In einem Online-Formular erfahren Sie, dass die maximale Dateigröße 5 MB beträgt. Ihr PDF ist 8,2 MB groß. Sie müssen eine bestimmte Zahl erreichen und die Datei nicht nur verkleinern, sondern auch so verkleinern, dass sie genau unter eine feste Grenze passt. Das Raten der Komprimierungseinstellungen und das Hoffen, dass das Ergebnis unter dem Grenzwert liegt, verschwendet Zeit und schlägt oft fehl, weil kleine Änderungen an den Komprimierungsparametern große Änderungen in der Ausgabegröße nach sich ziehen. Mit einem systematischen Vorgehen erreichen Sie das Limit schon beim ersten Versuch.
Das Erreichen eines bestimmten Dateigrößenziels mit PDF-Komprimierung ist ein iterativer Prozess, aber wenn Sie wissen, wie sich jede Komprimierungseinstellung auf die Dateigröße auswirkt, können Sie ohne Rätselraten die richtige Stufe wählen. Das Ziel besteht darin, den Schwellenwert mit möglichst geringem Qualitätsverlust zu überschreiten, und nicht darin, die Datei auf die kleinstmögliche Größe zu reduzieren.
Verstehen Sie, wie viel Reduzierung jede Kompressionsstufe normalerweise liefert
Die Komprimierungseinstellungen werden vorhersehbaren Größenreduzierungsbereichen zugeordnet. Eine niedrige Komprimierung reduziert die Dateigröße normalerweise um 15 bis 30 %. Die mittlere Komprimierung verringert sich um 35 % bis 55 %. Hohe Komprimierung reduziert sich um 55 % bis 75 %. Die maximale Komprimierung kann um 75 % bis 90 % reduziert werden. Diese Bereiche variieren je nach Dokumentinhalt. Ein reines Text-PDF ohne Bilder wird unabhängig von der Einstellung nur sehr wenig komprimiert, da keine Bilder zum Downsampling vorhanden sind. Ein gescanntes Dokument voller hochauflösender Farbbilder wird stark komprimiert, da die Bilder enorme Mengen redundanter Pixeldaten enthalten.
Verwenden Sie diese Bereiche als Ausgangspunkt. Wenn Ihr 8,2 MB großes PDF 5 MB erreichen muss, ist eine Reduzierung um etwa 40 % erforderlich. Eine mittlere Komprimierung sollte damit umgehen können. Wenn die Datei 25 MB groß ist und 5 MB erreichen muss, ist eine Reduzierung um 80 % erforderlich, was eine maximale Komprimierung erfordert. Wenn Sie die ungefähren Zahlen kennen, können Sie in den meisten Fällen gleich beim ersten Versuch die richtige Einstellung auswählen.
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Schritt für Schritt: Mit WukongPDF die richtige Kompressionsstufe einstellen
Beginnen Sie mit der Komprimierungsstufe, die Ihre Berechnung vorschlägt. Beginnen Sie im Fall von 8,2 MB bis 5 MB mit Medium. Komprimieren Sie die Datei und überprüfen Sie das Ergebnis. Wenn es bei 3,8 MB landet, sind Sie sicher unter der Grenze. Wenn es bei 5,3 MB landet, sind Sie nah dran, aber noch nicht am Ziel. Steigern Sie beim nächsten Versuch auf hohe Komprimierung. Der PDF-Größe reduzieren-Ansatz des Tools bewahrt Ihre Originaldatei, sodass bei jedem Komprimierungsversuch eine neue Datei erstellt wird. Sie können verschiedene Einstellungen ausprobieren, ohne die Quelle zu beeinträchtigen.
