFs signieren und eine spezielle Anwendung wünschen, stehen für jede Plattform kostenlose PDF-Reader mit Signierfunktion zur Verfügung. PDF-XChange Editor für Windows bietet eine kostenlose Version mit vollständigen Signaturfunktionen. PDF Expert für Mac bietet eine kostenlose Stufe, die Signaturen unterstützt. Adobe Acrobat Reader selbst, die kostenlose Version, unterstützt das Hinzufügen von Signaturen ohne kostenpflichtiges Abonnement, obwohl Adobe diese Funktion schwieriger zu finden macht, als die Aufforderungen zum kostenpflichtigen Upgrade vermuten lassen.
Auf Mobilgeräten unterstützen sowohl die integrierten Markup-Tools in iOS als auch der Google Drive PDF Viewer auf Android das Hinzufügen von Signaturen zu PDFs ohne Drittanbieter-Apps. Auf das iOS-Markup-Tool kann über die Dateien-App und die Mail-App zugegriffen werden, wann immer Sie eine PDF-Datei öffnen. Öffnen Sie unter Android die PDF-Datei in Google Drive, tippen Sie auf das Bearbeitungssymbol und verwenden Sie das Zeichentool, um Ihre Signatur hinzuzufügen. Diese integrierten mobilen Tools bewältigen das übliche Szenario, dass Sie ein PDF per E-Mail auf Ihrem Telefon erhalten, es sofort signieren und zurücksenden, und das alles innerhalb einer Minute und ohne die integrierten Apps zu verlassen.
Erstellen eines professionell aussehenden digitalen Signaturbildes
Die Qualität Ihres Signaturbildes macht einen spürbaren Unterschied darin, wie professionell das signierte Dokument aussieht. Eine mit der Maus gekritzelte Unterschrift wirkt gehetzt und amateurhaft. Eine sorgfältig mit einem Stift gezeichnete oder aus einem hochwertigen Tusche-auf-Papier-Original erstellte Unterschrift wirkt professionell und gewollt. Wenn Sie ein paar Minuten in die Erstellung eines guten Signaturbildes investieren, zahlt es sich von nun an für jedes Dokument aus, das Sie unterschreiben.
Die beste Methode zum Erstellen eines Signaturbildes besteht darin, ein sauberes weißes Blatt Papier mit einem dunklen Tintenstift zu unterschreiben, es bei gutem Licht zu fotografieren oder zu scannen und das Bild mit einem transparenten Hintergrund zu speichern. Die meisten PDF-Signaturtools können dieses Bild importieren und als Signatur in Dokumente einfügen. Die Tinte-auf-Papier-Methode erfasst die natürliche Variation der Linienstärke, die leichten Unvollkommenheiten und den persönlichen Charakter Ihrer tatsächlichen Handschrift auf eine Weise, die digitale Zeichenwerkzeuge nur schwer reproduzieren können.
Wenn Sie die Signatur lieber digital erstellen möchten, verwenden Sie statt einer Maus einen Stift auf einem Tablet oder Telefon. Die Druckempfindlichkeit und Präzision eines Stifts führen zu deutlich besseren Ergebnissen als eine Maus oder ein Trackpad. Die meisten Tablets und Telefone mit Stiftunterstützung, darunter iPads mit Apple Pencil und Samsung Galaxy-Geräte mit S Pen, bieten ein natürliches Zeichenerlebnis, bei dem Unterschriften entstehen, die kaum von Tinte auf Papier zu unterscheiden sind. Zeichnen Sie die Signatur in einer angenehmen Größe, idealerweise größer als Sie benötigen, denn das Verkleinern einer großen Signatur führt zu saubereren Ergebnissen als das Vergrößern einer kleinen.
Speichern Sie Ihr Signaturbild in einem Format, das Transparenz unterstützt, normalerweise PNG. Ein transparenter Hintergrund bedeutet, dass die Signatur mit dem Dokument verschmilzt, ohne dass ein sichtbares weißes Rechteck um sie herum vorhanden ist. Die meisten Signierungstools, die den Bildimport unterstützen, verarbeiten transparente PNGs korrekt. Speichern Sie das Signaturbild an einem sicheren Ort, beispielsweise im Dateispeicher eines Passwort-Managers oder in einem verschlüsselten Ordner, da das Bild zum Signieren von Dokumenten in Ihrem Namen verwendet werden kann.
Schritt-für-Schritt: Signieren einer PDF-Datei mit einem browserbasierten Tool
Der browserbasierte Signatur-Workflow ist die allgemein zugängliche Methode, da er keine Softwareinstallation erfordert und auf jedem Gerät mit einem modernen Browser funktioniert. Öffnen Sie das PDF-Signaturtool in Ihrem Browser. Die meisten Tools bieten eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit einer einzigen Upload-Schaltfläche auf der Zielseite.
