Google Sheets verfügt nicht über eine spezielle Funktion zum Exportieren als PDF. Klicken Sie auf die Schaltfläche, wie es bei Desktop-Tabellenkalkulations-Apps der Fall ist, aber Sie können damit jedes Blatt oder jede Auswahl als PDF herunterladen und dabei ein angemessenes Maß an Kontrolle über deren Aussehen haben. Der Vorgang erfordert ein paar Schritte mehr, als Sie vielleicht erwarten, aber sobald Sie wissen, wo sich die Einstellungen befinden, ist er unkompliziert.
So konvertieren Sie ein Google Sheet in PDF
Öffnen Sie Ihr Google Sheet. Gehen Sie zu Datei > Herunterladen > PDF (.pdf). Dadurch wird der Druckeinstellungsdialog von Google in einem neuen Fenster geöffnet. Trotz des Namens handelt es sich tatsächlich um einen PDF-Exportdialog und nicht um einen Druck-auf-Papier-Dialog.
Bevor Sie auf „Exportieren“ klicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Einstellungen im rechten Bereich zu überprüfen. Die Standardeinstellungen erzeugen häufig ein PDF, das nicht genau wie Ihre Tabelle aussieht, insbesondere wenn Ihr Blatt breit ist oder viele Spalten enthält.
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Schlüssel PDF Exporteinstellungen in Google Sheets
Das Einstellungsfeld auf der rechten Seite des Exportdialogs steuert, wie Ihre Daten auf den PDF-Seiten angeordnet werden. Die wichtigsten Optionen:
- Papierformat: Wählen Sie je nach Zielgruppe A4 oder Letter. Breitere Blätter sehen im Querformat oft besser aus.
- Maßstab: „An Breite anpassen“ ist in der Regel die zuverlässigste Option für breite Tabellenkalkulationen – sie komprimiert alle Spalten auf eine einzige Seitenbreite. „Normal“ Die Skala schneidet möglicherweise Spalten auf der rechten Seite ab.
- Ränder: Schmale Ränder bieten mehr Platz für Daten. Beim Teilen sehen normale Ränder professioneller aus.
- Gitterlinien: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie sichtbare Ränder zwischen Zellen haben möchten, auch wenn Sie im Blatt keine expliziten Ränder festgelegt haben.
- Eingefrorene Zeilen wiederholen: Wenn in Ihrem Blatt Kopfzeilen eingefroren sind, aktivieren Sie diese Option, um sie oben auf jeder PDF-Seite zu wiederholen.
Exportieren eines bestimmten Blatts oder Bereichs als PDF
Standardmäßig exportiert Google Sheets das aktuell aktive Blatt. Wenn Ihre Datei über mehrere Registerkarten verfügt, wird nur die angezeigte Registerkarte exportiert. Um alle Blätter zu exportieren, suchen Sie nach der Schaltfläche „Exportieren“. Dropdown-Menü oben im Dialogfeld und wechseln Sie von „Aktuelles Blatt“ zu „Aktuelles Blatt“. zu „Arbeitsmappe“.
Um nur einen bestimmten Zellbereich zu exportieren, beispielsweise eine Übersichtstabelle, wählen Sie diese Zellen im Blatt aus, bevor Sie das Exportdialogfeld öffnen. Ändern Sie im Dialogfeld die Exportoption in „Ausgewählte Zellen“. und das PDF enthält nur diesen Teil des Blattes.
Warum Ihr Google Sheets PDF anders aussieht als auf dem Bildschirm
Die häufigste Beschwerde bei Google Sheets PDF-Exporten ist, dass Spalten abgeschnitten werden oder das Layout zu eng wirkt. Dies liegt daran, dass die Standard-Skalierungseinstellung versucht, den Inhalt an Standardseitengrößen anzupassen, die nicht immer mit der Breite Ihrer Daten übereinstimmen.
Beheben Sie das Problem, indem Sie die Ausrichtung auf Querformat ändern und den Maßstab auf „An Breite anpassen“ einstellen. Wenn die Daten immer noch zu komprimiert aussehen, sollten Sie erwägen, weniger wichtige Spalten vor dem Export auszublenden oder das Blatt in mehrere Exporte aufzuteilen, wenn die Daten wirklich zu breit für eine einzelne Seite sind.
Konvertieren von Google Sheets in PDF auf Mobilgeräten
Die mobile Google Sheets-App unterstützt den PDF-Export, verfügt jedoch über weniger Layoutoptionen als die Desktop-Version. Tippen Sie auf das Dreipunktmenü und wählen Sie „Teilen & Exportieren und dann Speichern unter. Wählen Sie PDF aus der Formatliste und tippen Sie auf Speichern.
Wenn der mobile Export nicht richtig aussieht, öffnen Sie dasselbe Blatt in einem Desktop-Browser und verwenden Sie die Option Datei > Herunterladen > PDF-Route – Sie haben viel mehr Kontrolle über die Ausgabe.
Nach dem Export: Arbeiten mit dem PDF
Sobald Sie das PDF haben, können Sie es wie jedes andere Dokument behandeln. Wenn Sie es mit anderen Dateien kombinieren müssen – zum Beispiel das Hinzufügen eines Deckblatts oder das Anhängen eines Diagramms aus einer anderen Quelle – erledigt das das Tool Merge PDF von WukongPDF schnell.
Wenn das exportierte PDF größer als erwartet ist (dies kann bei Blättern mit vielen Zellen oder eingebetteten Bildern passieren), wird die Größe durch Ausführen eines PDF-Komprimierungstools normalerweise erheblich reduziert, ohne die Lesbarkeit der Daten zu beeinträchtigen.
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