Wenn Sie selbst bei maximaler Komprimierung nicht unter das Limit kommen, reicht die Komprimierung allein nicht aus. Sie müssen das Ausgangsmaterial reduzieren. Prüfen Sie, ob das PDF unnötige Seiten enthält, die entfernt werden können. Prüfen Sie, ob Farbbilder in Graustufen konvertiert werden können. Überprüfen Sie, ob die Scanauflösung unnötig hoch war. Ein 600-DPI-Farbscan eines Schwarzweiß-Textdokuments könnte 20 MB groß sein. Das gleiche Dokument, das mit 300 DPI in Graustufen gescannt wurde, hätte eine Größe von 2 MB. Wenn Sie den Scanvorgang steuern und beim Scannen die richtige Auflösung und den richtigen Farbmodus einstellen, ist später keine aggressive Komprimierung mehr erforderlich.
Was zu tun ist, wenn das Ziel sehr spezifisch ist
Einige Systeme erfordern nicht nur einen Wert unterhalb eines Grenzwerts, sondern einen Wert nahe einem Grenzwert. Ein Regierungsportal könnte sagen: „PDF darf 10 MB nicht überschreiten“. und Sie möchten innerhalb dieser Einschränkung die bestmögliche Qualität bieten. Wenn Ihre komprimierte Datei 3 MB erreicht, während die Grenze bei 10 MB liegt, haben Sie die Qualität aufs Spiel gesetzt. Verwenden Sie eine geringere Komprimierungseinstellung und versuchen Sie es erneut. Das Ziel besteht darin, mit einem Puffer von 10 bis 20 % aus Sicherheitsgründen komfortabel unter dem Grenzwert zu bleiben und gleichzeitig die maximale Qualität beizubehalten. Bei einem Limit von 10 MB sollten Sie 7 bis 8 MB anstreben. Dies gibt Ihnen Spielraum für Variationen bei der Messung der Dateigröße durch verschiedene Systeme, die aufgrund von Metadaten oder strukturellem Overhead um einige Kilobyte abweichen können.
Erstellen Sie für wiederholte Übermittlungen an dasselbe System, beispielsweise einen monatlichen Bericht an ein Regulierungsportal, ein Komprimierungsprofil. Notieren Sie sich die genauen Einstellungen, die letzten Monat zu einem akzeptablen Ergebnis geführt haben, und verwenden Sie sie erneut. Dadurch entfällt die Trial-and-Error-Phase bei wiederkehrenden Aufgaben. WukongPDF merkt sich Ihre zuletzt verwendeten Komprimierungseinstellungen, sodass für jede weitere Übermittlung ein Klick statt einer Experimentierrunde erforderlich ist.
Überprüfung der Qualität nach Erreichen des Größenziels
Das Erreichen des Größenziels ist die erste Voraussetzung. Der zweite Grund ist, dass die komprimierte Datei weiterhin verwendbar ist. Öffnen Sie das komprimierte PDF und überprüfen Sie die Lesbarkeit des Textes. Zoomen Sie auf 100 % und lesen Sie einen Absatz. Wenn der Text scharf und gut lesbar ist, bleibt durch die Komprimierung eine ausreichende Qualität erhalten. Wenn Sie merken, dass Sie schielen, war die Kompression zu aggressiv und Sie benötigen einen anderen Ansatz. Bilder prüfen. Fotos sollten nicht posterisiert oder stark artefaktartig wirken. Diagramme und Grafiken sollten über lesbare Achsenbeschriftungen verfügen. Unterschriften sollten eindeutig identifizierbar sein.
Achten Sie besonders auf kleinen Text. Text unter 10 Punkt, der häufig in Fußnoten, Diagrammbeschriftungen und im Kleingedruckten vorkommt, wird bei aggressiver Komprimierung als erstes unleserlich, da er von vornherein weniger Pixel pro Zeichen hat. Wenn der Textkörper gut aussieht, die Fußnoten jedoch nicht lesbar sind, ist die Komprimierungseinstellung für dieses Dokument zu hoch. Gehen Sie eine Ebene zurück und akzeptieren Sie eine etwas größere Datei. Reichen Sie lieber eine 9-MB-Datei ein, die vollständig lesbar ist, als eine 5-MB-Datei, bei der das Kleingedruckte nicht lesbar ist. Die Person, die Ihre Einreichung überprüft, wird die Lesbarkeit weitaus mehr zu schätzen wissen als die geringere Dateigröße.
