您可以向 PDF 新增註釋並將其發送給同事進行審查。他們打開文件並看到每條評論都歸因於用戶，或者歸因於您三年前擁有的上一台計算機的名稱，或者歸因於從未打開過此文檔的人。註釋是正確的，但附加的作者姓名是錯誤的，而且您無法弄清楚 PDF 從哪裡獲取此資訊。 PDF 註釋 作者姓名是從隱藏在 PDF 檢視器首選項中的設定中提取的，而不是從您的使用者帳戶或文件元資料中提取的。
PDF 註釋工具首次安裝時會將作者姓名儲存在檢視器首選項中。然後，無論您正在處理哪個文件或登入哪個帳戶，該名稱都會附加到您建立的每個評論、突出顯示和便條中。該名稱將保留，直到有人在首選項中手動更改它為止，大多數用戶從不這樣做，因為他們不知道該設定存在。
PDF 閱讀器從哪裡取得註釋作者姓名
每個 PDF 閱讀器都將註釋作者姓名儲存在自己的首選項中。 Adobe Acrobat 將其儲存在「編輯」、「首選項」、「身分」下。此欄位中的名稱將成為您建立的每個註釋的作者。如果您在以前由其他人使用過的計算機上安裝了 Acrobat，或者如果您的組織使用通用系統映像來設定您的計算機，則身分欄位可能包含不屬於您的名稱。
基於瀏覽器的 PDF 檢視器以不同方式處理作者姓名。有些使用瀏覽器設定檔名稱。其他人使用隨機生成的標識符，該標識符顯示為字串。還有一些使用預設名稱，例如“Guest”或“User”。檢視器之間的不一致意味著在一個檢視器中建立的評論可能會顯示與另一個檢視器中對相同文件建立的評論不同的作者姓名。
文件本身中的PDF元資料不控制註釋作者姓名。作者和創建者等文檔元資料欄位描述了文件的創建者，而不是註釋者。變更文件元資料不會變更新註解中顯示的作者姓名。兩者存放在完全不同的位置。
錯誤的作者姓名如何附加到您的評論中
最常見的情況是購買新電腦或安裝新的 PDF 檢視器。安裝過程將身分欄位設定為預設值。在某些系統上，預設值源自作業系統使用者名稱。在其他情況下，它是一個通用字串，例如“用戶”或“審閱者”。如果安裝程式沒有提示您設定身份，您可能會建立註釋數月或數年，而沒有意識到作者姓名是錯誤的。
另一種情況發生在共享環境中。會議室或共用工作區中的電腦具有 PDF 檢視器，其身分欄位設定為先前的使用者名稱。任何使用該電腦對 PDF 進行註釋的人都會在其註釋上獲得先前的使用者名稱。這些註釋似乎是由從未進過房間的人寫的。
第三種情況涉及PDF編輯器遷移。當您從 PDF 編輯器的一個版本升級到另一個版本，或從一個編輯器切換到另一個編輯器時，身分設定可能不會轉移。新編輯器以自己的預設標識開始，所有後續註釋都使用該標識。
如何修復註釋作者姓名
在 Adobe Acrobat 中，前往“編輯”、“首選項”、“身份”，然後更新“名稱”欄位。關閉並重新開啟所有開啟的 PDF。新註釋將使用更新後的名稱。現有註釋保留其原始作者姓名。更改標識不會追溯更新文件中已有的註解。
在基於瀏覽器的 PDF 工具中，身分設定可能位於工具設定或帳戶設定檔中。有些工具會自動使用您的登入名，並且不會公開身分設定。如果基於瀏覽器的工具使用產生的標識符，請檢查設定是否包含自訂顯示名稱的選項。
WukongPDF 透過瀏覽器處理 PDF 註釋，並根據您配置的設定檔設定進行作者識別。在開始審查會話之前檢查這些設定可確保您的註釋帶有您的正確身分。
更正現有註釋的作者姓名
更改現有註釋的作者姓名需要編輯註釋屬性。在大多數 PDF 編輯器中，右鍵單擊註釋並選擇屬性。作者姓名顯示為屬性對話方塊中的欄位。更改它會更新該註釋。若要變更多個註釋的作者姓名，請選擇所有註釋，開啟屬性，然後更新作者欄位。
