Ein 90-seitiges PDF ist zu groß, um es als einzelne Datei per E-Mail zu versenden. Sie müssen es in drei gleiche Teile aufteilen, sodass jeder Teil überschaubare 30 Seiten umfasst, klein genug ist, um ihn an separate E-Mails anzuhängen, und für jeden Empfänger leicht herunterzuladen und zu überprüfen. Die Aufteilung nach einer festen Anzahl von Seiten ist recht einfach, aber was Sie eigentlich wollen, sind gleiche Teile, und 90 Seiten lassen sich nicht immer gleichmäßig durch die Anzahl der Empfänger aufteilen.
Das Aufteilen einer PDF-Datei in gleiche Teile ist eine praktische Lösung zum Teilen großer Dokumente, zum Verteilen der Arbeit unter Teammitgliedern oder zum Aufteilen einer großen Datei in Teile, die jeweils unter eine E-Mail-Anhangsbeschränkung passen. Der Split PDF-Ansatz hängt davon ab, ob Sie genau gleiche Seitenzahlen oder ungefähr gleiche Dateigrößen benötigen, was zwei verschiedene Dinge sind.
Aufteilen nach gleicher Seitenanzahl
Der einfachste Fall ist die Aufteilung eines PDFs in Teile mit der gleichen Seitenanzahl. Teilen Sie die Gesamtseitenzahl durch die Anzahl der gewünschten Teile. Bei einem 90-seitigen Dokument, das in drei Teile aufgeteilt ist, erhält jeder Teil 30 Seiten. Wenn sich die Gesamtsumme nicht gleichmäßig aufteilt, 100 Seiten in 3 Teile, erhalten Sie zwei Teile mit 33 Seiten und einen Teil mit 34 Seiten. Verteilen Sie die zusätzliche Seite auf den ersten oder letzten Teil, je nachdem, was für Ihren Anwendungsfall am sinnvollsten ist.
Das Split-Tool von WukongPDF bietet die Möglichkeit, nach einer festen Anzahl von Seiten zu teilen. Geben Sie 30 Seiten pro Datei ein und das Tool erstellt 3 Ausgabedateien. Jede Datei wird mit einem fortlaufenden Suffix benannt, sodass die Reihenfolge klar ist. Das Originaldokument bleibt unberührt. Die geteilten Dateien können einzeln geteilt werden. Wenn Sie möchten, dass jeder Teil einen beschreibenden Namen anstelle eines fortlaufenden Suffixes hat, benennen Sie die Dateien nach dem Teilen um.
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Aufteilen nach gleicher Dateigröße
Wenn das Ziel darin besteht, jeden Teil unter einem E-Mail-Anhangslimit zu halten, funktioniert die Aufteilung nach Seitenanzahl möglicherweise nicht, da nicht alle Seiten die gleiche Größe haben. Eine Seite mit einem Vollfarbfoto kann 2 MB groß sein. Eine Nur-Text-Seite kann 50 KB groß sein. Die Aufteilung eines 100-seitigen Dokuments in vier 25-seitige Teile kann zu Teilen mit einer Größe von 2 MB, 8 MB, 3 MB und 15 MB führen, je nachdem, wo die bildlastigen Seiten liegen.
Die Aufteilung nach Dateigröße ist komplexer. Bei einigen PDF-Tools können Sie eine maximale Dateigröße pro Ausgabedatei festlegen. Das Tool fügt Seiten zur ersten Ausgabedatei hinzu, bis das Hinzufügen einer weiteren Seite die Größenbeschränkung überschreiten würde, und startet dann eine neue Ausgabedatei. Dadurch entstehen Teile, die alle unter dem Grenzwert liegen, aber möglicherweise unterschiedliche Seitenzahlen haben. Der erste Teil könnte 22 Seiten umfassen. Die zweite könnte 35 Seiten umfassen, da sie mit textlastigen Seiten beginnt, die nur wenig Größe hinzufügen. Dies ist der richtige Ansatz, wenn die Dateigrößenbeschränkung die harte Einschränkung darstellt und die Seitenzahl zweitrangig ist.
Benennen und Organisieren der geteilten Dateien
Nach der Aufteilung benötigen die Ausgabedateien eindeutige Namen, die sowohl den Inhalt als auch die Reihenfolge kommunizieren. Ein Benennungsmuster wie „Bericht-Teil-1-von-3.pdf“ teilt dem Empfänger mit, dass es mehrere Teile gibt, welches Teil er betrachtet und wie viele Teile insgesamt zu erwarten sind. Dies verhindert die Verwirrung, Teil 2 ohne Teil 1 zu erhalten und nicht zu wissen, ob Teil 1 verloren gegangen ist oder einfach noch nicht angekommen ist.
