Durch das Speichern von E-Mails als PDFs werden dauerhafte, tragbare Datensätze erstellt, die unabhängig von einer E-Mail-Plattform existieren. Nützlich zum Aufbewahren wichtiger Korrespondenz, zum Erstellen von Papierspuren für rechtliche oder Compliance-Zwecke, zum Teilen von E-Mail-Threads mit Personen, die nicht dabei waren, oder einfach zum Archivieren von Kommunikationen vor dem Wechsel des E-Mail-Anbieters. Der Vorgang ist in jedem gängigen E-Mail-Client unkompliziert.
Warum PDF sich gut für die E-Mail-Archivierung eignet
E-Mail-Formate – .eml, .msg – erfordern bestimmte E-Mail-Clients, um korrekt geöffnet und angezeigt zu werden. Eine .msg-Datei aus Outlook wird möglicherweise nicht in Gmail geöffnet und umgekehrt. Ein PDF-Archiv derselben E-Mail wird jetzt und in zwanzig Jahren in jedem PDF-Viewer auf jedem Gerät geöffnet, ohne dass Sie darauf angewiesen sind, dass eine E-Mail-Plattform funktionsfähig bleibt oder Ihr Konto aktiv bleibt.
PDF erfasst auch das visuelle Erscheinungsbild der E-Mail – Formatierung, Inline-Bilder, Signaturen – auf eine Weise, die bei Nur-Text-Exporten nicht möglich ist. Aus rechtlichen Gründen ist ein PDF, das die vollständige E-Mail in ihrem ursprünglichen Zustand zeigt, als Beweis nützlicher als extrahierter Text. Und PDFs können digital signiert oder zertifiziert werden, wodurch eine Integritätsebene hinzugefügt wird, die bestätigt, dass der E-Mail-Inhalt seit der Erstellung des PDF nicht geändert wurde.
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E-Mails als PDF aus Gmail speichern
Die Druckfunktion von Gmail ist der einfachste Weg:
- Öffnen Sie die E-Mail in Gmail
- Klicken Sie oben rechts in der E-Mail auf das Dreipunktmenü und wählen Sie Drucken
- Ändern Sie im Druckdialog den Drucker auf „Speichern als PDF“ oder „Microsoft Print“ auf „PDF“.
- Klicken Sie auf Speichern und wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen
Für einen vollständigen E-Mail-Thread druckt Gmail die gesamte Konversation in einem PDF. Klicken Sie bei nur einer einzelnen Nachricht in einem Thread vor dem Drucken auf das Erweiterungssymbol in dieser Nachricht, um sicherzustellen, dass nur diese Nachricht angezeigt wird.
E-Mails als PDF aus Outlook speichern
Microsoft Outlook verfügt über eine direkte PDF-Speicheroption:
- Öffnen Sie die E-Mail in Outlook
- Gehen Sie zu Datei > Drucken
- Wählen Sie als Drucker Microsoft Print to PDF aus
- Klicken Sie auf „Drucken“, benennen Sie die Datei und speichern Sie sie
Outlook unterstützt auch das direkte Speichern als PDF: Datei > Speichern unter, und wählen Sie dann PDF aus der Dropdown-Liste Dateityp aus. Dies führt manchmal zu einem saubereren Ergebnis als die Druckmethode, da mehr Formatierung und Metadaten der E-Mail in der Ausgabe erhalten bleiben.
E-Mails aus Apple Mail speichern
Auf dem Mac verwendet Apple Mail den Systemdruckdialog, der eine PDF-Option enthält:
- Öffnen Sie die E-Mail in Mail und drücken Sie Befehl+P
- Klicken Sie im Druckdialog auf das Dropdown-Menü PDF in der unteren linken Ecke
- Wählen Sie „Speichern als PDF“, benennen Sie die Datei und speichern Sie sie
Was passiert mit E-Mail-Anhängen
Beim Speichern einer E-Mail als PDF wird der E-Mail-Text erfasst – Text, Inline-Bilder und Formatierung –, jedoch keine Dateianhänge. Eine E-Mail mit einem angehängten Vertrag erzeugt ein PDF des E-Mail-Textes, aus dem hervorgeht, dass ein Vertrag angehängt wurde, aber die Vertragsdatei selbst befindet sich nicht im PDF.
Für eine vollständige Aufzeichnung speichern Sie die E-Mail als PDF und speichern Sie die Anhänge separat. Dann Zusammenführen PDF die E-Mail PDF mit dem Anhang PDFs, um eine einzige umfassende Datei zu erstellen – die E-Mail, unmittelbar gefolgt von ihren Anhängen, alles in einem Dokument. Dies ist besonders nützlich für die rechtliche und Compliance-Archivierung, bei der das gesamte Kommunikationspaket zusammen aufbewahrt werden muss.
E-Mail-PDFs für langfristige Auffindbarkeit benennen
E-Mail-Clients schlagen häufig die Betreffzeile der E-Mail als Dateinamen vor, was normalerweise sinnvoll ist, aber durch das Hinzufügen des Datums von Vorteil ist. Ein Dateiname wie „2024-03-15_ContractApproval_AcmeCorp.pdf“ Sortiert chronologisch, identifiziert den Inhalt und schließt die Gegenpartei ein – alles, was Sie brauchen, um es Monate später wiederzufinden, ohne es öffnen zu müssen. Wenden Sie PDF-Komprimierung an, wenn die E-Mail PDF groß ist (Inline-Bilder machen einige E-Mails schwer), bevor Sie sie in Ihrem Archiv ablegen.
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