從列印對話方塊中選擇「Microsoft 列印為 PDF」或「另存為 PDF」並按一下「列印」不會將文件傳送至實體印表機。它將它發送到虛擬 PDF 印表機，該軟體可以像實體印表機一樣接受列印作業，但它不是將墨水放在紙上，而是將 PDF 文件寫入磁碟。產生的 PDF 看起來就像紙本文件一樣，但它是一個新的 PDF，在結構上與原始 PDF 不同。了解虛擬列印過程中發生的情況可以解釋為什麼輸出 PDF 有時與來源文件的行為不同、外觀不同或具有不同的屬性。
虛擬 PDF 印表機的工作原理
虛擬 PDF 印表機將自身註冊為作業系統的印表機裝置。應用程式不區分虛擬 PDF 印表機和實體印表機。它們會向兩者發送相同的列印命令、相同的頁面描述語言和相同的渲染指令。虛擬PDF印表機接收這些指令並將其轉換為PDF格式，而不是將它們傳送到實體列印引擎。應用程式認為它列印了該文件。使用者收到 PDF 檔案。
應用程式發送的列印命令通常採用頁面描述語言的形式，最常見的是 PostScript 或 XPS，具體取決於作業系統和印表機驅動程式。虛擬 PDF 印表機解釋此頁面描述並從中建立 PDF。產生的 PDF 是新建立的，源自於應用程式的列印輸出，而不是原始文件的副本。每個頁面都會重新呈現。每個字體都被重新嵌入。每張圖像都經過重新處理。這種重新創建是虛擬PDF列印期間可能發生的變化的根源。
虛擬 PDF 列印過程中發生了什麼變化
虛擬列印期間字型處理發生變化。原始 PDF 可能使用了具有特定編碼的嵌入字體。應用程式將字體作為字形輪廓或字體參考傳送到虛擬印表機。虛擬印表機使用自己的字體嵌入邏輯將字體嵌入到新的 PDF 中。如果字體是原始字體的子集，則虛擬印表機可能會以不同的方式對其進行子集化，從而可能會遺失原始字體中存在的字元。如果字體未嵌入原始文件中但在系統上可用，則虛擬印表機可能會嵌入該字體，從而建立更獨立的文件。
影像品質可能會改變。原始 PDF 可能包含高解析度影像。應用程式列印輸出可能會將這些影像縮減取樣至印表機預設解析度（通常為 300 DPI）。然後，虛擬印表機將縮減採樣的影像嵌入到新的 PDF 中。原始影像中的 1200 DPI 影像在輸出中將變為 300 DPI 影像。在同一文件上重複虛擬列印過程會加劇這種損失，因為每個週期都會對已經下採樣一次的圖像應用相同的下採樣。
虛擬 PDF 列印過程中遺失了什麼
互動式元素無法在虛擬列印中生存。表單欄位、超連結、書籤、數位簽章、註解和註解作為獨立於頁面內容的互動物件在原始 PDF 中攜帶。應用程式列印輸出將這些元素呈現為頁面上的視覺標記，或完全忽略它們。虛擬印表機接收渲染的頁面，而不是互動物件。輸出 PDF 包含互動元素的視覺外觀，但不包含互動本身。
元資料可能會也可能不會轉移。原始 PDF 文件標題、作者、主題和關鍵字儲存在 PDF 元資料字典中。應用程式可以將這些作為文件屬性傳送到虛擬印表機，也可以不傳送。虛擬印表機可以從應用程式列印作業屬性填入新的 PDF 元數據，也可以將元資料欄位留空。檢查虛擬列印的 PDF 的文檔屬性。如果標題和作者遺失，元資料就會在列印過程中遺失。輸出的PDF 格式結構是全新創建的，而不是原始結構的副本。
為什麼虛擬列印仍然有用
儘管存在損失，虛擬 PDF 列印還是有用的，因為它解決了特定問題。拒絕在一個檢視器中開啟但在另一個檢視器中開啟的 PDF 可以從工作檢視器虛擬列印，以建立可在任何地方開啟的新 PDF。重新建立過程會丟棄導致相容性問題的任何結構特性。可以虛擬列印具有禁止編輯或複製的權限限制的 PDF，以建立不受限制的副本。這些限制在列印過程中不再存在，因為輸出是新的 PDF。
