Sie haben einen zehnseitigen Bericht exportiert und irgendwie am Ende ein 45-MB-PDF erhalten. Oder Sie haben eine einzelne Seite gescannt und die Datei ist größer als ein vollständiger Filmtrailer. Es macht keinen Sinn – bis man sich anschaut, was tatsächlich drin ist. Bei der Größe einer PDF-Datei geht es nicht nur um die Seitenzahl. Hier sind die fünf häufigsten Gründe, warum PDFs zu groß werden, und was Sie dagegen tun können.
1. Im Dokument eingebettete hochauflösende Bilder
Das ist der Hauptschuldige. Wenn Sie ein Bild in Word oder PowerPoint einfügen und als PDF exportieren, bettet die Software oft die Version dieses Bildes in voller Auflösung ein – auch wenn es auf der Seite nur in einem Bruchteil seiner Originalgröße angezeigt wird.
Ein einzelnes 12-Megapixel-Foto von Ihrem Telefon kann allein 8–10 MB groß sein. Fügen Sie fünf davon in ein Dokument ein und Sie haben bereits 40–50 MB, bevor Sie ein Wort geschrieben haben.
Die Lösung:
- Komprimieren Sie vor dem Exportieren die Bilder in der Quelldatei (Word: Datei > Bilder komprimieren).
- Stellen Sie die Bildauflösung für die Verwendung auf dem Bildschirm auf 150 DPI oder für den Druck auf 300 DPI ein
- Oder führen Sie die fertige PDF-Datei über ein PDF-Komprimierungstool aus, um die Bilder nachträglich herunterzufahren
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2. Das Dokument wurde mit einer zu hohen Auflösung gescannt
Scanner sind standardmäßig auf 300 DPI oder höher eingestellt, was sich hervorragend für die Archivierung physischer Dokumente eignet, aber für alles, was nur auf dem Bildschirm gelesen werden soll, übertrieben ist. Eine mit 600 DPI gescannte Seite erzeugt eine Datei, die viermal größer ist als die gleiche Seite mit 300 DPI – ohne sichtbaren Unterschied bei der Anzeige auf einem Monitor.
Die Lösung: Wenn Sie Dokumente für die digitale Weitergabe scannen, stellen Sie Ihren Scanner auf 150–200 DPI ein. Wenn der Scan bereits abgeschlossen ist, reduzieren Sie die PDF-Größe vor dem Senden mit einem PDF-Kompressor. WukongPDF verarbeitet gescannte PDFs unter www.wukongpdf.com – hochladen, komprimieren, fertig.
3. Schriftarten werden vollständig eingebettet statt in Teilmengen unterteilt
In PDFs sind Schriftarten eingebettet, sodass das Dokument auf jedem Gerät gleich aussieht. Es gibt jedoch einen Unterschied zwischen dem Einbetten der gesamten Schriftartdatei und dem Einbetten nur der Zeichen, die tatsächlich im Dokument verwendet werden (sogenannte Teilmenge).
Eine vollständige Schriftartdatei kann mehrere hundert Kilobyte groß sein. Wenn Ihr Dokument drei oder vier benutzerdefinierte Schriftarten verwendet und diese alle vollständig eingebettet sind, sind das allein über ein Megabyte an Schriftartendaten – vor jeglichem Inhalt.
Die Lösung: Die meisten PDF-Exporteinstellungen in Word, InDesign und anderen Tools verfügen über eine Option zum Unterteilen eingebetteter Schriftarten. Aktivieren Sie es. Normalerweise möchten Sie Schriftarten unterteilen, wenn weniger als 100 % der Zeichen verwendet werden – was fast immer der Fall ist.
4. Übrig gebliebene Metadaten, Ebenen und versteckte Daten
Aus Designtools wie Adobe Illustrator, InDesign oder Photoshop exportierte PDFs enthalten häufig zusätzliche Daten, die für den Leser unsichtbar sind, der Datei jedoch echtes Gewicht verleihen:
- Verborgene oder abgeflachte Ebenen des ursprünglichen Designs
- Eingebettete ICC-Farbprofile und Farbkalibrierungsdaten
- Dokumentverlauf, Autoreninformationen und Bearbeitung von Metadaten
- Für jede Seite sind Miniaturvorschauen eingebettet
Die Lösung: Verwenden Sie den Trick „In PDF drucken“ – öffnen Sie die PDF-Datei, drucken Sie sie auf einem PDF-Drucker aus und speichern Sie sie. Dadurch wird alles zu einer sauberen Ausgabe zusammengefasst. Alternativ können Sie mit dem PDF Optimizer von Adobe Acrobat bestimmte Arten versteckter Daten prüfen und entfernen.
5. Beim Export wurde keine Komprimierung angewendet
Einige Softwareprogramme exportieren PDFs standardmäßig ohne Komprimierung – insbesondere ältere Designtools oder spezielle Branchensoftware. Das Ergebnis ist eine nicht optimierte Datei, in der jedes Byte roh gespeichert wird, ohne die platzsparende Kodierung, die moderne PDF-Tools automatisch anwenden.
Die Lösung: Dies ist der einfachste Fall. Führen Sie die PDF-Datei mit einem geeigneten PDF-Komprimierungstool aus, und die Dateigröße wird erheblich sinken – oft um 50 % oder mehr – ohne sichtbaren Qualitätsverlust, da von Anfang an keine Komprimierung stattgefunden hat.
So erkennen Sie, was Ihr PDF schwer macht
Eine schnelle Möglichkeit, das Problem zu diagnostizieren:
- Viele Seiten, große Datei: wahrscheinlich Bilder oder Scans
- Wenige Seiten, große Datei: wahrscheinlich hochauflösende Bilder, eingebettete Schriftarten oder versteckte Daten
- Nur-Text-Dokument, große Datei: mit ziemlicher Sicherheit Schriftarten oder Metadaten
- Kam von einem Scanner, große Datei: Die Scanauflösung ist zu hoch
Sobald Sie die Ursache identifiziert haben, ist die Behebung in der Regel unkompliziert. Und wenn Sie die Datei jetzt einfach verkleinern müssen, ohne etwas zu diagnostizieren, kann ein guter PDF-Kompressor wie WukongPDF bei www.wukongpdf.com dies in einem Schritt erledigen.
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