Wenn das PDF hauptsächlich aus Text besteht und Komprimierung kaum hilft
Wenn Sie eine PDF-Datei maximal komprimieren und sich die Dateigröße kaum ändert, enthält die Datei nur sehr wenige Bilddaten. Die Komprimierung zielt auf Bilder ab. Eine aus Word oder Google Docs erstellte textlastige PDF-Datei enthält möglicherweise überhaupt keine Bilder. Die Dateigröße wird durch den Text, die Schriftarten und die Dokumentstruktur bestimmt. Das Komprimieren einer Nur-Text-PDF ähnelt dem Versuch, eine Textdatei mit einem Bildkompressor zu verkleinern. Es bringt fast nichts.
Für textlastige PDFs, die zu groß sind, besteht die Lösung nicht in der Komprimierung. Es geht darum, das Ausgangsmaterial zu reduzieren. Entfernen Sie unnötige Seiten. Reduzieren Sie die Anzahl der eingebetteten Schriftarten. Vereinfachen Sie komplexe Vektorgrafiken. Drucken Sie die PDF-Datei durch einen Kühlprozess, bei dem überflüssige Objektdaten entfernt werden, in eine neue PDF-Datei. Die PDF-Dateigröße des Tools kann manchmal durch einen erneuten Export aus der Originalanwendung mit optimierten Einstellungen reduziert werden. Ein Word-Dokument, das mit den Standardeinstellungen eine 10-MB-PDF-Datei erstellt hat, kann beim Exportieren mit aktivierter Schriftart-Untereinstellung und einer auf 150 DPI begrenzten Bildauflösung eine 2-MB-PDF-Datei erzeugen. Die Optimierung erfolgt in der Erstellungsphase, nicht in der Komprimierungsphase.
Eine letzte Technik, die die Komprimierung manchmal ganz vermeidet: Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Viewer, der „Als optimierte PDF“ oder „PDF mit reduzierter Größe speichern“ unterstützt. Dabei werden überflüssige Objekte entfernt, doppelte Schriftartteilmengen zusammengeführt und nicht verwendete benannte Ziele entfernt, ohne die Bildqualität zu beeinträchtigen. Auf dem Mac erzeugt die Exportfunktion von Preview mit dem Quartz-Filter eine kleinere Datei, ohne dass Bilder neu abgetastet werden müssen. Unter Windows rendert Microsoft Print to PDF das Dokument neu und erzeugt häufig eine kleinere Ausgabe als das Original, da die Druckpipeline redundante Datenstrukturen konsolidiert. Bei keiner Methode werden Bilder neu abgetastet, sodass Text und Grafiken scharf bleiben. Wenn die Reduzierung der Dateigröße durch diese verlustfreien Methoden Ihr Ziellimit unterschreitet, vermeiden Sie die Qualitätseinbußen der Komprimierung vollständig.
Beachten Sie beim Messen der Dateigröße, dass verschiedene Systeme leicht unterschiedliche Zahlen melden. Ihr Dateimanager zeigt möglicherweise 4,8 MB an, während das Upload-Portal 5,1 MB meldet und die Datei ablehnt. Diese Diskrepanz entsteht, weil einige Systeme in binären Megabytes messen, wobei 1 MB 1.048.576 Bytes entspricht, während andere dezimale Megabytes von genau 1.000.000 Bytes verwenden. Der Unterschied beträgt etwa 5 %. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie eine Dateigröße anstreben, die 10 % unter dem angegebenen Grenzwert liegt. Wenn das Portal maximal 5 MB angibt, streben Sie 4,5 MB oder weniger an. Dieser Puffer berücksichtigt auch etwaige Metadaten oder strukturellen Overhead, den der PDF-Viewer beim Anzeigen der Dateieigenschaften hinzufügt.
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