Unter Redaktion versteht man das dauerhafte Entfernen vertraulicher Informationen aus einem Dokument, sodass diese nicht gelesen, wiederhergestellt oder rekonstruiert werden können. Es hört sich einfach an: Zeichnen Sie ein schwarzes Kästchen über den Text und fertig. Bei falscher Vorgehensweise erzeugt die Schwärzung jedoch ein falsches Sicherheitsgefühl, während die zugrunde liegenden Daten vollständig intakt und wiederherstellbar bleiben. Wenn Sie Dokumente freigeben, die Informationen enthalten, die Sie schützen müssen, ist es wichtig zu verstehen, wie eine echte PDF Redaction aussieht und wie man sie richtig macht.
Der Black-Box-Fehler, der eigentlich keine Redaktion ist
Der häufigste Schwärzungsfehler besteht darin, mit einem PDF-Anmerkungs- oder Zeichenwerkzeug ein schwarzes Rechteck über vertraulichen Text zu zeichnen und ihn als geschwärzt zu behandeln. Es sieht aus wie redigiert – der Text ist verdeckt und unsichtbar. In den meisten Fällen befindet sich der zugrunde liegende Text jedoch immer noch in der PDF-Datei, nur versteckt unter der Anmerkungsebene.
Jeder, der die Datei erhält, kann die Blackbox in einem PDF-Editor entfernen oder verschieben und den Text darunter lesen. Kopieren und Einfügen der "geschwärzten" Wenn Sie einen Bereich in einen Texteditor eingeben, wird der ausgeblendete Text manchmal direkt zurückgegeben. Dieser Fehlermodus hat echten Schaden angerichtet – Regierungsbehörden, Anwaltskanzleien und Unternehmen haben Dokumente mit sensiblen Informationen veröffentlicht, von denen sie glaubten, dass sie geschwärzt wurden, nur damit die Empfänger den zugrunde liegenden Inhalt auf einfache Weise entdecken konnten.
True PDF Redaction deckt den Text nicht ab, sondern entfernt ihn. Sowohl die Pixel als auch die zugrunde liegenden Zeichendaten werden aus der Datei entfernt. Übrig bleibt ein schwarzes Rechteck, unter dem sich nichts befindet.
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Was durch eine ordnungsgemäße Schwärzung tatsächlich entfernt wird
Bei einem gründlichen Schwärzungsprozess wird mehr als nur der sichtbare Text entfernt. Vertrauliche Informationen in einem PDF können an mehreren Stellen außerhalb der Hauptinhaltsebene vorhanden sein:
- Textebene: die tatsächlichen Zeichendaten, die Text durchsuchbar und auswählbar machen
- Visuelle Ebene: die gerenderten Pixel des Textes, wie er auf der Seite erscheint
- Metadaten: Dokumenteigenschaften, Name des Autors, Kommentare und Revisionsverlauf, die möglicherweise vertrauliche Informationen enthalten, die im Hauptinhalt nicht sichtbar sind
- Versteckte Ebenen: Anmerkungen, Formularfelddaten und eingebettete Anhänge, die möglicherweise auf den redigierten Inhalt verweisen
Bei der vollständigen Schwärzung geht es um all diese Probleme, nicht nur um den sichtbaren Text. Nach dem Anbringen von Schwärzungsmarkierungen ist der letzte Schritt in professionellen Tools ein Dokumentenbereinigungsdurchlauf, bei dem Metadaten und verborgene Daten entfernt werden.
Tools, die eine echte Schwärzung durchführen
Adobe Acrobat Pro verfügt über ein spezielles Schwärzungstool (Extras > Schwärzen), das Text zur Schwärzung markiert, die Schwärzung anwendet, um Inhalte dauerhaft zu entfernen, und optional das Dokument bereinigt, um Metadaten zu entfernen. Dies ist das Standardtool für Rechts-, Regierungs- und Compliance-Anwendungsfälle, bei denen für die Schwärzung formelle Anforderungen gelten.
Für weniger häufige Schwärzungsanforderungen bietet der PDF Editor von WukongPDF unter www.wukongpdf.com Bearbeitungswerkzeuge, mit denen Inhalte direkt entfernt werden können. Vergewissern Sie sich bei kritischer Redaktion – Gerichtsakten, Gerichtsdokumenten, Compliance-Anträgen –, dass das von Ihnen verwendete Tool die zugrunde liegenden Daten dauerhaft entfernt und nicht nur verdeckt.
Eine zuverlässige Methode unabhängig vom Tool: Nachdem Sie die Schwärzung angewendet haben, drucken Sie das PDF mit dem PDF-Drucker Ihres Betriebssystems in ein neues PDF. Dadurch wird alles – die redigierten Bereiche, Anmerkungen und Ebenen – in ein neues Dokument ohne verborgene zugrunde liegende Daten reduziert. Das Ergebnis ist eine saubere Datei, in der die geschwärzten Bereiche tatsächlich verschwunden sind.
So überprüfen Sie, ob die Schwärzung tatsächlich funktioniert hat
Bevor Sie ein geschwärztes Dokument senden, überprüfen Sie, ob die Schwärzung abgeschlossen ist:
- Verwenden Sie Strg+F, um nach dem redigierten Text zu suchen. Wenn es auffindbar ist, ist die Schwärzung nicht vollständig.
- Versuchen Sie, Text aus dem geschwärzten Bereich auszuwählen und zu kopieren. Wenn Text in der Zwischenablage zurückgegeben wird, sind die zugrunde liegenden Daten noch vorhanden.
- Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und überprüfen Sie die Metadatenfelder auf vertrauliche Informationen, die möglicherweise in den Autoren- oder Titelfeldern des Originaldokuments enthalten waren.
- Öffnen Sie die Datei in einem anderen PDF-Viewer – manchmal zeigt ein Viewer, der die Schwärzungsmarkierungen transparent darstellt, Inhalte an, die ein anderer Viewer verbirgt.
Der Maßstab, an den man sich halten muss
Behandeln Sie die Schwärzung als dauerhafte Löschung, nicht als Ausblenden. Wenn Sie mit der Wiederherstellung und dem Lesen des redigierten Inhalts nicht einverstanden sind, gilt folgender Standard: Kann der Text durch die Suche gefunden werden? Kann es ausgewählt und kopiert werden? Kann es durch Verschieben oder Löschen der Blackbox aufgedeckt werden? Wenn eine Antwort „Ja“ lautet, ist die Schwärzung nicht vollständig. Damit PDF Security tatsächlich das schützt, was es schützen soll, müssen die zugrunde liegenden Daten verschwunden sein – und nicht nur abgedeckt sein.
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