Wenn Sie das Dokument zur Verteilung an verschiedene Personen aufteilen, wobei jede Person einen für ihre Arbeit relevanten Abschnitt erhält, benennen Sie die Dateien nach Abschnittsinhalt und nicht nach fortlaufender Nummer. „Report-Financials.pdf“, „Report-MarketAnalysis.pdf“, „Bericht-Anhang.pdf“ teilt jedem Empfänger mit, was in seiner Datei enthalten ist, ohne dass er diese öffnen muss. Mit dem PDF-Sharing-Workflow von WukongPDF können Sie jede Ausgabedatei zum Zeitpunkt der Teilung benennen und so den Umbenennungsschritt nach der Teilung einsparen.
Überprüfen der Split-Ergebnisse
Überprüfen Sie nach der Aufteilung die Ausgabedateien, bevor Sie sie senden. Öffnen Sie den ersten Teil und vergewissern Sie sich, dass er auf Seite 1 des Originals beginnt. Öffnen Sie den letzten Teil und vergewissern Sie sich, dass er auf der letzten Seite des Originals endet. Öffnen Sie einen Mittelteil und prüfen Sie, ob seine erste Seite auf die letzte Seite des vorherigen Teils folgt und seine letzte Seite vor der ersten Seite des nächsten Teils liegt. Eine schnelle Überprüfung der Übergänge verhindert den peinlichen Fehler, zwei Teile mit überlappenden Seiten oder einer Lücke zu senden, wenn die Seiten 45 bis 47 in keinem Teil vorkommen.
Der häufigste Aufteilungsfehler ist eine Abweichung von eins bei der Berechnung der Seitenanzahl. Ein 90-seitiges Dokument, aufgeteilt in 3 Teile zu je 30 Seiten, funktioniert perfekt. Ein 91-seitiges Dokument, das in drei Teile zu je 30 Seiten aufgeteilt ist, wobei der letzte Teil 31 Seiten umfasst, ist korrekt. Wenn Sie jedoch 30 Seiten pro Teil eingeben und das Tool stoppt, nachdem 3 Dateien mit 30 Seiten erstellt wurden, wird Seite 91 stillschweigend gelöscht. Stellen Sie immer sicher, dass die Gesamtseitenzahl aller Ausgabedateien der Gesamtseitenzahl im Original entspricht. Diese einfache Prüfung erkennt Fehler, die andernfalls unbemerkt bleiben würden, bis ein Empfänger eine fehlende Seite meldet.
Bei der Teamverteilung, bei der mehrere Personen gleichzeitig an verschiedenen Abschnitten arbeiten müssen, ist die Aufteilung der entscheidende Schritt, der ein einzelnes großes Dokument in parallele Arbeitsabläufe umwandelt. Jede Person erhält ihren Abschnitt, arbeitet unabhängig daran und die Abschnitte werden wieder zusammengeführt, nachdem alle fertig sind. Der PDF-Seiten-Workflow zum Teilen, Verteilen, Bearbeiten und erneuten Zusammenführen ist ein einfaches Muster für die Zusammenarbeit, das ohne spezielle Software für die Zusammenarbeit funktioniert. Es erfordert lediglich ein zuverlässiges Split- und Merge-Tool und eine klare Kommunikation darüber, wer für welche Seiten verantwortlich ist.
Ein häufiges Versehen beim Teilen von PDFs für die Teamverteilung: Wenn die Teilungspunkte in der Mitte eines Abschnitts liegen, beginnt die Person, die die zweite Hälfte erhält, mit verwaisten Inhalten, denen die Abschnittsüberschrift oder der einleitende Kontext fehlt. Überprüfen Sie das Dokument vor dem Teilen und identifizieren Sie natürliche Bruchstellen: das Ende eines Kapitels, den Abschluss eines Abschnitts, eine Seite mit einer klaren Überschrift, die auf ein neues Thema hinweist. Passen Sie die Teilungspunkte so an, dass sie an diesen natürlichen Grenzen ausgerichtet sind, anstatt eine exakte mathematische Teilung zu erzwingen. Die Seitenanzahl der Teile unterscheidet sich geringfügig, aber jeder Teil ist ein zusammenhängender, in sich geschlossener Abschnitt, den der Empfänger verstehen kann, ohne den vorherigen Teil zu benötigen. In der Split-Vorschau werden Seitenminiaturansichten angezeigt, sodass logische Haltepunkte vor dem Festschreiben der Teilung leicht identifiziert werden können.
Achten Sie beim Versenden geteilter Teile per E-Mail darauf, wie E-Mail-Clients Anhänge bestellen. Die meisten E-Mail-Clients zeigen Anhänge alphabetisch nach Dateinamen an. Wenn Sie die geteilten Dateien Part1.pdf, Part2.pdf und Part10.pdf nennen, sieht der Empfänger Part1, dann Part10 und dann Part2. Dieses alphabetische Sortierproblem wird durch die Verwendung führender Nullen in der Nummerierung gelöst: Part01.pdf bis Part10.pdf. Mit führenden Nullen werden die Dateien in jedem E-Mail-Client und Dateimanager korrekt sortiert. Dies ist ein kleines Detail, das verhindert, dass der Empfänger die Teile in der falschen Reihenfolge liest und Sie per E-Mail fragt, warum das Dokument keinen Sinn ergibt.
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