Laden Sie das PDF hoch, das Sie unterschreiben müssen. Das Tool zeigt die Dokumentseiten im Browserfenster mit einer Symbolleiste zum Hinzufügen von Signaturen, Text und anderen Anmerkungen an. Wählen Sie das Signaturtool und entscheiden Sie, wie Sie Ihre Signatur erstellen möchten. Zu den Optionen gehören typischerweise das Zeichnen mit der Maus oder dem Touchscreen, das Eingeben Ihres Namens in einer kursiven Schriftart oder das Hochladen einer Signaturbilddatei. Das direkte Zeichnen im Browser ist praktisch für die einmalige Verwendung. Das Hochladen eines gespeicherten Signaturbildes führt bei häufiger Verwendung zu den konsistentesten Ergebnissen.
Klicken Sie auf das Dokument, an dem Sie die Signatur platzieren möchten. An der Klickstelle wird eine Vorschau Ihrer Signatur angezeigt. Ziehen Sie, um es genau über der Signaturlinie zu positionieren. Verwenden Sie die Größenänderungsgriffe, um die Größe so anzupassen, dass die Signatur natürlich in den verfügbaren Platz passt. Die meisten Tools zeigen das Dokument in einer angenehmen Zoomstufe an, die eine genaue Positionierung ermöglicht, ohne dass übermäßiges Vergrößern und Verkleinern erforderlich ist.
Überprüfen Sie das signierte Dokument, um sicherzustellen, dass die Signatur richtig positioniert und dimensioniert ist. Scrollen Sie durch alle anderen Seiten, die Signaturen erfordern, und platzieren Sie bei Bedarf weitere Signaturen. Wenn alle Unterschriften vorhanden sind, laden Sie das signierte PDF herunter. Das Tool verarbeitet das Dokument und liefert ein PDF mit Ihrer Signatur, die als sichtbare Anmerkung auf der Seite eingebettet ist. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei, um zu überprüfen, ob die Signatur korrekt angezeigt wird. Das signierte PDF kann nun per E-Mail an den Absender zurückgesendet, in ein Portal hochgeladen oder für Ihre Unterlagen gespeichert werden.
Das browserbasierte Signaturtool von WukongPDF erledigt diesen gesamten Arbeitsablauf in weniger als einer Minute. Hochladen, signieren und herunterladen, ohne dass ein Konto erstellt und keine Software installiert werden muss. Das Tool bewahrt die ursprüngliche PDF-Qualität und bettet Signaturen als Standard-PDF-Anmerkungen ein, die jeder PDF-Reader korrekt anzeigt.
Was tun, wenn das signierte PDF rechtsverbindlich sein muss
Für die meisten alltäglichen Dokumente ist eine optisch angebrachte Unterschrift rechtlich ausreichend. Der ESIGN Act in den Vereinigten Staaten und eIDAS in der Europäischen Union legen fest, dass elektronische Signaturen für die meisten Zwecke die gleiche rechtliche Bedeutung haben wie handschriftliche Signaturen. Eine über ein browserbasiertes Tool oder eine integrierte Betriebssystemfunktion angewendete Signatur erfüllt diese rechtlichen Standards für die Arten von Dokumenten, die die meisten Menschen regelmäßig signieren.
Für Dokumente, die speziell eine zertifikatbasierte digitale Signatur erfordern, wie z. B. bestimmte behördliche Unterlagen, regulierte Finanzdokumente oder Verträge in Branchen mit bestimmten Signaturstandards, ist ein Tool erforderlich, das die Signatur digitaler Zertifikate unterstützt. Adobe Acrobat Pro unterstützt dies, ebenso wie mehrere spezielle Anwendungen für digitale Signaturen. Die Anforderung zertifikatsbasierter Signaturen wird in der Regel explizit in den Dokumentenanweisungen oder in den Vorschriften zur jeweiligen Art der Ablage festgelegt. Wenn im Dokument keine digitalen Zertifikate oder kryptografischen Signaturen erwähnt werden, ist eine standardmäßige visuelle Signatur mit ziemlicher Sicherheit akzeptabel.
Wenn Sie Zweifel an den Signaturanforderungen für ein bestimmtes Dokument haben, fragen Sie den Absender des Dokuments oder die empfangende Organisation, welche Art von Signatur sie benötigen. Die meisten werden Acrobat einfach deshalb bevorzugen, weil es das Tool ist, mit dem sie vertraut sind, und nicht, weil das Dokument tatsächlich Acrobat-spezifische Signaturfunktionen erfordert. Ein mit einem standardkonformen Tool signiertes PDF ist aus der Sicht des Empfängers, der das signierte Dokument öffnet und betrachtet, funktional identisch mit einem mit Acrobat signierten.
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