由多個來源組裝而成且格式不一致的 PDF 可以透過虛擬列印來標準化外觀。列印過程透過單一應用程式重新呈現所有頁面，消除來源 PDF 之間的差異。來自虛擬印表機的PDF匯出是最低公分母PDF，以保真度換取相容性。對於通用可讀性比保留每個影像的每個像素更重要的文檔，虛擬列印是一種實用的工具。
比較虛擬 PDF 印表機
不同的虛擬 PDF 印表機從同一來源文件產生不同的輸出。 Windows 隨附的 Microsoft Print to PDF 可產生針對螢幕檢視而最佳化的緊湊 PDF。 Adobe PDF 與 Acrobat 一起安裝，產生的 PDF 嚴格遵守 Adobe PDF 規範並保留更多文件功能。 CutePDF、doPDF 和 Bullzip 等第三方虛擬印表機提供解析度控制、元資料保存和壓縮設定等附加選項。
在對工作流程中的一台虛擬印表機進行標準化之前，使用代表性文件測試每台虛擬印表機。透過每台虛擬印表機列印相同的 PDF 並比較輸出。檢查檔案大小、影像品質、字體渲染和元資料保存。差異可能很大。可以為文字文件產生出色效果的虛擬印表機可能會為包含大量照片的文件產生令人無法接受的柔和影像。選擇最適合文件類型的印表機。
如何在虛擬列印時最大限度地減少不需要的更改
為了保持影像品質，請在將文件傳送到虛擬印表機之前檢查應用程式列印設定。將列印品質設為“高”或“最佳”，這指示應用程式以全解析度發送影像。在虛擬印表機屬性中，將輸出解析度設定為符合或超過原始文件中影像的解析度。如果原件包含 600 DPI 影像，請將虛擬印表機設定為 600 DPI 或更高。
若要保留字體，請確認應用程式已配置為在列印輸出中嵌入字體。例如，Microsoft Word 在「儲存」設定中具有一個字體嵌入選項，該選項會影響將字體傳送到印表機的方式。對於虛擬印表機，請確保在印表機屬性中啟用字體嵌入。 WukongPDF 提供PDF 列印 替代方案，無需透過虛擬印表機即可產生高品質 PDF 輸出，從而避免了列印到 PDF 管道中固有的品質損失。
虛擬 PDF 列印是一個轉換過程，而不是複製過程。將其理解為一種轉換，以及任何轉換所帶來的相關損失和轉換，為輸出品質設定適當的期望。當目標是原始 PDF 的精確副本時，請使用儲存或複製功能，而不是虛擬印表機。當目標是規格、修復或取消限制 PDF 時，虛擬列印是完成這項工作的正確工具。
虛擬 PDF 列印也可用於從不具有本機 PDF 匯出功能的應用程式建立 PDF。舊的資料庫應用程式、專門的工程工具或舊的會計系統可能只提供列印選項。虛擬 PDF 印表機擷取列印輸出並建立保留資訊（如果不是原始文件結構）的 PDF。
虛擬列印包含敏感資訊的 PDF 時，請注意虛擬印表機可能會在轉換過程中在磁碟上建立臨時檔案。這些臨時文件可能包含未受保護的中間格式的文件內容。對於高度敏感的文檔，請使用本機儲存或匯出功能，而不是虛擬印表機。
虛擬列印的 PDF 的檔案大小通常比原始檔案大，因為虛擬印表機會對所有內容進行重新編碼。有效儲存為字元代碼的文字可以轉換為字形輪廓。影像可以用效率較低的壓縮來重新編碼。虛擬列印後檔案大小增加百分之三十到百分之五十是很常見的。
虛擬PDF列印是一個固有損耗的轉換過程。了解這些損失可以讓您在合適的工具時使用虛擬列印，並在需要最大保真度時選擇不同的方法。
虛擬 PDF 印表機仍然是 PDF 生態系統中最通用的工具之一，因為它可以從任何可以列印的應用程式建立 PDF。它是印刷世界和數位文件世界之間的橋樑。
本文介紹了在此特定場景中處理 PDF 的關鍵技術和注意事項。這裡描述的方法適用於不同的工具和平台，使讀者可以靈活地選擇最適合其工作流程和技術環境的方法。
概述的實際步驟提供了從最初的挑戰到可行的解決方案的清晰路徑。每種技術都因其可靠性和可訪問性而被選擇，以確保讀者無論以前使用 PDF 工具的經驗如何，都可以獲得一致的結果。