Sie haben gerade einen Stapel Dokumente gescannt – zehn Seiten, vielleicht zwanzig – und das resultierende PDF ist 45 MB groß. Es muss in eine E-Mail mit einem Limit von 25 MB oder in ein Übermittlungsportal mit strengen Anforderungen an die Dateigröße eingefügt werden. Der Scan ist abgeschlossen, das Dokument ist vorhanden und jetzt müssen Sie es verkleinern, ohne es unleserlich zu machen. Hier erfahren Sie genau, wie Sie damit umgehen.
Warum gescannte PDFs anfangs so groß sind
Ein gescanntes PDF speichert jede Seite als hochauflösendes Foto. Im Gegensatz zu einem PDF, das aus einem Word-Dokument erstellt wurde – bei dem Text als effiziente Zeichendaten gespeichert und Bilder komprimiert werden – ist ein gescanntes PDF im Wesentlichen ein Stapel von Bildern, die in einem PDF-Container verpackt sind. Bei den Standardeinstellungen des Scanners kann jedes Seitenbild mehrere Megabyte groß sein.
Die meisten Scanner verwenden standardmäßig Farbscans mit 300 DPI, was für die Archivierung wichtiger Dokumente geeignet ist, aber viel größere Dateien erzeugt, als für Dokumente erforderlich sind, die immer nur auf dem Bildschirm gelesen oder an ein Portal übermittelt werden. Ein zehnseitiges Dokument, das mit 300 DPI in Farbe gescannt wird, kann leicht 30–50 MB groß sein. Das gleiche mit 150 DPI Graustufen gescannte Dokument ist normalerweise 3–8 MB groß – lesbar, übermittelbar und nur ein Bruchteil der Originalgröße.
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Die schnellste Lösung: Führen Sie es über einen Kompressor aus
In den meisten Situationen ist ein browserbasiertes Komprimierungstool der schnellste Weg von einem übergroßen Scanned PDF zu einem übermittelbaren. Das PDF-Komprimierungstool von WukongPDF unter www.wukongpdf.com verarbeitet gescannte Dokumente – laden Sie die Datei hoch, wählen Sie mittlere oder hohe Komprimierung und laden Sie das Ergebnis herunter.
Was Sie von den einzelnen Komprimierungsstufen eines gescannten Dokuments erwarten können:
- Geringe Komprimierung: 10–30 % Größenreduzierung. Text bleibt scharf, Bilder werden kaum beeinträchtigt. Gut, wenn die Qualität im Vordergrund steht und die Größenreduzierung zweitrangig ist.
- Mittlere Komprimierung: 40–70 % Größenreduzierung. Text bleibt lesbar, Bilder zeigen eine leichte Weichzeichnung, die bei normaler Lesegröße nicht wahrnehmbar ist. Für die meisten Einreichungen die richtige Wahl.
- Hohe Komprimierung: 60–85 % Größenreduzierung. Der Text ist immer noch lesbar, aber die Bilder sind sichtbar beeinträchtigt. Akzeptabel für interne Dokumente oder Entwürfe, nicht ideal für alles, was gedruckt oder genau geprüft werden soll.
Öffnen Sie nach dem Komprimieren das Ergebnis und scrollen Sie durch das Ergebnis, bevor Sie es absenden. Überprüfen Sie, ob der Text auf jeder Seite noch lesbar ist. Achten Sie besonders auf Seiten mit Kleingedrucktem, dichten Tabellen oder handschriftlichen Elementen, die als Erstes unter einer aggressiven Komprimierung leiden.
Konvertierung in Graustufen zur zusätzlichen Reduzierung
Farbbilddaten sind deutlich schwerer als Graustufen. Bei einem Farbscan werden für jedes Pixel drei Farbkanäle (Rot, Grün, Blau) gespeichert; Ein Graustufenscan speichert einen. Bei Dokumenten mit viel Text – getippte Briefe, Formulare, gedruckte Berichte – sind die Farbinformationen oft irrelevant: Das Dokument sieht in Graustufen im Wesentlichen genauso aus wie in Farbe.
Durch die Konvertierung eines Farbscans in Graustufen vor oder während der Komprimierung kann die Dateigröße im Vergleich zur alleinigen Komprimierung der Farbversion um weitere 50–60 % reduziert werden. Dies ist am effektivsten für Dokumente ohne aussagekräftigen Farbinhalt – getippte Seiten, gedruckte Formulare, Schwarzweißfotos. Verwenden Sie es nicht für Dokumente, in denen Farbe Informationen enthält – medizinische Bildgebung, technische Zeichnungen mit farbcodierten Elementen oder andere Dokumente, in denen ein Leser Farben unterscheiden muss.
Wenn Sie erneut scannen können: Passen Sie zuerst die Einstellungen an
Wenn das Originaldokument noch zugänglich ist und der Scan gerade erst durchgeführt wurde, lohnt es sich, zwei Minuten damit zu verbringen, die Scannereinstellungen anzupassen und erneut zu scannen, anstatt nachträglich zu versuchen, eine übergroße Datei zu komprimieren. Das Ergebnis wird kleiner und sauberer sein als ein stark komprimierter hochauflösender Scan.
- Für die reine Bildschirmverwendung: Scannen Sie mit 150 DPI Graustufen. Auf jedem Bildschirm lesbar, Dateien bleiben klein.
- Für Dokumente, die gedruckt werden können: Scannen Sie mit 200–300 DPI Graustufen. Gute Druckqualität ohne Farbaufwand.
- Für Archivierungszwecke: Scannen Sie mit 300 DPI in Farbe und bewahren Sie die Archivkopie in voller Auflösung getrennt von der komprimierten Freigabekopie auf.
Ein weiterer Schritt, der sich lohnt: Machen Sie es durchsuchbar
Während Sie die Datei geöffnet haben und sie trotzdem verarbeiten, sollten Sie erwägen, OCR darauf auszuführen, um den Text durchsuchbar zu machen. Ein komprimiertes, gescanntes PDF, das auch durchsuchbar ist, ist wesentlich nützlicher als eines, das nur kleiner ist. Sie können darin nach einem bestimmten Text suchen, Text daraus kopieren und er wird bei Dateisystemsuchen nach Inhalt und nicht nur nach Dateiname angezeigt. Das OCR-Tool von WukongPDF bei www.wukongpdf.com übernimmt dies – es handelt sich um einen separaten Schritt zur Komprimierung, der jedoch genauso viel Zeit in Anspruch nimmt und die Benutzerfreundlichkeit des Dokuments dauerhaft verbessert.
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