一名員工離開公司。他們的最終電子郵件包含一個受密碼保護的 PDF、客戶合約、財務報告、內部程序的資料夾，其他人都不知道密碼。該員工在離開前沒有記錄密碼。 IT 團隊沒有密碼管理策略。現在，關鍵文件被鎖定在密碼後面，該密碼會與創建它的人一起走出門。
這不是技術問題。這是一個流程故障，現在必須透過技術解決方案來修復。
恢復對受前員工密碼保護的 PDF 的存取權限涉及多種途徑，從直接聯繫前員工到使用組織密碼恢復工具，再到透過管理 PDF 存取刪除保護。 WukongPDF 的解鎖 PDF 功能可以幫助實現標準密碼保護，以下的PDF 安全 策略可解決立即恢復和防止其再次發生的流程變更問題。
從最簡單的途徑開始：聯絡前員工
在嘗試任何技術恢復之前，請聯繫前僱員並索取密碼。大多數離職員工並沒有惡意隱瞞密碼。他們根本沒有被詢問，或者在下班過程中沒有被提醒，或者假設密碼被其他人知道。透過個人電子郵件或電話發送的專業、非對抗性請求通常可以在數小時內解決問題。
圍繞文件提出請求，而不是圍繞懷疑。我們正在更新第三季的客戶合約，並且需要存取合約資料夾中受密碼保護的 PDF。您可以分享密碼或提供不受保護的副本嗎？專注於業務需求，避免暗示前員工做錯了什麼。前僱員更有可能對以業務為中心的請求做出有益的回應，而不是對聽起來帶有指責性的請求做出回應。
檢查內部系統的密碼
密碼通常儲存在某個地方，即使沒有人記得在哪裡。首先檢查公司密碼管理器。如果組織在團隊層級使用 LastPass、1Password、Bitwarden 或類似工具，則前員工可能已將 PDF 密碼儲存在那裡。檢查密碼管理器中的共用資料夾以及前員工團隊可以存取的任何保管庫。 IT 管理員通常可以存取企業密碼管理系統中前員工的個人保管庫。
電子郵件檔案是第二個要檢查的地方。搜尋前員工的電子郵件（IT 通常可以透過電子郵件系統的管理工具存取該電子郵件），以查找在 PDF 檔案名稱附近包含密碼一詞的訊息。如果前員工曾經透過電子郵件將密碼傳送給同事或自己，電子郵件存檔就會擷取該密碼。檢查會議的日曆邀請，其中密碼可能已口頭分享並在會議說明中註明。幾乎可以肯定，該密碼是在該員工任職期間以某種方式洩露的。找到溝通是關鍵。
使用 PDF 密碼復原工具
當聯絡員工失敗且內部搜尋結果為空時，PDF 密碼恢復工具可以嘗試刪除密碼。這些工具使用多種方法：嘗試常見密碼模式的字典攻擊、嘗試每種組合達到一定長度的暴力攻擊，以及對於使用弱加密設定的簡單密碼，直接刪除而不破解。
恢復成功取決於密碼複雜性。 4 個字元的數字密碼可在幾秒鐘內破解。混合大小寫的 8 字元字母數字密碼需要數小時到數天的時間。使用消費性硬體破解包含特殊字元的 12 個字元的密碼可能需要數年時間。必須權衡時間投入與文件的價值。對於重要的法律或財務文件，運行恢復工具一周是合理的。對於例行的內部備忘錄，恢復成本可能會超過文件的價值。
| 恢復方法 | 所需時間 | 成功率 |
|---|---|---|
| 聯絡前僱員 | 幾小時到幾天 | 高，如果員工合作的話 |
| 搜尋內部系統 | 時間 | 中等，取決於密碼管理實踐 |
| 字典攻擊 | 分鐘到小時 | 高表示簡單/常見密碼，低表示複雜密碼 |
| 暴力破解（短密碼） | 幾小時到幾天 | 8 個字元以下的密碼為高 |
| 基於權限的刪除（所有者密碼） | 分分鐘 | 高，如果檔案有所有者密碼而不是使用者密碼 |
密碼恢復的法律和道德界線
恢復員工在工作期間創建的公司所有文件的 PDF 密碼的合法權利通常是明確的：這些文件及其內容屬於公司。保護它們的密碼也是公司財產。在公司文件上使用恢復工具是法律允許的。如果您不再獲得授權，則在個人 PDF 或前雇主的文檔上使用相同的工具會違反道德和法律界限。該工具是中性的。上下文決定其使用是否合適。
記錄每個文件的恢復過程。記下日期、使用的方法和結果。如果該文件受到質疑，復原日誌將表明存取權限是透過合法手段重新取得的，而不是透過未經授權存取前員工的個人帳戶。對於監管鏈很重要的具有法律意義的文件來說，該文件尤其重要。
透過離職程序防止再次發生
復原工作暴露了一個流程缺陷：註銷程序不包括收集文件密碼。在離職清單中新增一個步驟：確認所有 PDF 密碼、加密金鑰和文件存取憑證均已記錄並在員工最後一天之前轉移給指定經理。這個清單項目可以防止整個復原場景再次發生。
對於經常建立受密碼保護的 PDF 的組織，請實施部門密碼標準。所有合約都使用相同的強密碼，該密碼為合約團隊負責人所知。所有 HR 文件都使用 HR 總監所知的不同標準密碼。標準化密碼減少了必須追蹤的唯一密碼的數量，並確保沒有任何員工的離職會導致組織無法存取自己的文件。這種標準化犧牲了一定的安全性（一個密碼可以保護許多文件），以換取抵禦人事變動的彈性。對於大多數組織來說，這種權衡是值得的。
恢復完全失敗時該怎麼辦
某些文件將永久鎖定。接受低價值文件的這一結果，並將恢復工作重點放在重要的文件上。對於重要文檔，請檢查其他部門、客戶或外部合作夥伴是否擁有未受保護的副本。來自您組織的 PDF 格式的合約可能已透過電子郵件傳送給客戶，且客戶仍保留該 PDF 格式。財務報告可能以 Excel 檔案形式存在於共用磁碟機上，而 PDF 則為衍生匯出。
如果任何地方都不存在未受保護的副本並且該文件是必不可少的，那麼最後的手段就是從其他來源進行重建。根據電子郵件談判和早期草稿重建合約。從會計系統中重新提取財務報告並將其重新匯出為新的 PDF。重建非常耗時，但與破解強密碼不同，只要有足夠的時間，就能確保成功。該文件早於 PDF 就已存在。創建它的來源資料仍然存在於組織系統中的某個位置。