一位同事遞給您一份帶有手寫欄位的紙本表格，並要求您將其轉換為人們可以在電腦上填寫的數位版本。該表單具有複選框、簽名行和文字字段，其佈局在紙上有意義。將其轉換為可填寫的PDF表單文件涉及三個步驟：將表單擷取為乾淨的數位影像，執行 OCR 以識別文字和結構，以及新增使用者可以填寫的互動式表單欄位。
這種轉換過程彌合了紙本工作流程和數位效率之間的差距。需要數天時間發送、填寫和返回的紙本表單變成了可在幾分鐘內完成並透過電子郵件返回的可填寫 PDF。將紙本表格轉換為可填寫的數位版本的組織可以減少處理時間，消除手寫可讀性問題，並建立已完成表格的可搜尋檔案。
捕捉紙本表格的清晰影像
來源影像的影像品質決定了最終可填充 PDF 的品質。盡可能使用平板掃描器而不是手機相機。掃描器可產生光線均勻、幾何精確的影像，且沒有透視失真。手機相機會引入梯形失真，即由於相機未完全對齊而使矩形呈現梯形，且光線不均勻會產生陰影和熱點。
如果手機相機是唯一的選擇，請使用包含透視校正的文件掃描應用程式。將模板放在平坦的表面上，從多個方向均勻照明，以最大限度地減少陰影。將手機直接放在表格上方，與表面平行。大多數掃描應用程式都包含一個框架指南，當手機正確對齊時，框架指南會變成綠色。以可用的最高解析度捕捉。
捕捉影像後，將其緊緊地裁剪到表單邊緣。裁剪後的影像應僅包含邊緣較窄的表格。影像中任何可見的背景都會出現在最終的 PDF 中，使其看起來不專業。大多數掃描應用程式都包含自動裁切功能，但手動調整裁切邊界會產生更清晰的結果。
這個三步驟過程將紙張轉變為數位資產。
使用 OCR 將影像轉換為可搜尋的 PDF
在擷取的影像上執行OCR PDF以建立可搜尋的文字圖層。 OCR 引擎可識別表單上的列印文本，包括標籤、說明和欄位名稱。此文字層可讓表單搜索，並允許螢幕閱讀器宣布表單內容。為 OCR 引擎選擇正確的語言，以確保準確識別表單標籤和說明。
OCR 輸出應保留表單佈局。大多數 OCR 工具都會偵測文字區域並保持其相對於頁面的位置。識別出的文字成為表單圖像後面的隱藏層，從而可以在不改變視覺外觀的情況下進行文字搜尋。透過在輸出 PDF 中搜尋一些表單欄位標籤以確認它們已被識別來驗證 OCR 準確性。
OCR 之後，在新增表單欄位之前增強影像品質。調整對比度，使形狀線條清晰，背景均勻為白色。移除 OCR 引擎可能會辨識為文字的斑點和掃描器偽影。乾淨的視覺外觀使表單看起來很專業，並確保您稍後添加的表單欄位與列印的標籤正確對齊。
新增互動式表單字段
表單影像和文字圖層就位後，新增互動式表單元素。使用帶有表單建立工具的 PDF 編輯器。對於原始表單上的每個文字字段，在對應區域上繪製一個文字表單欄位。將欄位大小與表單上提供的空間相符。使用與表單標籤相符的有意義的名稱來標記每個字段，例如 ApplicantName 或 DateOfBirth，而不是像 TextField1 這樣的通用名稱。
對於複選框，在表單上的每個複選框區域上繪製複選框欄位。調整複選框大小以符合原始列印的複選框。將匯出值設為“是”或“選取”，以便表單資料匯出乾淨。當表單使用互斥選項時，將具有相同欄位名稱但不同匯出值的相關複選框分組。
對於簽名區域，新增數位簽名字段，允許使用者繪製、鍵入或上傳簽名。簽名欄位的大小應與原始表單上的簽名行相符。如果表單在簽署後不應修改，則配置該欄位以在簽名後鎖定文件。
精心設計的可填寫 PDF 表單包括遵循自然閱讀順序的 Tab 鍵順序。設定 Tab 鍵順序，以便按 Tab 鍵按照使用者自然填寫的順序在欄位中移動：從上到下、從左到右。僅使用鍵盤完整填寫表單來測試 Tab 鍵順序。
測試並分發可填寫的表格
在分發表格之前，請像測試使用者一樣完整填寫表格。在每個文字欄位中輸入文字。檢查每個複選框。簽署簽名字段。儲存填寫的表單，關閉它，重新開啟它，並驗證是否保留了所有資料。在多個 PDF 閱讀器中測試表單，包括 Adobe Acrobat、基於瀏覽器的檢視器和行動 PDF 應用程式。
