為什麼拆分大 PDF 以便發送電子郵件很重要
電子郵件附件大小限制是人們需要拆分大型 PDF 的最常見原因。 Gmail 將附件大小限制為 25 MB。 Outlook 和大多數企業電子郵件伺服器都有類似的限制，通常在 10 到 25 兆位元組之間。超出收件者附件限制的 PDF 會退回給寄件者，從而延遲通訊並需要透過其他方法重新傳送。將 PDF 拆分為較小的文件，每個文件都適合附件限制，可以立即解決問題。
分割後的邏輯檔案命名可協助收件者識別每個部分中的內容，而無需開啟每個檔案。
驗證沒有頁面在句子中間或表格中間被剪切，可以防止收件人對拆分文件最常見的抱怨。
除了電子郵件限制之外，較小的 PDF 檔案上傳速度更快、下載速度更快，且收件者更容易在行動裝置上處理。透過蜂巢連線下載 50 MB 的 PDF 需要幾分鐘的時間，如果連線中斷，下載可能會完全失敗。五個 10 MB 的檔案在接收者需要時一次下載一個，使用的頻寬少得多，並且更可靠地完成每個下載。對於按流量計費或速度較慢的網路連線的收件者來說，接收一個大檔案和多個可管理檔案之間的差異就是能夠存取該文件和放棄該文件之間的差異。
Split PDF方法還可以讓您邏輯地組織輸出檔案。您可以在自然文件邊界、每一章、每個部分或每個邏輯頁面群組之後進行分割，而不是每 5 MB 機械地分割一次。收件人收到的文件不僅比原始 PDF 更小，而且組織得更好。分成 10 個章節的 200 頁報告比單一 200 頁文件更容易導航。
依文件大小分割 PDF 的方法
用於電子郵件目的的最快方法是將 PDF 分割成多個區塊，每個區塊都保持在目標檔案大小以下。大多數 PDF 分割工具都提供按大小分割選項，您可以在其中指定每個輸出檔案的最大兆位元組數。
此工具分析原始 PDF，計算有多少頁符合大小限制，並產生按順序編號的輸出檔。將 40 MB 的 PDF 拆分為每個文件不到 10 MB 會產生四到五個文件，名稱類似於 Document-Part1.pdf、Document-Part2.pdf 等。
基於大小的分割很方便，但不尊重文件的邏輯結構。一章可以分為兩個連續的輸出文件，該章的前半部分位於 Part1 的末尾，後半部分位於 Part2 的開頭。對於收件者只需要內容的電子郵件目的，這種結構破壞通常是可以接受的。對於結構很重要的目的，例如將特定部分傳送給特定人員，基於內容的分割是更好的選擇。
每個輸出檔案的PDF 檔案大小 並不總是可預測的，因為 PDF 壓縮會根據每個頁面的內容而變化。具有大嵌入圖像的頁面對檔案大小的貢獻遠大於純文字頁面。拆分工具根據平均頁面資料密度估計頁面大小，但實際輸出檔案大小將根據目標而變化。在發送之前檢查拆分輸出的檔案大小並在任何輸出檔案仍然超出電子郵件附件限制時調整拆分閾值是一個很好的做法。
按頁面範圍或內容拆分以便更好地組織
按頁面範圍拆分可讓您完全控制每個輸出檔案中的內容。您可以準確指定每個拆分文件中包含哪些頁面。第 1 至 45 頁成為第 1 部分。第 46 頁到第 92 頁成為第 2 部分。當文件具有您想要保留的自然結構並且您知道哪些頁面範圍對應於哪些部分時，此方法是理想的選擇。
按書籤或標題拆分是最了解內容的方法。如果 PDF 包含書籤結構（通常從原始文件中的標題層級產生），則分割工具可以使用每個頂級書籤作為分割點。一份包含簡介、方法、結果和結論書籤的報告分為四個文件，每個書籤一份。每個輸出檔案都是獨立的，並正確標記了書籤名稱作為檔案名稱的一部分。
按偵測到的空白頁進行拆分非常適合批量掃描的文檔，其中批次中的每個原始文檔均由空白頁分隔。此工具可偵測空白頁並拆分每一頁，為掃描批次中的每個原始文件產生單獨的 PDF。此方法可以自動執行查找空白頁並記錄其頁碼以進行手動拆分的繁瑣手動程序。
