Das Konvertieren von Excel-Diagrammen und -Grafiken in PDF scheint einfach zu sein – und normalerweise ist es auch so. Aber je nachdem, wie Sie vorgehen, kann es sein, dass Diagramme abgeschnitten sind, Legenden fehlen, Farben nicht mit der Bildschirmversion übereinstimmen oder eine Datei so groß ist, dass sie nicht weitergegeben werden kann. Ein paar bewusste Entscheidungen vor dem Exportieren machen den Unterschied zwischen einem sauberen Ergebnis und einem Ergebnis, das korrigiert werden muss.
Was Sie tatsächlich konvertieren
Excel-Diagramme sind Vektorobjekte, wenn sie in Excel gespeichert sind – sie werden aus Daten gerendert und nicht als feste Bilder gespeichert. Wenn Sie eine Arbeitsmappe in PDF konvertieren, rendert Excel diese Diagramme zum Zeitpunkt des Exports im PDF. Die Qualität dieser Darstellung hängt von den Exporteinstellungen und der Größe und Positionierung der Diagramme auf dem Blatt ab.
Dies unterscheidet sich vom Speichern eines Diagramms als Bild (PNG, JPG) und dem anschließenden Hinzufügen zu einem PDF – bei diesem Vorgang wird das Diagramm mit einer festen Auflösung gerastert. Durch die native Konvertierung von Excel in PDF bleibt das Diagramm als hochwertiges Rendering ohne Auflösungsobergrenze erhalten, was für die meisten Zwecke ein Grund dafür ist, es über die Bildroute zu verwenden.
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Ein einzelnes Diagramm als eigenes exportieren PDF
Wenn Sie nur das Diagramm und nicht die umgebenden Tabellendaten benötigen, klicken Sie auf das Diagramm, um es auszuwählen, und gehen Sie dann zu Datei > Drucken. Wenn das Diagramm ausgewählt ist, zeigt die Druckvorschau von Excel, dass das Diagramm die Seite ausfüllt und nicht die gesamte Tabelle. Wählen Sie „Als PDF speichern“ oder Ihren PDF-Drucker, und Sie erhalten ein PDF, das nur das Diagramm in der Größe der Seite enthält.
Überprüfen Sie vor dem Exportieren sorgfältig die Druckvorschau. Das Diagramm sollte die Seite ausfüllen, ohne an den Rändern abzuschneiden. Wenn das Diagramm über den druckbaren Bereich hinausgeht, ändern Sie die Größe in Excel (ziehen Sie die Diagrammränder) oder passen Sie die Seitenränder vor dem Exportieren an. Was Sie in der Vorschau sehen, ist das, was Sie im PDF erhalten.
Diagramme neben Daten exportieren
Wenn das Diagramm neben den unterstützenden Daten angezeigt werden soll – ein Diagramm, unter dem die zugrunde liegende Tabelle sichtbar ist – legen Sie zuerst den Druckbereich fest. Wählen Sie in Excel die Zellen und das Diagramm aus, die Sie einschließen möchten, gehen Sie zu Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen und dann exportieren. Nur der ausgewählte Bereich erscheint im PDF.
Überprüfen Sie vor dem Exportieren diese Einstellungen im Seitenlayout:
- Ausrichtung: Breite Diagramme funktionieren im Querformat oft besser. Wechseln Sie von Hochformat zu Querformat, wenn das Diagramm auf der rechten Seite abgeschnitten wird.
- Skala: das „Fit Sheet auf einer Seite“ Die Option „Anpassen skalieren“ kann hilfreich sein, wenn der Inhalt etwas zu breit ist. Gehen Sie jedoch vorsichtig damit um – eine zu kleine Skalierung führt dazu, dass Diagrammbeschriftungen und Datenpunkte unleserlich werden.
- Margins: schmale Ränder geben Diagrammen mehr Platz. Seitenlayout > Ränder > „Narrow“ verwendet 0,75-Zoll-Ränder anstelle der Standardeinstellung von 1 Zoll, was den Unterschied zwischen einem sauberen Diagramm und einem leichten Zuschnitt ausmachen kann.
Wenn Farben im PDF anders aussehen
Excel-Diagramme verwenden RGB-Farben, die für die Bildschirmanzeige konzipiert sind. Wenn diese Farben in PDF konvertiert und dann gedruckt werden, durchlaufen sie eine Bildschirm-zu-CMYK-Konvertierung, die bestimmte Farbtöne verschieben kann – insbesondere helle Blau-, Grün- und Orangetöne. Wenn die Farbgenauigkeit für die endgültige Ausgabe wichtig ist, überprüfen Sie das PDF auf einem kalibrierten Bildschirm, bevor Sie es zum Drucken senden.
Für Diagramme, die immer nur auf dem Bildschirm angezeigt werden – in E-Mails, in einem freigegebenen PDF, auf einem Präsentationsdisplay – ist die Farbverschiebung durch die CMYK-Konvertierung nicht relevant. Die Farben im PDF stimmen für praktische Zwecke ausreichend genau mit der Bildschirmversion überein.
Konvertieren von Excel-Dateien ohne installiertes Excel
Wenn Excel nicht verfügbar ist – Sie befinden sich auf einem Computer ohne Office oder Sie haben eine XLSX-Datei erhalten und müssen diese schnell konvertieren – konvertiert das Tool Excel zu PDF von WukongPDF unter www.wukongpdf.com Excel-Dateien einschließlich Diagrammen direkt im Browser. Laden Sie die XLSX-Datei hoch und laden Sie das PDF herunter, ohne dass Excel installiert sein muss.
Die Ausgabequalität für Diagramme ist im Allgemeinen gut für Standarddiagrammtypen – Balken, Linie, Kreis, Streuung. Komplexe Diagramme mit benutzerdefinierter Formatierung, mehreren Achsen oder speziellen Diagrammtypen können bei der Darstellung geringfügige Unterschiede zur ursprünglichen Excel-Version aufweisen. Für anspruchsvolle Ausgaben, bei denen es auf die genaue Darstellung des Diagramms ankommt, verwenden Sie nach Möglichkeit den nativen Export von Excel und überprüfen Sie das Ergebnis vor der Verteilung.
Dateigröße nach der Konvertierung verwalten
Excel-Arbeitsmappen mit vielen Diagrammen oder mit Diagrammen, die große Datensätze enthalten, können umfangreiche PDFs erzeugen. Wenn die resultierende Datei zu groß ist, um sie bequem zu teilen, führen Sie sie nach dem Exportieren über ein PDF-Komprimierungstool aus. Die Komprimierung von WukongPDF bewältigt diagrammlastige PDFs gut – die Vektordarstellung von Diagrammen lässt sich effizient komprimieren, ohne den Qualitätsverlust, den man bei der Komprimierung von Rasterbildern feststellen würde. Bei mittlerer Komprimierung werden diagrammlastige PDFs in der Regel um 40–60 % reduziert, ohne dass ein optischer Unterschied erkennbar ist.
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