WukongPDF 提供基於瀏覽器的 PDF 編輯工具，支援在現有 PDF 中新增表單欄位。平台在本地處理文件，當表單範本包含敏感資訊或表單設計代表專有業務流程時，這一點非常重要。
手繪表格提出了獨特的 OCR 挑戰，因為表格上的手寫內容可能會幹擾印刷標籤和說明的識別。 OCR 引擎將列印文字和手寫條目視為文本，並嘗試識別兩者。結果可能是亂碼文本，其中手寫標記覆蓋列印標籤。將列印表單結構與手寫內容分開的預處理步驟可提高最終表單品質。
帶有複選框字段的表單，數位版本應使用實際的 PDF 複選框表單字段，而不是依賴原始複選框的掃描圖像。填寫數位表單的使用者按一下該複選框，然後會出現一個複選標記。這種互動行為比期望使用者在表單的靜態影像上繪製自己的複選標記更令人滿意且防錯。
當表單資料將被匯出或由其他系統處理時，表單欄位命名約定很重要。使用與表單標籤相符的描述性欄位名稱。避免在欄位名稱中使用空格和特殊字符，因為某些表單處理系統無法處理它們。像 Applicant_LastName 這樣的命名約定與所有主要的表單處理平台和資料庫相容。
轉換紙本表單時，需要特別注意單選按鈕組。在紙本表格上，互斥的選項由一組複選框指示，並附有僅選擇一個選項的說明。在可填寫的 PDF 中，單選按鈕應進行分組，以便選擇一個按鈕會自動取消選擇其他按鈕。這種分組必須在大多數表單編輯器中手動配置，因為 OCR 程序無法偵測到紙上的核取方塊是否是互斥的。
建立可填寫的表單後，使用螢幕閱讀器軟體進行測試以驗證可存取性。每個表單欄位在聚焦時都應宣布其標籤。 Tab 鍵順序應遵循表單邏輯流。必填欄位應標記為必填，以便螢幕閱讀器在使用者提交不完整的表單之前通知使用者。
數位表單標籤和說明使用的字體應與表單的色調相符。政府表格受益於中性的標準字體，如 Arial 或 Helvetica。創意產業形式可能會使用更獨特的字體來反映組織品牌。甚至在使用者開始填寫之前，字體選擇就會向使用者表明這是一份正式文件還是更隨意的文檔。
數位形式應包括適當的驗證。日期欄位應僅接受有效日期。電話號碼欄位應僅接受數字和格式字元。必填欄位應阻止表單提交，直到表單完成為止。驗證可以減少錯誤並支援提交不完整或格式不正確的表單的使用者請求。
完成的可填寫表單可以配置為當使用者點擊「提交」按鈕時將資料提交到電子郵件地址或網路伺服器。這種電子提交完全取代了紙本工作流程，消除了流程中的列印、掃描和手動資料輸入。以前在紙上完成並由資料輸入員輸入系統的表格現在可以直接從使用者流入資料庫。
將紙本表格轉換為可填寫的數位 PDF 是對組織效率的投資，每次使用都會帶來回報。紙本和郵寄表格需要十分鐘才能完成，而以數位方式完成並立即提交只需兩分鐘。將每個填寫表格的人每次填寫的時間乘以節省的時間，累積的時間節省證明了前期轉換工作的合理性。
對於仍依賴紙本資料收集的組織來說，從紙本表格過渡到可填寫的數位 PDF 是回報最高的流程改進之一。
從紙本表格轉換為可填寫的數位 PDF 的每份表格都代表著永久性的效率增益，並且隨著每次使用而增加。
其結果是一個可供分發的專業數位形式。
| 轉換步驟 | 所需工具 | 關鍵操作 | 品質檢查 |
|---|---|---|---|
| 1. 擷取表單影像 | 掃描器或手機掃描應用程式 | 平坦、均勻的照明；緊緊剪裁 | 無透視變形；乾淨的邊緣 |
| 2. 可搜尋文字的 OCR | 支援 OCR 的 PDF 工具 | 選擇正確的語言；驗證輸出 | 搜尋表單標籤進行確認 |
| 3.新增可填寫字段 | 帶有表單工具的 PDF 編輯器 | 繪製欄位；設定 Tab 鍵順序；新增驗證 | 填寫測試表；檢查所有字段 |