PDF 註解 工具比大多數人使用它們的用途更通用。大多數人會突出顯示一行並偶爾添加評論。全套註釋工具（在使用時仔細考慮如何閱讀和執行它們）使每個相關人員的文件審查效率顯著提高。以下是如何有效而不是偶爾使用它們。
1。使用突出顯示需要注意的內容，而不僅僅是興趣
突出顯示是最過度使用的註解工具。當一切都突出顯示時，就沒有什麼突出的了。保留突出顯示需要採取行動或做出決定的文字——需要更改的條款、需要驗證的數字、與其他部分相矛盾的陳述。謹慎使用它，它仍保留其含義。
大多數 PDF 檢視器提供多種反白顯示顏色。一致地使用它們 - 黃色表示“需要討論”，紅色表示“必須更改”，綠色表示“已批准” — 創建一個視覺系統，審稿人無需打開每條評論即可一目了然。在任何審核過程開始時定義顏色系統，以便每個人都以相同的方式使用它。
2。撰寫可操作的評論，而不僅僅是反應性的
一則評論說「不清楚」或「錯誤」給作者帶來了一個沒有方向的問題。一則評論說「這個數字與第 4 頁上的數字衝突 - 請驗證哪一個是正確的」給他們一些可以採取行動的東西。最好的評論是具體說明問題是什麼以及解決方案是什麼樣的。
在專業評審週期中，評論通常會轉發給未參與原始對話的人。對於原始評論者來說有意義的評論可能對於遇到冷漠的人來說毫無意義。寫下評論，就好像閱讀它們的人事先不知道你寫評論時的想法一樣。
3。同時使用刪除線和取代文字
大多數 PDF Editor 註解工具都包含刪除線（用於標記要刪除的文字）和插入標記（用於標記新文字的位置）。將它們結合使用——刪除舊文本，插入帶有替換的標記——為作者提供了無需解釋即可進行更改所需的內容。它的功能類似於 Word 中的追蹤更改，但用於 PDF 審查。
這對於合約審查特別有用，因為具體措辭很重要，建議的更改需要明確。 「將『合理』改為『商業合理』」註釋中的內容很清楚，但在「合理」處劃了刪除線。帶有“商業合理”的插入註釋仍然更清晰並且需要零解釋。
4。使用文字方塊來顯示需要保持可見的較長註解
預設情況下，便籤評論是折疊的——讀者必須點擊它們才能看到內容。對於無需單擊即可閱讀的註釋（文件頂部的摘要、表單頁面上的關鍵說明、有關特定部分的警告），文字方塊註釋將在頁面上永久可見。
文字方塊非常適合在轉發之前新增至 PDF 的封面註釋，用於在表單頁面上放置說明如何完成的說明，或用於文件開頭的審查者摘要。將它們放置在頁面的頁邊距或區域中，不要遮蔽它們所引用的內容。
5。最終分發前展平註
PDF 中的註解是一個單獨的圖層 - 任何在 PDF 編輯器中開啟檔案的人都可以顯示、隱藏、刪除或修改它們。當您分發經過內部審查和註釋的最終文件時，這些註釋不應隨文件一起移動。收到合約提案的客戶不需要查看法律團隊的內部審核說明。
在向外部發送任何最終版本之前，請刪除所有註釋（在 Acrobat 中：註釋 > 管理註釋 > 全部刪除）或拼合文件以將註釋永久烘焙到頁面中。對於您希望註釋保持可見的文件（例如已返回給作者的已審查和標記的草稿），扁平化是更安全的選擇，而當註釋僅在內部時，刪除是合適的。
6。將評論匯出為複雜評論的摘要
對於包含多個審閱者的大量評論的文檔（密集的合約審查、大量標記的報告、包含多個團隊回饋的監管提交文件），在 PDF 本身中瀏覽註釋可能會很麻煩。 Adobe Acrobat 讓您可以將所有註釋匯出到摘要文件（「註釋」>「建立註釋摘要」），其中列出了每個註釋及其頁碼、作者和內容。
此摘要可用於追蹤已處理的意見、將審核項目指派給特定團隊成員或為合規性目的建立審核流程日誌。與點擊 40 頁文件上的各個註釋相比，它也更容易閱讀。
註釋作為通信，而不僅僅是標記
最有效的 PDF PDF Annotation 方法將每個註釋視為一個人與另一個人的通信，而不僅僅是頁面上的標記。清晰、具體、可操作的註釋，使用正確的工具實現正確的目的——突出顯示進行標記，註釋進行解釋，刪除線進行建議，文本框進行指導——使每個人的審閱過程更快，並減少模糊註釋帶來的來回麻煩。