PDF共享工作流程受益於分割後的邏輯文件命名。如果按書籤或按內容分割，請使用書籤文字或節標題作為輸出檔案名稱的一部分。 Report-Introduction.pdf、Report-Methodology.pdf 等。收件者可以立即識別哪個文件包含哪些內容，而無需開啟每個文件。此命名規則將分割作業從電子郵件限制的解決方法轉變為收件者的組織改進。
拆分後做什麼：驗證、命名和發送
分割完成後，開啟每個輸出檔案的第一頁和最後一頁。驗證第一頁是否是該部分的預期開始，並且最後一頁是否完整，沒有在句子或表格中間被切斷。從包含重要資料的頁面中間切開的分割會給收件人帶來混亂，因為他們會在一個文件的末尾看到一半的表格，而在下一個文件的開頭看到另一半。
在發送之前對輸出檔案進行描述性重命名。預設分割檔名（例如 Document-1.pdf 到 Document-5.pdf）不會提供收件者有關每個檔案包含的內容的資訊。像 Q4-Report-Pages1-45-Financials.pdf 這樣的檔案名稱可以準確告訴收件者文件中的內容以及它與文件集中其他文件的關係。在檔案名稱或電子郵件文字中包含分割文件的總數，以便收件者知道需要多個部分。
如果所有部分的總大小低於附件限制，請透過一封電子郵件發送所有部分。如果合併大小超過限制，請透過單獨的電子郵件發送，並在主旨欄中註明零件編號和總數，例如第 4 季報告第 1 部分（共 4 部分）。這有助於收件人識別該群組中是否缺少任何部件，而無需計算附件數量或搜尋多個電子郵件線程。
WukongPDF 的分割 PDF 工具支援在任何瀏覽器中基於大小、頁面範圍和基於書籤的分割。上傳 PDF，選擇分割方法，然後單獨下載輸出檔案或作為 ZIP 檔案下載。基於瀏覽器的方法意味著無需安裝軟體，並且可以在任何裝置上運行，因此可以輕鬆地在移動中分割大型 PDF，然後再透過手機或平板電腦透過電子郵件發送。
所有拆分部分的總大小通常會大於原始 PDF，因為每個部分都需要自己的 PDF 標頭、字體資料以及在原始單一文件中共享的結構開銷。將 50 MB 的 PDF 拆分為 5 個 10 MB 的部分可能會產生總計 55 MB 的部分。這種開銷通常很小，通常為 5% 到 10%，但當儲存或傳輸成本成為問題時，值得了解。拆分的目的是為了達到電子郵件附件限制，而不是減少總資料量。
對於需要隨著時間的推移將同一個大文檔發送給多個收件人的重複情況，一次拆分文檔並將各部分存儲在共享雲端資料夾中比每次拆分和通過電子郵件發送更有效。向收件人發送共享資料夾的鏈接，而不是附加文件。此方法完全消除了電子郵件附件限制，因為文件是透過連結而不是附件存取的，並確保所有收件者存取分割文件的相同當前版本。
當收件者需要將分割的部分重新組裝回原始 PDF 時，請在電子郵件正文中提供明確的說明。像這些文件這樣的簡單說明構成了一個完整的文檔，需要在 PDF 閱讀器中重新組合才能按順序閱讀，這可以幫助可能沒有意識到要合併的各個部分的收件人。如果收件人可能具備技術能力，請提供指向您首選 PDF 合併工具的直接鏈接，以便他們可以一鍵重新組裝各個部分。
分割包含敏感或機密資訊的 PDF 時，請驗證每個分割部分是否接受與原始部分相同的安全處理。如果原件受密碼保護，則每個分割部分也應使用相同的密碼進行密碼保護。分割過程可能會從原始檔案中剝離安全設定並產生不受保護的輸出檔案。拆分後，打開每個部分以確認其受到適當的保護，或者您在發送之前已重新應用了必要的保護。
某些電子郵件系統和企業安全閘道會在發送前封鎖某些文件類型或掃描附件中的敏感內容。拆分為多個部分的 PDF 可能會觸發與原始單一文件不同的安全掃描行為。如果收件者報告未收到拆分文件的所有部分，請檢查您的電子郵件系統或收件者的電子郵件系統是否可能根據大小、內容或附件計數策略阻止某些分割文件。