時間表或發票以 PDF 形式發送。工作時間、日期、項目代碼，全部以無法求和、排序或分析的格式鎖定。將資料手動輸入到電子表格中可以處理幾個條目，但對於一個月的時間表來說卻變成了完整的資料輸入工作。提取資料會自動將 PDF 從死胡同文件轉變為電子表格的來源。
手動輸入的每個小時都是不計費的小時。自動提取將 PDF 中的資料轉換為計費時間。
將PDF 中的時間和日期提取到 Excel 時間表或發票需要使用保留表結構的轉換工具，然後進行清理以標準化日期和時間格式。 WukongPDF 的OCR PDF 和轉換工具處理提取，下面的工作流程將一堆時間表 PDF 轉換為合併的計費電子表格。
將時間表 PDF 轉換為結構化電子表格
時間表和發票是設計好的表格。每行都是一個時間條目，其中包含日期、時間、項目代碼和說明。具有表格結構偵測功能的轉換工具將這些行和列直接對應到電子表格儲存格中。轉換保留了網格，這是困難的部分。清理標準化了數據，這是機械部分。
運行轉換並打開輸出。檢查每個 PDF 行是否顯示為電子表格行。檢查日期、時間和項目代碼是否各自佔據自己的欄位。合併或分割列表示該佈局上的表格偵測失敗，並且需要針對這些特定儲存格使用不同的工具或手動調整。
轉換後標準化日期格式
PDF 中的日期和電子表格中的日期在格式上很少一致。轉換後的電子表格可能會將日期儲存為文字字串、以 DD/MM/YYYY 格式儲存的日期，Excel 將其誤讀為 MM/DD/YYYY，或因轉換將日期列視為一般文字而完全遺失日期。首先確定日期，因為後續的每個分析都取決於正確的日期。
Excel 的文字轉列精靈只需一次操作即可將文字日期轉換為實際日期。選擇日期列，開啟文字到列，選擇分隔符，然後在第三步驟中選擇具有來源格式的日期。 Excel 重新解釋整個欄位。當行之間的格式不一致時，請使用公式根據哪些位置包含大於 12 的值來單獨解析每個日期。
將小時和分鐘轉換為十進制時間
時間表通常以 HH:MM 格式記錄時間，7:30 表示七小時三十分鐘。電子表格計算需要小數小時，7.5 表示七個半。將時間值乘以 24 將 HH:MM 轉換為十進位。包含 7:30 的儲存格乘以 24 等於 7.5。
對於包含開始時間和結束時間而不是持續時間的時間表，請從結束時間中減去開始時間。如果結果顯示為時間，則將其格式化為數字並乘以 24 以得到小數小時。 09:00 到 17:30 的班次為 8.5 小時。一旦儲存格格式正確，計算就會自動處理轉換。
| 資料類型 | 常見轉換問題 | 在 Excel 中修復 |
|---|---|---|
| 日期（日/月/年） | 解釋為 MM/DD/YYYY，交換月份和日期 | 具有正確來源格式的文字到列 |
| 時間（小時：分鐘） | 儲存為文本，不識別為時間 | 使用 TIMEVALUE() 函數將文字轉換為時間 |
| 持續時間 (7:30) | 計算時需要小數 (7.5) | 時間值乘以 24，格式為數字 |
| 專案程式碼 | 去除前導零（001 變為 1） | 貼上前將列格式設定為文本，或使用自訂格式“000” |
| 貨幣金額 | 貨幣符號儲存在儲存格中，妨礙數學運算 | 尋找並替換為條帶符號，然後轉換為數字 |
將多個時間表 PDF 合併到一個電子表格
每個時間表 PDF 都會轉換為自己的電子表格。若要合併一個月的時間表，請將所有轉換的電子表格匯入到主工作簿中。 Excel 的 Power Query 會自動從資料夾中的所有檔案匯入資料。將所有轉換後的電子表格放在一個資料夾中，使用 Power Query 載入它們，然後附加到單一表中。無論文件數量多少，整合都會在幾秒鐘內運行。
新增原始檔案名列，以便每一行都追溯到原始時間表 PDF。從資料夾載入時，Power Query 會自動包含來源檔案名稱。這種可追溯性對於計費糾紛很重要。詢問特定總工時的客戶需要知道它來自哪個時間表以及提交時間。
處理加班和不同的工資標準
具有多種工資費率、正常工作時間、加班費率、週末費率的時間表需要費率感知的工時計算。依費率類型將轉換後的資料分成列。對每一列應用正確的小時費率。每個費率類別內的總和，然後跨類別的總應付金額。將項目代碼或日期類型對應到費率乘數的查找表可自動執行費率分配。
建立一次費率邏輯並將其應用到每個後續時間表。轉換和清理步驟產生標準化資料。比率計算公式對每個時期的標準化資料進行相同的處理。手動匯率查找中的錯誤、對假期班次應用錯誤乘數的錯誤都會消失，因為公式每次都會一致地應用規則。
自動化每月時間表工作流程
每月的流程遵循可重複的模式：收集 PDF、轉換為電子表格、合併、標準化日期和時間、產生帳單報告。每個步驟都是自動化的。 Power Query 處理整合和標準化。 Excel 範本處理帳單報告。唯一的手動步驟是收集 PDF，而觸發新文件轉換的監視資料夾甚至可以自動執行此操作。
將工作流程記錄下來，供下個月運行的人員使用，或在您忘記步驟時為自己記錄。一頁清單，其中包含每個步驟的順序、工具和設置，將每月的混亂變成每月的例行公事。文件記錄是依賴一個人記住它的工作流程與在人員變動和記憶喪失後仍然存在的工作流程之間的區別。