PDF/A-3 ist die flexibelste Variante des Archivierungsstandards PDF/A. Während sich frühere PDF/A-Versionen ausschließlich darauf konzentrierten, PDFs in sich geschlossen und visuell reproduzierbar zu machen, um sie langfristig aufzubewahren, fügte PDF/A-3 eine wichtige Funktion hinzu: die Möglichkeit, jeden Dateityp als Anhang in das Archiv-PDF einzubetten. Dies macht es zum Format der Wahl für eine wachsende Zahl von Geschäftsdokumenten-Workflows – insbesondere für die elektronische Rechnungsstellung und den hybriden Dokumentenaustausch.
Die PDF/A-Familie: Ein kurzer Überblick
PDF/A ist ein ISO-Standard (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten. Alle Varianten haben die gleiche Kernanforderung: Das PDF muss völlig eigenständig, unabhängig von der Anzeigeumgebung identisch reproduzierbar und frei von Funktionen sein, die die zukünftige Zugänglichkeit beeinträchtigen könnten.
- PDF/A-1: das Original (2005). Am konservativsten – keine Transparenz, keine Ebenen, keine eingebetteten Dateien. Maximale Kompatibilität.
- PDF/A-2: Unterstützung für Transparenz, Ebenen, JPEG 2000-Komprimierung und in PDF/A-Dateien eingebettete PDF/A-Dateien hinzugefügt. Immer noch keine willkürlichen Dateianhänge.
- PDF/A-3: alle Funktionen von PDF/A-2 sowie die Möglichkeit, jeden Dateityp als Anhang einzubetten – XML, CSV, Excel, Word, Originalquelldateien – neben dem Archiv-PDF.
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Was PDF/A-3 ermöglicht: Das Hybriddokument
Das entscheidende Merkmal von PDF/A-3 ist das Hybriddokument: eine einzelne Datei, die sowohl eine für Menschen lesbare PDF als auch eine maschinenlesbare Datendatei enthält. Das PDF stellt das Dokument visuell für Menschen dar – Rechnungen, Berichte, Verträge – während die eingebettete Datei strukturierte Daten enthält, die von der Software automatisch verarbeitet werden können.
Die bekannteste Anwendung ist die elektronische Rechnungsstellung. Das ZUGFeRD-Format (Deutschland) und das Factur-X-Format (Frankreich und EU) basieren beide auf PDF/A-3 – eine für Menschen lesbare Rechnung PDF mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einem strukturierten Format enthält, das Buchhaltungssoftware automatisch importieren kann. Eine Datei dient sowohl der menschlichen Überprüfung als auch der automatisierten Verarbeitung, ohne dass Daten erneut eingegeben werden müssen.
Wann sollte PDF/A-3 vs. PDF/A-1 oder PDF/A-2 verwendet werden
Verwenden Sie PDF/A-3, wenn:
- Das Dokument muss Quelldaten neben der PDF-Ansicht enthalten: Rechnungen mit eingebettetem XML, Berichte mit eingebetteten Tabellenkalkulationen, Verträge mit eingebetteten bearbeitbaren Originaldateien
- Das Format ist für einen bestimmten Standard erforderlich: ZUGFeRD, Factur-X, XRechnung (Deutschlands staatlicher Standard für die elektronische Rechnungsstellung) und ähnliche Formate erfordern PDF/A-3
- Sie wünschen sich eine Aufbewahrung in Archivqualität mit der Flexibilität, unterstützende Dateien einzubeziehen: die PDF-Archivqualität von PDF/A kombiniert mit der Bequemlichkeit, zugehörige Dateien in einem Container zu transportieren
Verwenden Sie PDF/A-1 oder PDF/A-2, wenn:
- Das Dokument dient der reinen visuellen Langzeitarchivierung ohne Datenverarbeitungsaufwand
- Höchste Kompatibilität mit älteren Archivsystemen ist erforderlich
- Die Archivierungsrichtlinie der Organisation gibt speziell PDF/A-1 oder PDF/A-2 an
PDF/A-3-Konformitätsstufen
Wie andere PDF/A-Varianten verfügt auch PDF/A-3 über zwei Konformitätsstufen:
- PDF/A-3b (Grundkenntnisse): stellt die visuelle Reproduzierbarkeit sicher – das Dokument sieht für immer gleich aus. Erfordert das getaggte PDF für die Einhaltung der Barrierefreiheit, erfordert jedoch kein vollständiges semantisches Tagging.
- PDF/A-3u (Unicode): fügt die Anforderung hinzu, dass der gesamte Text in Unicode darstellbar sein muss, um sicherzustellen, dass Text zuverlässig extrahiert und durchsucht werden kann.
Für Anwendungen zur elektronischen Rechnungsstellung ist normalerweise PDF/A-3b ausreichend. Für Dokumente, bei denen es auf die Durchsuchbarkeit und Extraktion von Text ankommt – archivierte Verträge, behördliche Unterlagen – ist PDF/A-3u vorzuziehen.
So erstellen Sie eine PDF/A-3-Datei
Adobe Acrobat Pro kann PDFs als PDF/A-3 über Datei > speichern. Als andere speichern > Archivierbares PDF (PDF/A). Wählen Sie aus den Optionen für die Konformitätsstufe PDF/A-3b oder PDF/A-3u aus. Acrobat markiert alle Inhalte, die nicht den PDF Standard-Anforderungen entsprechen, und korrigiert sie entweder automatisch oder fordert Sie zur Eingabe auf.
Speziell für die elektronische Rechnungsstellung übernehmen spezielle Rechnungssoftware und ERP-Systeme die PDF/A-3-Erstellung normalerweise automatisch – sie generieren das PDF, das strukturierte XML, und kombinieren sie ohne manuelles Eingreifen zu einer konformen PDF/A-3-Datei. Tools wie Mustang (Open-Source-Java-Bibliothek) und kommerzielle Lösungen wie Zugferd-Manager sind speziell für diesen Workflow konzipiert.
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