如果您已經分發了註釋作者姓名不正確的 PDF，您有兩個選項。您可以發送更新了作者姓名的更正版本。或者，您可以發送一條註釋，說明歸因於特定名稱的註釋實際上是由您編寫的，並附有您貢獻的註釋的描述。第二個選項則較不正式，但對於參與者相互信任的內部審查來說可能足夠了。
防止未來出現作者姓名問題
作為新電腦或新軟體設定例程的一部分，請檢查您的 PDF 檢視器身分設定。檢查只需三十秒，可防止長達數月的錯誤註釋。將此檢查作為設定清單上的標準項目，與設定電子郵件簽名和配置預設印表機一起。
協作審閱文件時，建立在註釋文本中識別審閱者的約定。在每則評論的開頭加上您的姓名首字母或姓名，例如 JS：此部分需要更新，提供冗餘標識，即使註釋作者姓名不正確或審查者之間不一致，該標識也能發揮作用。
協作 PDF 審閱平台增加了另一層作者姓名管理。這些平台通常使用註釋作者的登入身份，覆蓋任何本機 PDF 檢視器身份設定。使用公司帳戶登入平台的審閱者可以在註釋上取得其公司身分。直接在本機 PDF 檢視器中開啟 PDF 的相同審查者將獲得本機設定的任何身分。這種差異可能會導致同一個人的註釋根據他們使用的工具而顯示在不同的名稱下。
將註釋從 PDF 匯出到摘要報告時，作者姓名會包含在匯出中。顯示五個不同名稱的評論的摘要比顯示五個實際審閱者的評論的摘要更難解釋，因為某些審閱者可能以多個身分建立評論。在匯出摘要之前核對註釋作者姓名會產生更清晰的審查記錄。
在法律和監管審查工作流程中，註釋作者身分具有證據意義。特定律師或合規官員的評論與匿名評論的權重不同。具有正式審核流程的組織應將審核者身分配置為審核設定的一部分，而不是在審核完成且註解存檔時才新增。
PDF 規格允許註釋攜帶建立日期和修改日期。如果註釋在建立後進行編輯，則修改日期會更新，但作者姓名通常不會更新。由一位審閱者創建並由另一位審閱者編輯的註釋將顯示原始作者姓名以及更新的內容。當編輯後的註釋內容與原始審閱者已知的位置相矛盾時，這可能會導致混亂。
對於希望跨團隊標準化註釋身分的組織，群組原則或託管配置可以在軟體部署期間設定 PDF 檢視器身分。將身分設定為使用者公司電子郵件或網路登入名稱可確保所有文件的一致性。此配置通常需要 IT 管理員存取權限，並且在具有成熟文件管理實踐的組織中最常見。
當多位審查者使用不同的裝置或平台對同一個 PDF 進行註釋時，註釋作者姓名可能會成為正確和錯誤身分的混亂組合。在分發文件供審閱之前，請要求所有審閱者驗證其 PDF 檢視器身分設定。每個審閱者在開始之前都會進行三十秒的檢查，以防止返回有註釋的文件時出現數小時的混亂。
PDF 註釋作者姓名是一個小細節，但在協作工作流程中卻會產生巨大的影響。法律審查中的錯誤評論可能會導致初級合夥人的建議被視為合夥人的指導。設計評審中錯誤的註釋可能會向錯誤的人發送修改請求。在開始審查之前花時間驗證註釋身分可以防止這些工作流程中斷以及隨之而來的混亂。
註釋作者姓名可能看起來像是次要的配置細節，但在協作文件審查中，了解誰說了什麼對於評估回饋至關重要。在開始審查會話之前進行三十秒的身份檢查，可以防止錯誤評論的混亂，並保留每個審閱者貢獻的價值。
PDF 檢視器首選項中的一個小配置設定控製附加到您建立的每個註釋的身份，並且在開始審閱會話之前檢查此設定可以防止以後進行數小時的清理工作。
在開始之前檢查身份設定可確保每個評論都帶有正確的歸屬。
快速檢查可以避免數小時的清理時間。
| 查看者 | 在哪裡更改作者姓名 | 預設值 |
|---|---|---|
| Adobe Acrobat | 編輯>首選項>身份 | 作業系統用戶名或用戶 |
| 基於瀏覽器的工具 | 工具設定或帳戶設定文件 | 通用用戶或隨機 ID |
| 福昕閱讀器 | 檔案>首選項>身份 | 作業系統使用者名稱 |
| 預覽 (macOS) | 不可配置；使用系統名稱 | macOS 帳號名 |