大型 PDF 需要傳送給多個收件人，每個收件人只接收自己的部分。專案報告包括供財務長使用的財務部分、工程團隊使用的技術部分以及供執行委員會使用的摘要。手動拆分 PDF 並為每個收件人撰寫單獨的電子郵件比討論報告的會議花費的時間更長。
每位收件者手動拆分和發送需要 15 分鐘。每個人都需要 15 分鐘才能自動化。
分割Split PDF並自動透過電子郵件發送每個部分意味著定義分割點和收件者清單一次，然後讓工具處理其餘部分。 WukongPDF 的PDF 共享 和拆分工具負責處理劃分，並將它們與電子郵件自動化相結合，將重複的多步驟任務轉變為單一操作。
定義分割點和接收者
在進行任何拆分之前，將每個部分對應到其收件人。記下每個部分的頁面範圍和收件者電子郵件地址。第 1 部分，第 1-5 頁，財務長。第 2 部分，第 6-15 頁，工程負責人。第 3 節，第 16-20 頁，執行委員會。此映射是驅動下游所有內容的規格。準確的地圖可以產生準確的分割和正確的接收者。
對於定期拆分，每月將包含相同部分的月度報告發送給相同的收件人，請儲存映射。建立列出每個部分名稱、頁面範圍和收件者的範本或設定檔。此範本將每月 15 分鐘的任務變成 2 分鐘的任務。僅當報告結構發生變化或收件人發生變化時才更新範本。
按頁面範圍分割 PDF
大多數 PDF 拆分工具接受自訂頁面範圍。輸入映射中的每個範圍：1-5、6-15、16-20。每個範圍都會成為一個單獨的 PDF 檔案。根據部分或收件者命名輸出文件：Financial-Section.pdf、Technical-Section.pdf、Executive-Summary.pdf。描述性名稱可確保將正確的文件傳送給正確的人。
先拆分，再驗證。打开每个输出文件并确认页数与指定范围匹配。静默删除某个范围的最后一页的拆分工具会生成一个看起来完整但缺少关键内容的文件。验证会在文件到达收件人之前捕获此情况。在大型发行版中，某个部分中的一页缺失会造成一系列混乱。
撰寫和發送電子郵件
透過電子郵件將每個分割文件發送給其收件人，並帶有標識內容的主題行。主題應命名文件和部分：Q3-Project-Report-Financial-Section 立即明確附件包含的內容。正文應簡要說明所附內容以及收件人收到該附件的原因。對於大多數發行版來說，兩句話就足夠了。
將相關的拆分文件附加到每封電子郵件中。仔細檢查 CFO 電子郵件中附加的文件是財務部分，而不是技術部分。前面定義的對應使此驗證變得簡單：將附件上的檔案名稱與映射中的收件者進行配對。一種不匹配會破壞對整個分發的信任，並可能將機密資訊暴露給錯誤的接收者。
自動化整個工作流程
Zapier、Make 等電子郵件自動化工具或簡單的 Python 腳本可以將分割步驟連接到電子郵件步驟。該工具監視輸出資料夾中出現的分割文件，將每個文件名稱與映射中的收件者進行匹配，然後自動發送電子郵件。拆分和發送之間沒有人為幹預。
自動化消除了手動拆分和電子郵件發送中的兩個最常見錯誤：將錯誤的文件附加到錯誤的電子郵件，以及完全忘記收件人。自動化一致地應用映射。收件人要么接收由自動化發送的文件，要么自動化報告錯誤。沒有收件人被意外跳過。
| 步驟 | 手動方法 | 自動化方法 |
|---|---|---|
| 分裂 | 手動輸入每個頁面範圍 | 工具從設定檔中讀取範圍 |
| 命名文件 | 輸入每個檔名 | 設定檔提供命名模式 |
| 撰寫電子郵件 | 單獨寫每封電子郵件 | 具有特定於收件者欄位的模板 |
| 附加文件 | 將每個文件拖曳至已更正的電子郵件 | 自動化將檔案名稱與收件者匹配 |
| 核實 | 發送前檢查每封電子郵件 | 自動化日誌驗證附件-收件人對 |
處理安全或機密部分
包含敏感資料、財務資料、人事資訊、法律分析的部分可能需要正確路由以外的額外保護。在透過電子郵件發送之前，請使用密碼保護該部分的拆分文件。透過單獨的管道、電話或訊息應用程式（而不是包含附件的相同電子郵件）將密碼傳達給收件者。
分割和電子郵件工作流程為受保護的部分新增了一個步驟：分割、密碼保護，然後發送電子郵件。保護步驟插入在分割和發送之間。對於映射中標記為機密的部分，自動化可以包含此步驟。收件者清單包括每個部分是否需要密碼保護的標誌。
使用電子郵件合併發送個人化訊息
電子郵件合併工具（例如 Microsoft Word 的郵件合併或帶有 Gmail 外掛程式的 Google Sheets）可以透過電子表格範本為每個收件者建立個人化電子郵件。此電子表格列出了每個收件者、電子郵件地址、附件檔案名稱和任何個人化欄位。合併每行產生一封電子郵件，其中包含正確的附件和個人化問候語。
郵件合併保留了批量自動化所失去的個人風格。每個收件人都會收到一封按姓名發送給他們的電子郵件，引用他們的特定部分，僅包含他們的附件。合併過程所需的設定時間與通用批量發送相同，並且可帶來顯著更好的收件人體驗。對於內部分發，個人化電子郵件表示對收件人時間的尊重。
追蹤交付和跟進
電子郵件追蹤可以確認每個收件者收到並開啟了他們的部分，但電子郵件開啟追蹤的準確性有限且因電子郵件用戶端而異。更可靠的是在分發一兩天後發送後續訊息，詢問收件人是否收到文件並有任何問題。後續行動具有雙重作用：確認交付和邀請回饋。
對於重要的分發、董事會資料包、法律文件、監管提交文件，請要求每個收件人提供簡短的確認答案。確認確認比任何自動追蹤更可靠地確認交付。來自每個收件人的簡單的感謝回應就結束了分發循環，並提供了每個部分到達其目標受眾的記錄。