Ein Kunde sendet Ihnen per E-Mail eine PDF-Rechnung mit 47 Einzelposten. Sie benötigen die Summen in einer Excel-Tabelle für Ihre Buchhaltungssoftware. Da es sich bei der Rechnung um ein gescanntes Bild handelt, können Sie die Nummern nicht einfach auswählen und kopieren. Sie könnten jede Zeile manuell erneut eingeben, was 15 Minuten dauern würde und mindestens einen Tippfehler verursachen würde. Oder Sie könnten die Daten automatisch extrahieren und in weniger als zwei Minuten eine saubere Tabelle erstellen.
Das Konvertieren von PDF-Rechnungen und Finanzdokumenten in Excel ist einer der wertvollsten Anwendungsfälle PDF zu Excel, da es die fehleranfällige manuelle Dateneingabe durch automatisierte Extraktion ersetzt. Die Technologie ist so weit ausgereift, dass gut strukturierte Rechnungen mit klaren Tabellenlayouts zuverlässig konvertiert werden, einschließlich der Einzelposten, Mengen, Stückpreise und Gesamtsummen.
Überprüfen, ob Ihre Rechnung für die Datenextraktion bereit ist
Stellen Sie vor dem Extrahieren fest, um welche Art von PDF es sich handelt. Versuchen Sie, die Zahlen auf der Rechnung durch Klicken und Ziehen auszuwählen. Wenn Sie einzelne Zahlen auswählen und kopieren können, enthält das PDF echte Textdaten. Die Extraktion wird unkompliziert sein. Wenn durch Klicken die gesamte Seite als einzelner Block oder überhaupt nichts ausgewählt wird, handelt es sich bei der Rechnung um ein gescanntes Bild. Für die Extraktion ist als erster Schritt OCR erforderlich, was weniger genau, aber immer noch viel schneller ist als die manuelle Eingabe.
Überprüfen Sie das Rechnungslayout. Eine einfache Tabelle mit klaren Spaltenüberschriften, Beschreibung, Menge, Stückpreis, Gesamtpreis und einer Zeile pro Position, wird mit nahezu perfekter Genauigkeit konvertiert. Eine Rechnung mit zusammengeführten Zellen, mehrzeiligen Beschreibungen, mit Einzelposten durchsetzten Zwischensummen oder Rabattzeilen, die sich über mehrere Spalten erstrecken, wird weniger sauber konvertiert, da der Tabellenerkennungsalgorithmus mit unregelmäßigen Zeilen- und Spaltenmustern zu kämpfen hat. Je regelmäßiger die Tabellenstruktur ist, desto besser sind die Extraktionsergebnisse.
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Schritt für Schritt: Rechnungsdaten nach Excel extrahieren
Handelt es sich bei der Rechnung um eine textbasierte PDF-Datei, übernimmt das PDF-to-Excel-Tool die Extraktion direkt. Laden Sie das PDF hoch. Wählen Sie Excel als Ausgabeformat. Das Tool analysiert das Seitenlayout, erkennt die Tabellenstruktur und exportiert die Daten in eine XLSX-Datei. Öffnen Sie die resultierende Tabelle. Die Einzelposten sollten in Zeilen angezeigt werden, wobei jede Spalte der Originalrechnung in einer separaten Excel-Spalte angezeigt wird. Die Spaltenüberschriften der Rechnung sollten in der ersten Zeile erscheinen.
Wenn es sich bei der Rechnung um ein gescanntes Bild handelt, führen Sie zunächst eine OCR-Erkennung mit dem OCR-Tool durch. Der OCR-Prozess fügt den gescannten Seiten eine Textebene hinzu. Führen Sie dann die PDF-zu-Excel-Konvertierung für die OCR-verarbeitete Datei durch. Dieser zweistufige Workflow behandelt das häufigste Szenario in der Praxis: eine PDF-Rechnung, die gedruckt, unterschrieben und zurück in einen Computer gescannt wurde. Der OCR-Schritt erkennt den Text. Der Excel-Konvertierungsschritt extrahiert es in eine Tabelle.
Bereinigung der extrahierten Daten
Erwarten Sie nach der Extraktion einige Aufräumarbeiten. Die häufigsten Probleme sind numerische Werte, die als Text erkannt wurden, mit Zahlen in einem einzigen Textfeld zusammengeführte Währungssymbole, inkonsistent formatierte Datumsangaben und negative Werte, die mit Klammern oder einem nachgestellten Minuszeichen dargestellt werden und von Excel nicht als Zahl erkannt werden.
Für als Text gespeicherte Währungswerte wie „1.234,56 $“ Verwenden Sie in einer Zelle, die Excel als Zeichenfolge behandelt, die VALUE-Funktion von Excel mit SUBSTITUTE, um das Dollarzeichen und das Komma zu entfernen: =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")). Dadurch wird der Text in eine Zahl umgewandelt, die summiert und berechnet werden kann. Wenden Sie für eine ganze Spalte die Formel auf die erste Zeile an und ziehen Sie sie nach unten. Verwenden Sie für Datumsangaben die Funktion DATEVALUE oder den Text-in-Spalten-Assistenten von Excel mit dem angegebenen Datumsformat. Diese Bereinigungsschritte nehmen pro Tabellenkalkulation einige Minuten in Anspruch und erzeugen aus einer zunächst statischen PDF-Datei eine voll funktionsfähige Excel-Datei.
