為什麼 Excel 轉換為 PDF 需要的不只是列印
Excel 電子表格在螢幕上看起來井井有條且可讀，因為您可以水平和垂直滾動以查看所有資料。未經準備而列印或轉換為 PDF 的同一份電子表格通常會產生碎片混亂。列從頁面的右邊緣溢出並繼續到單獨的頁面。行在頁面邊界處中斷中間儲存格。標題行僅出現在第一頁上，所有後續頁面都沒有列標籤。正確地將 Excel 轉換為 PDF 意味著設定電子表格，以便產生的 PDF 的每一頁都可以單獨讀取和完整。
在匯出之前設定列印區域可確保只有預期的資料出現在最終的 PDF 輸出中。
一張代表性頁面的單次測試列印可確認所有版面設定均如預期般運作。
Windows 上的Excel 到 PDF 轉換過程為您提供了比任何其他平台更多的控制權，因為 Excel for Windows 包含最完整的頁面佈局和 PDF 匯出功能集。您可以設定列印區域、定義重複標題行、縮放輸出以適合特定的頁數，以及精確控制工作簿的哪些部分顯示在 PDF 中。這些設定大部分位於 Excel 的「頁面佈局」標籤中，決定 PDF 輸出看起來是專業的還是隨意的。
Windows 使用者還可以存取 Microsoft Print to PDF，這是一個內建虛擬印表機，可讓任何具有列印功能的應用程式產生 PDF 輸出。此虛擬印表機方法適用於可能沒有本機 PDF 匯出功能的舊版 Excel。使用任一方法獲得良好結果的關鍵是在開始轉換之前在 Excel 中進行的準備工作。
設定 Excel 電子表格以在 Windows 上進行乾淨的 PDF 輸出
首先定義 PDF 每頁上應顯示的內容。 Excel 電子表格所包含的列數通常遠遠超出標準頁面寬度。 Excel 中的頁面版面配置檢視可精確顯示目前列印設定下分頁符號的位置。從「視圖」標籤切換到「頁面佈局」視圖並捲動電子表格。藍色虛線表示自動分頁符號。實線表示您已設定的手動分頁符號。
將列印區域設定為僅包含您想要在 PDF 中包含的儲存格。選擇包含需要輸出的資料的儲存格範圍，前往頁面佈局標籤，按一下列印區域，然後選擇設定列印區域。 Excel 將僅在 PDF 輸出中包含選定的範圍。這對於包含不應出現在分發的 PDF 中的支援計算、參考表或註釋的電子表格特別有用。
配置重複標題行，以便列標籤出現在每個頁面的頂部。在「頁面版面配置」標籤上，按一下「列印標題」。在「頁面設定」對話方塊的「工作表」標籤中，將「行在頂部重複」設定為包含列標題的行。此設定可確保閱讀 PDF 的任何人都可以看到每列代表的內容，而無需翻回第一頁。對於具有許多水平跨多個頁面的列的電子表格，也可以將「列」設定為在左側重複，以使行標籤在每個頁面上都可見。
調整縮放比例以使數據適合合理數量的頁面。在「頁面佈局」標籤中，您可以將「寬度」和「高度」分別設定為 1 頁，以將整個電子表格強制顯示在一頁上，這適用於小型電子表格。對於較大的電子表格，將「寬度」設為 1 頁，並將「高度」保留為自動，以便所有欄位都顯示在每個頁面上，並且行可以根據需要跨多個頁面流動。避免縮放低於約 70%，因為較小的文字在 PDF 輸出中變得難以閱讀。
您在 Excel 中配置的PDF 列印設定直接決定 PDF 輸出品質。匯出前花點時間檢查每個設定。需要 15 分鐘才能正確設定的電子表格會產生看起來很專業的 PDF。使用預設設定匯出的電子表格通常會產生看起來像是事後才想到的 PDF。
在 Windows 上逐步將電子表格匯出為 PDF
配置頁面佈局設定後，匯出為 PDF 非常簡單。前往“文件”，選擇“匯出”，然後選擇“建立 PDF/XPS 文件”。按一下建立 PDF/XPS 按鈕以開啟儲存對話方塊。在儲存之前，按一下儲存對話方塊下的選項按鈕以存取匯出選項。如果您只需要輸出的特定頁面，請選擇頁面範圍。選擇是僅匯出活動工作表、工作簿中的所有工作表還是特定選擇。對於具有多個工作表的工作簿，匯出整個工作簿會建立一個 PDF，其中每個工作表都從一個新頁面開始。