Überprüfung der extrahierten Gesamtbeträge anhand der Originalrechnung
Überprüfen Sie nach der Bereinigung die extrahierten Daten anhand der Originalrechnung. Summieren Sie die Einzelpostensummen in Excel und vergleichen Sie die Summe mit der Rechnungssumme. Wenn die Zahlen übereinstimmen, war die Extraktion korrekt, zumindest für die Dollarbeträge. Überprüfen Sie stichprobenartig einige einzelne Posten, indem Sie die Originalrechnung mit der entsprechenden Zeile in der Tabelle vergleichen. Überprüfen Sie das erste Element, ein mittleres Element und das letzte Element. Wenn diese übereinstimmen, ist die Extraktion zuverlässig.
Wenn die Summen nicht übereinstimmen, durchsuchen Sie die Tabelle nach Zeilen, in denen die Extraktion Daten in die falschen Spalten platziert hat. Ein häufiger Fehler ist eine Werbebuchungsbeschreibung, die eine Zahl enthält, z. B. „Widget Model 3, 5er-Pack“. wobei die Extraktions-Engine „3“ interpretierte als Menge und „5“ als Einzelpreis, wodurch Phantomposten erstellt werden. Diese Extraktionsartefakte sind leicht zu erkennen, da sie unsinnige Datenzeilen erzeugen. Löschen Sie die Artefaktzeilen und summieren Sie erneut. Die Summen sollten den korrekten Werten entsprechen.
Umgang mit mehrseitigen Rechnungen und Rechnungsstapeln
Konvertieren Sie bei einer einzelnen Rechnung, die sich über mehrere Seiten erstreckt, alle Seiten in einem Vorgang. WukongPDF verarbeitet jede Seite und exportiert die kombinierten Daten in eine Tabelle. Wenn jede Seite über eine eigene Tabelle verfügt, werden die Tabellen in der Tabelle vertikal gestapelt, mit einer leeren Zeile oder Kopfzeile dazwischen. Konsolidieren Sie die Tabellen, indem Sie die doppelten Kopfzeilen löschen und die Datenzeilen verbinden.
Verarbeiten Sie für einen Stapel mehrerer Rechnungen, beispielsweise Lieferantenrechnungen im Wert von einem Monat, jede Rechnung einzeln und konsolidieren Sie die Ergebnisse in einer Master-Tabelle. Erstellen Sie eine Vorlage mit Spalten für Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Einzelpostenbeschreibung, Menge, Stückpreis und Gesamtsumme. Kopieren Sie die extrahierten Daten aus jeder Rechnung in die Vorlage. Dieser strukturierte Ansatz führt zu einer durchsuchbaren, sortierbaren und formelbereiten Aufzeichnung aller Rechnungen. Das Tool PDF-Daten extrahieren unterstützt PDF-Konverter die Stapelverarbeitung mehrerer Rechnungen in einer Sitzung und generiert individuelle Tabellenkalkulationen für jede Rechnung, die schnell in der Mastervorlage konsolidiert werden können. Die Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Dateneingabe skaliert linear mit der Anzahl der Rechnungen. Eine Rechnung spart 10 Minuten. Einhundert Rechnungen sparen einen ganzen Arbeitstag.
Ein praktisches Detail für die Verarbeitung wiederkehrender Rechnungen: Wenn Sie jeden Monat Rechnungen vom gleichen Lieferanten erhalten, erstellen Sie eine Excel-Vorlage, die mit den Formeln und Spaltenzuordnungen für das Rechnungslayout dieses Lieferanten vorkonfiguriert ist. Wenn Sie zum ersten Mal eine Rechnung von diesem Lieferanten extrahieren, notieren Sie, welche Excel-Spalten welchen Rechnungsfeldern entsprechen. Richten Sie SUMME-Formeln für Einzelpostensummen ein, eine Validierungsformel, die die Summe mit der Rechnungssumme vergleicht, und bedingte Formatierung, um Abweichungen hervorzuheben. Speichern Sie dies als Ihre herstellerspezifische Vorlage. Wenn Sie nächsten Monat die neue Rechnung extrahieren, fügen Sie die Daten in die Vorlage ein und die Formeln und Formatierungen sind bereits vorhanden. Bei monatlichen Rechnungen über ein Jahr hinweg erspart dieser Vorlagenansatz Stunden wiederholter Einrichtungsarbeit und eliminiert praktisch das Risiko von Formelfehlern durch manuelle Neueingaben. Für Unternehmen, die Rechnungen von Dutzenden wiederkehrenden Lieferanten verarbeiten, verwandelt ein Ordner mit lieferantenspezifischen Vorlagen das Extrahieren von Rechnungsdaten von einer wöchentlichen Aufgabe in einen Vorgang zum Einfügen und Überprüfen.
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