選擇選項後，選擇檔案名稱和儲存位置，然後按一下「發布」。 Excel 會根據您的頁面版面設定呈現電子表格並產生 PDF 檔案。立即開啟 PDF 並捲動每一頁以驗證輸出是否符合您的期望。檢查所有欄位是否適合每個頁面，且內容沒有被切斷。驗證標題行是否正確重複。確認分頁符號位於邏輯位置而不是重要資料行的中間。
對於稍後可能需要提取資料的人員共享的電子表格，請考慮使用PDF 轉換器（如果需要）可以將此 PDF 轉換回 Excel。為了使將來的提取更加容易，請確保資料顯示在具有清晰列標題的乾淨表格中，而不是顯示在使提取工具感到困惑的複雜合併單元格佈局中。
解決 Windows 上常見的 Excel 到 PDF 轉換問題
最常見的問題是列超出頁面寬度並被切斷或推到第二頁。解決方案是調整列寬以適合可列印區域，將頁面方向從縱向變更為橫向，或調整縮放百分比。對於具有 8 到 12 列的電子表格，橫向通常可以解決問題。對於更寬的電子表格，請將橫向方向與縮放設定結合以適合一頁上的所有列。
另一個常見問題是 PDF 輸出中未出現網格線。預設情況下，Excel 不會列印網格線，即使它們在螢幕上可見。若要包含網格線，請前往「頁面佈局」選項卡，然後選取「工作表選項」群組中「網格線」下的「列印」複選框。此設定會在 PDF 輸出中的每個儲存格周圍新增細線，從而提高資料密集型電子表格的可讀性。
合併單元格或大單元格區塊中間發生的分頁符號會產生視覺上不和諧的 PDF 輸出。檢查 Excel 中的分頁符號預覽（可從「檢視」標籤存取），以準確查看分頁符號所在的位置。
拖曳分頁符號線以將其重新定位在邏輯資料組之間，而不是穿過重要行的中間。手動分頁符號放置產生的 PDF 尊重資料結構，而不是任意剪切它。
對於無法合理適應列印頁面的非常大的電子表格，請考慮 PDF 是否是正確的輸出格式。轉換為 PDF 的數千行電子表格可能會產生數百個難以導航的頁面。在這些情況下，直接共用 Excel 檔案或將匯總範圍匯出為 PDF，同時將完整資料集保留為 Excel 格式，可滿足簡報和資料存取需求。
對於包含多個工作表的 Excel 工作簿，決定將所有工作表匯出為一個連續的 PDF 還是將每個工作表匯出為單獨的部分取決於收件者將如何使用文件。匯出整個工作簿會建立一個 PDF，其中每個工作表都從一個新頁面開始，方便收件者按順序捲動瀏覽。將選定的工作表匯出為單獨的 PDF 可為收件人提供每個資料類別的單獨文件，當不同的收件者需要不同的工作表或將各個工作表歸檔到不同的位置時，這會更好。 WukongPDF 的轉換工具支持這兩種方法。
Excel 中的條件格式（例如色標、資料列和直觀地突出顯示資料模式的圖示集）通常可以很好地傳輸到 PDF 輸出，因為這些格式元素以視覺方式呈現。但是，PDF 失去了條件格式有時在 Excel 版本中包含的互動式懸停和點擊行為。在匯出之前，請查看電子表格，並了解收件者將看到條件格式的靜態視覺結果，但無法像在 Excel 文件中那樣與之互動。
對於在資料表旁邊包含圖表和圖形的電子表格，請驗證圖表元素是否在 PDF 輸出中正確呈現。在 PDF 匯出過程中，圖表標題、軸標籤和圖例文字有時會移動位置或變更字體，因為 Excel 中的圖表渲染引擎使用與主電子表格渲染引擎不同的字體替換邏輯。快速檢查 PDF 輸出中的每個圖表，確認每個標籤、標題和圖例條目均出現在正確的位置且尺寸可讀取。
Windows 中內建的 Microsoft Print to PDF 虛擬印表機為 Excel 的本機 PDF 匯出提供了一個有用的替代方案，特別是對於本機匯出產生意外結果的電子表格。列印路徑透過產生實體列印輸出的相同渲染管道處理電子表格，有時處理複雜格式、自訂頁面設定和印表機特定設定的方式與直接匯出路徑不同。如果本機匯出未產生預期的輸出，請在花時間對格式設定進行故障排除之前嘗試列印到 PDF 路徑。